… die richtigen Dinge richtig machen…..

GF-Tagebuch #36

Replik auf Anna Schmidt´s „Mein digitaler Chef“

Meine Mitarbeiterin Anna Schmidt bloggt seit einiger Zeit sehr erfolgreich (und ich behaupte mal, dass das ein Stück weit auch meinem guten Einfluss  zu verdanken ist, das sie das tut… ;-)) Ihr Blog heisst „Bunt und farbenfroh„. Und der neueste Blogbeitrag beschäftigt sich mit ihrem „digitalen Chef“. Das war eine nette Überraschung für mich – denn der „digitale Chef“, das bin ich 🙂 …..

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Inspiriert durch diesen Beitrag fühle ich mich motiviert, Euch ein bisschen genauer zu erklären, was ich für Tools benutze, warum ich dies tue – und warum ich nicht locker lasse, gute Abläufe und Werkzeuge auch meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern „aufs Auge zu drücken“…

Beruflich bin ich mit verschiedenen Aufgaben betraut: Ich bin Geschäftsführer des gemeinnützigen  Vereins Stadtteilzentrum Steglitz e.V. mit rund 150 Mitarbeitenden, ich bin geschäftsführender Gesellschafter des Existenzgründungs- und Unternehmerzentrums .garage berlin GmbH, ich bin Vorsitzender des Aufsichtsrates der Genossenschaft youth collaboration eG., bin Mitglied des Vorstandes des gemeinnützigen Vereins Computerbildung e.V. und ich unterstütze meinen Sohn beim Aufbau seines Unternehmens als Partner. Und natürlich habe ich – wie (fast) jeder  andere Mensch auch – Familie, Freunde, Hobbies – und manchmal bin ich  gern auch einfach mal faul. Alles unter einen Hut zu bekommen, ist also eine wichtige Frage, eine wichtige Herausforderung  für mich, gute Organisation fast eine Überlebensfrage.

Und in der Tat  – Anna hat es gut beschrieben – habe ich schon sehr früh eine Affinität zu digitalen Tools und „Helferlein“ entwickelt, die mir helfen produktiv zu sein. Mittlerweile habe ich einen ganz guten Werkzeugkoffer für mich zusammen gestellt, mit dem ich meine Arbeit gut organisiert kriege und der mir hilft erfolgreich zu sein.

Erfolgreich ist, wer der die richtigen Dinge  richtig macht.  

Meine Arbeitsorganisation ist stark geprägt und beeinflusst vom HeffRecht-System und der dem GTD-Konzept von David Allen. Nach der Helfrecht Methode erarbeite ich (und mittlerweile auch alle Leitungskräfte im Stadtteilzentrum und in der .garage) einmal im Jahr die Jahreszielplanung für die Organisation. Es geht darum, mindestens einmal im Jahr den Kompass auszurichten, die wichtigsten Ziele in den erfolgsrelevanten Feldern zu definieren und eine (grobe) Vorgehensplanung zu skizzieren. Das GTD-Konzept von Davis Allen sorgt dafür, dass wir das operative Geschäft mit seiner großen Vielzahl von Projekten, Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten gut gemanagt bekommen. Die richtigen Dinge richtig zu machen – mit diesen beiden Konzepten ist sichergestellt, dass wir uns auf die wichtigen und richtigen Dinge fokussieren und uns nicht vollkommen vom Alltagstrubel vereinnahmen lassen.

Die Qualität der Arbeitsergebnisse hängt maßgeblich von der Qualität der Werkzeuge ab

Die richtigen Dinge richtig zu tun und gute Arbeitsergebnisse zu erzielen ist nur möglich, wenn wir es schaffen uns so zu organisieren, dass nicht zu viel Zeit für (unvermeidbare) unwichtigere Dinge oder für Kleinkram draufgeht. Dazu zählen die meisten Besprechungen, die meisten E-Mails, ein Großteil der vielen Infos und Memos, die tagtäglich in  unser Leben eindringen und die allermeisten Papiere und Unterlagen, die wir zur Kenntnis nehmen müssen.  Wichtige Bereiche, die also durch unsere digitalen Tools abgedeckt werden müssen, betreffen die interne Kommunikation, die Ablage von und den Zugriff auf  Referenzmaterial, das Management von Projekten und Aufgaben und die Sicherstellung eines klaren Fokus auf die gemeinsam vereinbarten Ziele.

Für die interne Kommunikation nutzen wir in den von mir geführten Organisationen yammer. Funktioniert wie jedes andere soziale Netzwerk, das Ihr kennt und hat alle Funktionen, die es z.B. auch bei Facebook gibt. Einziger Unterschied: Es ist auf die MitarbeiterInnen  der Organisation beschränkt. Wir kommunizieren hier über „Alltagsfragen“, arbeiten aber auch an konkreten Projekten zu denen wir in yammer Gruppen bilden können. Der Austausch von Dateien klappt genauso problemlos wie die „Instant-Kommunikation“ im Chat. yammer ersetzt bei uns mittlerweile fast komplett den internen Mailverkehr. Diskussionen und die gesamte Kommunikation haben dadurch eine klarere Struktur bekommen und sind einfacher und transparenter.

Für die Ablage die Arbeit mit meinem Referenzmaterial  nutze ich  Evernote. Für die Archivierung von Notizen und wichtigen Informationen gibt es nichts besseres.. Evernote läuft unter allen Betriebssystemen und ist auch in der mobilen Variante ein mächtiges Tool. Ich kann für jedes Projekt eigene Notizbücher anlegen, kann Tags (Schlagworte) vergeben, die die projektübergreifende Arbeit erleichtern und ich kann meine Notizen mit anderen Anwendungen verlinken (z.B. meinem Kalender oder meinen Aufgabenliste). Ausserdem kann ich meine Notizbücher auch für andere freigeben; ich kann mir also mit Kollegen, mit denen ich gemeinsam an einem Projekt arbeite, Notizen und Informationen teilen und so einen reibungslosen Informationsfluss sicherstellen.

Unterstützt wird meine Arbeitsweise dadurch, dass ich mit Hilfe des Programms Whitelines (andere Kollegen benutzen einen Livescribe-Stift) auch meine handgeschriebenen Notizen problemlos meinen Evernote-Notizbüchern zuordnen kann. So habe ich jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen und Notizen, die ich für die Arbeit an einer Aufgabe benötige.

Meine Aufgaben – die tägliche Arbeit an den Projekten – organisiere ich mit ToDoist. Gefällt mir besser als die Programme mit denen ich früher gearbeitet habe (Omnifocus und Things), da ToDoist a.) auch betriebssystem-unabhängig überall und bei jedem läuft und b.) hier auch Projekte mit Kollegen gemeinsam bearbeitet werden können – wir arbeiten also im Projekt mit nur einer zentralen Aufgabenliste und können so besser nachverfolgen und organisieren, wer grade was macht und wo es vielleicht gerade „hakt“….

Da es für alle hier genannten Programme auch sehr gut funktionierende mobile Varianten gibt, bin ich an fast jedem Ort und zu fast jeder Zeit arbeitsfähig und kann wann immer ich will, produktiv sein….

So läuft das bei mir, bzw. in unseren Organisationen. Wie läuft das bei Euch? Wie organisiert Ihr Eure tägliche Arbeit….. ich  bin neugierig 🙂

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Seit November 2013 schreibe ich wöchentlich an meinem “Geschäftsführer-Tagebuch”. Warum ich das tue, könnt Ihr lesen, wenn Ihr H I E R klickt. Ich freue mich, wenn Ihr die Beiträge interessant findet und Ihr sie über Eure Kanäle (Facebook, Twitter  und Co.) teilt und verbreitet!