GTD goes Evernote….

TMampel 17 Kommentare

Ich stelle gerade mein GTD-System, das ich zuletzt mit ToDoist gepflegt habe, auf Evernote um. Ich möchte gern alles an einem Ort haben: Notizen, Referenzmaterial, Projektliste, Liste der nächsten Schritte etc….. Ich kenne kein anderes Programm, das einen vergleichbaren Leistungsumfang bietet wie Evernote. Die Zeiten, in denen  Evernote ein reines „Notizzettelverwaltungsprogramm“ war, sind lange vorbei, mittlerweile ist es eines der mächtigsten Produktivitätstools, das ich kenne.

unbedingt lesen! (Gibt es auch als eBook)

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Damit ich nun nicht mein ganzes System verstopfe, habe ich Referenzmaterial und mein Liste der Projekte und Aufgaben getrennt. Mein Referenzmaterial findet sich in den alten „klassischen“ Notizbüchern (mit aussagekräftigen Tags versehen): Notizen, E-Mails, Hinweise und Links zu Websites, Artikel, Dokumente, die ich für ein bestimmtes Projekt brauche, Protokolle etc.). In einem neuen „Notizbuch“, das ich „__my GTD > Projekte & Aufgaben“ < genannt habe organisiere ich meine Arbeit bzw. die konkreten Aktionen und Jobs (die beiden Unterstriche vor „my GTD“ sorgen dafür, dass dieses Notizbuch immer oben steht – also noch über meinem Standardnotizbuch „_Eingang“, in dem standardmäßig erstmal ALLES landet, was sortiert, bewertet oder bearbeitet werden möchte).

Die Betreffzeile einer neuen Notiz beschreibt kurz und knackig den „nächste Aktion“, den nächsten Schritt, die Aufgabe. Im Notizfeld können Erläuterungen stehen, wichtige Links (auch zu anderen Evernote-Notizen im Ordner mit dem Referenzmaterial), oder Foto, Dokumente etc.. Die Projekte werden in der Rubrik „Schlagworte“ (oben im Notizfenster) mit einem vorangestellten Unterstrich definiert, die Kontexte mit einem @-Symbol. Beispiel: _Blogbeitrag GTD und Evernote @Rechner @Internet. Rufe ich mein GTD-Notizbuch auf kann ich mir alle Aufgaben zu dem jeweiligen  Projekt anzeigen lassen, in dem ich dieses Schlagwort aus der Schlagwortliste auswähle; entsprechend kann ich mir Aufgaben auch nach dem jeweiligen Kontext anzeigen lassen – also z.B. eine Liste von Aufgaben die ich am Rechner erledigen will, in dem ich den Tag @Rechner auswähle.

Die in Evernote mitgelieferte Erinnerungsfunktion ermöglicht es mir, dass ich mir die Aufgabe zu einem bestimmten Datum (ggf. auch zu einer bestimmten Uhrzeit an dem jeweiligen Tag) anzeigen lassen kann – wenn ich möchte bekomme ich sogar morgens eine Mail mit einem Hinweis auf alle für diesen Tag anstehenden Aufgaben.

Über die neue „WorkChat“-Funktion ist es zudem neuerdings noch einfacher, Aufgaben mit anderen zusammen zu bearbeiten und zu teilen bzw. zu übertragen und die Erledigung „im Auge zu behalten“.

Das klingt möglicherweise kompliziert ist es aber nicht. Ganz im Gegenteil: Dadurch, dass ich nunmehr alles – den gesamten Workflow „erfassen – durcharbeiten – organisieren-durchsehen-erledigen“ –  in einem Programm abbilden kann, komme ich einem meiner wichtigsten Produktivitätsziele für dieses Jahr einen großen Schritt entgegen: Alles (!)  radikal vereinfachen.

Mich interessiert: Wer von Euch wendet GTD an? Mit welchen Instrumenten setzt Ihr GTD um? Wer von Euch nutzt Evernote für sein GTD-System – welche Erfahrungen macht Ihr damit?

17 Gedanken zu “GTD goes Evernote….”

  1. Hab heute gerade erst Dein Blog entdeckt und das hat mich sehr froh gemacht!
    Ich verwende auch eine etwas modifizierte Form von GTD, aber ganz analog und old-school auf Papier in einem Filofax. Shocking, I know 🙂 Mit kleiner Ablage im Hängeregister in meiner Schreibtisch-Schublade.
    Ich freue mich sehr, meine Kolleginnen im November in GTD zu schulen, systemunabhängig. Mal sehen, was sie davon mitnehmen und umsetzen. Und wie digital wir dann sein willen zur Zusammenarbeit.
    Schön, dass Du Dir auch Gedanken über sowas machst.
    Gruß aus München, Marcia

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  2. Guten Abend, ich war bis vor kurzem bei Toodledo, bin aber aus dem selben Grund umgestiegen auf Evernote: nur noch ein Tool pflegen, das aber richtig. Nach Lektüre von Daniel Golds eBook über GTD habe noch ein paar zusätzliche Kennzeichnungen (Tags) in die Favoriten aufgenommen:
    !!heute
    !1-Montag
    !2-Dienstag
    ….
    !7-Sonntag
    !8-bald
    !9-irgendwann
    .offen
    .erledigt
    So kann ich Aufgaben über die Woche verteilen und gleichzeitig durch die Dringlichkeit quasi eine Priorität festlegen. Wegen „heute“ ist dann jeder Tag doppelt zu prüfen, aber das ist auszuhalten. Mit „!!heute“ sind die Sachen markiert, die unbedingt heute erledigt werden MÜSSEN.
    Viele Grüße,
    Andreas

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  4. Hallo Thomas,
    ich arbeite mit GTD, allerdings nicht in der von Allen ausgewiesenen strengen Form. Un dich nutze seit Neuestem Todoist. Allerdings hatte ich mir auch schon mal Gedanken gemacht, wie man Evernote als Schaltzentrale verwenden könnte und kam auf folgenden Workflow, den ich vor einiger Zeit mal bei mir gepostet habe. Vielleicht sind noch Anregungen dabei: http://www.lebenspfadfinder.de/2012/12/gtd-mit-evernote-so-wurde-ich-es-machen/ Generell würde ich aber auch eine Trennung zwischen Ablage und Taskmanager empfehlen.
    Herzliche Grüße
    Ralf

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  5. Lieber Thomas,
    ich bin mit meinem eigenen GTD-System von OmniFocus auf evernote umgestiegen. Bis vor einem halbem Jahr hatte ich evernote auch ausschließlich für mein Referenzmaterial genutzt. Omnifocus war für meine Bedürfnisse jedoch zu „groß“ und zu „komplex“ und hat mich eingeladen, mich mit immer noch mehr Aufgaben zu überfrachten. Schmal und einfach ist für mich persönlich genau richtig.
    Fazit: für mich klappt es prima, meine Listen und mein Referenzmaterial in einer App zusammen zu nutzen. Im Moment löse ich sogar meine Literaturdatenbank (bento) zugunsten von evernote auf.

    Und ich habe eine FRAGE zu evernote und GTD:

    Ich hätte gerne eine „Suche“ in evernote, die mir ausgibt, welche der Aufgaben (Notizen), die ich mit einem reimender versehen habe, in einem bestimmten Zeitraum fällig werden. Ich plane meine Aufgaben immer über eine Woche und so würde ich gerne immer sehen, was in der kommenden, bzw. aktuellen Woche bis zum Freitag Abend alles fällig ist. D.h. die Suche müsste mit einem festen Datum funktionieren.
    Und nun finde ich die dafür nötigen Suchparameter nicht (oder übersehe sie in den betreffenden Webseiten). Kann mir jemand helfen?

    Herzliche Grüße Thomas

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  6. Danke für die Anregung, lieber Thomas.

    Ich persönlich halte nichts von der Vermischung zwischen Ablagesystem und Taskmanager und trenne entsprechend regide. Auch sehe ich viele Einschränkungen bei der Nutzung von Evernote als Taskmanager. Da bieten Systeme wie ToDoist oder Things, die schon weitestgehend nach GTD strukturiert sind, eine deutliche Vereinfachung in der Handhabung und Bedienung.

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  7. Hallo Thomas,

    danke für deinen Artikel.
    Ich wende GTD seit einiger Zeit an und verwende dafür ebenfalls Evernote. Ich habe dabei die gängigen Kontexte (wie @home) weg gelassen und verwende dazu jeweils ein eigenes Notizbuch (unter GTD). Als Stichworte gibt es bei mir zwei Kategorien:
    Prioritäten / Dringlichkeit
    – „1- Sofort“
    – „2- Bald“
    – „3-Später“
    – „9-Notiz“

    Dauer (gibt die ungefähre Dauer (kurz, mittel, lang) an
    – „A (1h)“
    – „B (4h)“
    – „C (8h)“

    Dazu habe ich mir dann noch eigene Suchen generiert, wie z.B.
    „Zuhause, dringend“ (=Notizbuch „Zuhause“, Stichwort „1-Sofort“)
    „Zuhause, zwischendurch“ (Stichwort „A (1h)“)

    Im Büro verwende ich zusätzlich noch ein eigenes Notizbuch „Tagesplan“. Dort sortiere ich jeden Morgen dann zuerst die Aktivitäten mit höchster Priorität ein, berücksichtige dabei aber natürlich die Summe der Dauer der einzelnen Aktivitäten (um mich nicht zu überlasten)
    Bin ich dann mit meinen Arbeiten aus dem Tagesplan durch oder habe z.B. vor einem festen Termin noch etwas Zeit, dann schau ich über die Suche „Firma zwischendurch“ (analog Zuhause, s.o.), was ich ggf. noch „mal eben“ erledigen kann.

    Gerade die Information der geplanten Dauer fehlt mir bei vielen Abhandlungen über GTD. Sie hilft mir aber einfach, besser den Überblick zu behalten und meine Arbeit einfacher planen zu können.

    Viele Grüße,
    Wolfgang

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    • Hallo Wolfgang,

      wow. Das klingt nach einem ziemlich streng durchstrukturierten System. Wenn es für Dich so funktioniert – perfekt! Mir wäre das (soweit ich Dein System bis jetzt verstanden habe) zu heftig und „kleinteilig“… (Ich will ja aktuell gerade „radikal vereinfachen“) Aber wie gesagt: Das schöne an GTD ist ja, dass jeder es für sich so anpassen kann, dass es den jeweiligen Arbeits- und Organisationsanforderungen gerecht wird.

      Vielen Dank für Deinen Kommentar und ein erfolgreiches neues Jahr!
      Thomas

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  8. Lieber Thomas, wie ich schon einmal zu deinem geburtstag geschrieben habe, hast du mich zu vielem in 2014 inspiriert, so auch zu GTD. und aktuall – auch das übernommen 😉 – wende ich todoist an. Aber – das muss ich ganz klar sagen – bin ich noch ein lernender im system. Manches klappt schon gut, manches nicht so. So nutze ich evernote schon lange und jetzt verstärkt für einige meiner listen. Ich bin wirklich gespannt darauf, welche erfahrungen du machst. Eigentlich denke ich, bräuchte ich einen personal trainer, um das system in seiner ganzheit zu verstehen… 😉 aber da bist du schon eine richtig grosse hilfe… Und: ein tolles neues Jahr Dir!

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