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Besprechungsstruktur

Es hat sich für mich selbst (und ich glaube auch für die Leute, die mit mir zusammen arbeiten) als vorteilhaft erwiesen, dass es eine verlässliche und verbindliche Besprechungsstruktur gibt. Ich selbst finde es auch ausgesprochen hilfreich, wenn andere, die Projektverantwortung (mit-) tragen, dies auch so handhaben. Man hat einen festen Termin in der Woche (bzw. im Monat), zu dem man alle wichtigen Punkte sammeln und vorbereiten kann. Dies führt zu besseren Ergebnissen und zu deutlich weniger Zwischendurch-Störungen unter der Woche, da nur noch dringende und unaufschiebbare Fragen und Probleme „mal schnell zwischendurch“ besprochen werden müssen. Das war früher – also ich noch keine so stringente Besprechungsstruktur hatte – ein heftiges Problem. Ich hatte häufig das Gefühl, dass ich von „Feuerwehreinsatz“ zu „Feuerwehreinsatz“ hetze. Jetzt läuft das anders: Wir machen pro-aktive Brandverhütung. Sehr angenehm – und viel effektiver!

Meine Wochenstruktur sieht im Wesentliche so aus:

wöchentlich (montags) ab 9.00 Uhr im Stundentakt Gespräche mit meinen Verwaltungsleiterinnen / Assistentinnen Stadteilzentrum Steglitz (SzS)  und .garage, unserer Fachberaterin Kitas, dann in der .garage im wöchentlichen Wechsel Gespräch mit der QM-Beauftragten bzw. der Mitarbeiterin für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, dann mit dem Projektleiter .garage Coaching / AndersBerater, anschliessend mit dem Projektleiter Inkubator / Mastermodul…; dienstags: Kooperationsrunde der Geschäftsführer*innen der Innovations-Teamträger in der Region B; mittwochs: Leitungskreis .garage (einmal monatlich mit den PLs aus der .garage), freitags Planung mit der Mitarbeiterin für Öffentlichkeitsarbeit des Stadtteilzentrums und dann mit der Kollegin, die für Nachbarschafts-/generationsübergreifende Arbeit zuständig ist….

14-tägig: interne AG des SzS zum Thema „Modellprojekt sozialräumliche Leistungen / Innovationsteam“;

monatlich: ProjektleiterInnen-Runde SzS, Vorstand SzS, Teamsprecher*innen-Runde (Mitarbeitervertretung), PL-Jugendarbeit im SzS , Jugendhilfeausschuss, Redaktionsteam Jugendhilfeblog des DPW, Steuerungsgruppe Schule-Jugendhilfe
u.v.m.

(Manchmal überlege ich, ob ich nicht besser fahren würde, wenn ich statt eines Festgehaltes Sitzungsgelder bekommen würde…. 😉 )

Um dieses Gerüst herum organisieren sich alle anderen Themen, Sitzungen, Gremien, Probleme, Anfragen und Aufträge, Mitarbeiter*innengespräche, Netzwerkveranstaltungen, Prüfungen, administrative Aufgaben, E-Mails, Telefonate, Internetprojekte, Buchprojekt  und und und ….Ich werde nach und nach hier über all das berichten.

In dieser Woche war da z.B. ein ganzer Tag unterzubringen, an dem wir im Rahmen eines Überwachungsaudits durch die Certqua den aktuellen Stand unseres QM-Systems in der .garage überprüfen lassen mussten (ein jährlicher Fix-Termin). In diesem Jahr (dank der super Arbeit des  .garage -Teams) mit einem „quasi“ Null-Fehler-Ergebnis………..

Im Moment (so auch heute in einer SzS internen AG  und in einer Sondersitzung des Jugendhilfeausschusses Steglitz-Zehlendorf) steht die Arbeit an der fachlichen und konzeptionellen Entwicklung des Modellprojektes „Sozialräumliche Leistungen“ im Mittelpunkt und bindet ziemlich viele zeitliche Ressourcen….. Ein super spannendes Projekt, über das ich hier auch immer mal wieder berichten werde…. Diese Woche hatte ich zu dem Thema alleine schon drei Termine im Umfang von insgesamt rund 8 Stunden – ein ganzer Arbeitstag ist da schon mal „weg“ (- allerdings eine herausragend sinnvolle Investition, denn das Projekt ist wirklich richtungsweisend und bedeutend!).

Ein  Höhepunkt im November ist immer unsere jährliche Leitungsklausur mit allen Projektleiter*innen (mittlerweile reisen wir mit 20 Leuten an)  zum Thema „Jahreszielplanung“… Was wir da machen und wie wir das machen, hatte ich HIER (Link anklicken!) schon mal beschrieben…..

Warum schreibe ich Euch das alles? Weil ich mal einen ersten Eindruck vermitteln will, wie so meine Geschäftsführerwoche in der Grobplanung aussieht… Ich vermute, dass ich  in meinem gerade startenden GF-Tagebuch immer mal wieder auf die verschiedenen Bereiche und Themen zurückkommen werde – für mich also ein guter Einstieg ins Schreiben und für Euch ins Lesen… 😉

Hoffe ich….

3 Gedanken zu “45

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