GTD mit Evernote / update

Anfang Januar habe ich in diesem Blog beschrieben, wie ich mein GTD-System nun komplett auf Evernote umgestellt habe. (H I E R klicken um den Beitrag zu lesen)

Meine Ziele waren:

  1. eine weitere Vereinfachung meiner Arbeitsabläufe durch Reduzierung der zu bedienenden und zu pflegenden Apps;
  2. Zugriff auf Aufgaben und Referenzmaterial in einem Programm;
  3. unkomplizierte Zusammenarbeit mit anderen Kolleginnen und Kollegen innerhalb dieser App.

Evernote war und ist meine 1. Wahl, um diese drei Ziele zur erreichen. Seit nunmehr drei Monaten bilde ich alle Projekte, Aufgaben, Kollaboration und Archivierung / Pflege des Referenzmaterials konsequent in Evernote ab.

Entgegen meiner ursprünglichen (etwas puristischen) Strukturierung, habe ich mittlerweile eine (für mich) perfekt passende Struktur entwickelt:

Screenshot 2015-04-04 13.35.55


Die gesamten Voreinstellungen für die Seitenleiste habe ich ausgeschaltet. Stattdessen sind da jetzt nur noch der WorkChat, die Favoriten, die Notizen und die Notizbücher sichtbar. Für meine Verantwortungsbereiche habe ich Notizbücher angelegt und als „Favoriten“ markiert. Versehen mit den Buchstaben vor dem jeweiligen Bereich helfen Sie mir bei der ordentlichen Darstellung ;-).

Aufgaben / Input landet zunächst im _Eingang, wird doch gesichtet und – wenn entschieden ist, was damit geschehen muss – mit einem @Kontext versehen und einem der Bereiche (A-G) bzw. dem Referenzmaterial zugeordnet. Meine wichtigsten @Kontexte (Schlagwörter bzw. Tags) habe ich ebenfalls als Favorit markiert, so dass sie ebenfalls für den Schnellzugriff auf der Seitenleiste sichtbar sind.

Screenshot 2015-04-04 13.36.58

Durch das Klicken auf den jeweiligen Verantwortungsbereich bzw. Kontext, sehe ich eine vollständige Liste der „next actions“. In diesem Falle z.B. zwei NA´s, die ich am iPad erledigen / lesen will.

Screenshot 2015-04-04 14.34.46

Durch Klick in auf das „Tag-„Symbol in der mittleren Spalte kann ich dann gezielt  _Projekte bzw. @Kontexte in einem jeweiligen Verantwortungsbereich anzeigen lassen – was beim weekly review genauso hilfreich und notwendig ist, wie im operativen Alltagsgeschäft, wenn man schnell einen Überblick über den Stand in den jeweiligen Projekten braucht.

Dank der Erinnerungsfunktion kann ich auch sicher sein, dass termingebundene Aufgaben nicht untergehen. Dank eines Hinweises meines Lesers Wolfram Hosche nutze ich zudem auch die Möglichkeit mir beim weekly review alle Aufgaben anzeigen zu lassen, die in den nächsten 7 Tagen fällig werden. (einfach folgenden Evernote-Befehl als Suche speichern: reminderTime:day -reminderTime:day+7)

Aufgaben, die erledigt sind, aber auf die ich evtl. später nochmal zurückgreifen möchte und das gesamte Referenzmaterial zu einzelnen Projekten (Links, meine Notizen, Artikel, Mails, Berichte etc.) landen mit dem entsprechenden _Projektnamen in einem Referenznotizbuch. Über das entsprechende Schlagwort ist dieses Material immer (!) innerhalb von Sekunden auf dem Bildschirm.

Screenshot 2015-04-04 13.39.59

Der WorkChat rundet mein System perfekt ab: ich kann alle Aufgaben, einzelne Notizen oder ganze Notizbücher für Kolleginnen und Kollegen freigeben. So sind wir bei der Bearbeitung a.) immer gleichzeitig auf dem aktuellsten Stand und können konkrete Fragen und Absprachen direkt bezogen auf eine Aufgabe im Chat klären und diskutieren. Eine geniale Ergänzung eines ohnehin schon grandiosen Tools…..

So läufts also bei mir. Tipps und Tricks von Euch interessieren mich natürlich sehr! Wir nutzt Ihr Evernote für Eure Selbstorganisation? Ich freu mich, wenn ich dazu lernen darf….. 

10 Gedanken zu “GTD mit Evernote / update

  1. Sehr interessanter Beitrag. Ich könnte mir gut vorstellen, einiges zu übernehmen und den Wechsel von todoist zu versuchen. Ich stelle mir nur eben die Frage wie du/sie das mit dem Schlagwort für @heute handhaben. Wird da jeden Abend eine Revision gemacht und die Tasks mit Termin für den kommenden Tag mit dem Schlagwort @heute versehen oder gibt es weitere Schlagworte für die laufende Woche usw, die ggf aktuell nicht ersichtlich sind?

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    • Hallo Thomas…… vielen Dank für das Feedback. Zu Deiner Frage: ja….. jeden Abend (spätestens aber am frühen Morgen eines jeden Tages) gehe ich meine Listen einmal durch (sozusagen der „daily review“) und hake ab, was erledigt ist, ergänze, was dazu gekommen ist und plane den bevorstehenden Tag… Aufgaben die dann auf dem Tagesplan stehen, werden mit dem Schlagwort @heute versehen….. So habe ich dann mit einem Klick alle Aufgaben, die ich mir für den Tag vorgenommen habe und/oder die an diesem Tag fällig sind mit einem Klick in der Seitenliste im Blick……. Wenn Du weitere Fragen hast oder Anregungen und andere / weitere Erfahrungen hast, freue ich mich vo Dir zu hören…… Herzliche Grüße, Thomas

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  2. Hört sich richtig gut an! Machen die Kollegen denn alle bei Evernote mit? Nicht jeder lässt sich dafür begeistern. Und bei manchen gibt es immer wieder die gleichen Fragen: Muss ich mich jetzt auch bei Evernote anmelden? Ich komme da nicht rein ….)

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