5 Tipps, wie Du den Überblick über Deine Jobs und Projekte behältst

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Sozialschaffende sind nicht unbedingt dafür bekannt, sich mit Selbstorganisations- bzw. Selbstmanagement-Methoden zu befassen. Selbst in Leitungsfunktionen finden sich viele SozialarbeiterInnen und PädagogInnen, die ganz idealistisch das Richtige wollen – aber durch ihr chaotisches Tun und Handeln häufig Schaden anrichten: Am Projekt. An der Organisation. An den Mitarbeitenden. An sich selbst. Häufig haben wir es hier mit hochgradig engagierten und ehrenwerten Kolleginnen und Kollegen zu tun, die – leider sehr häufig – in der Hoffnung und Annahme vor sich hinwurschteln, dass „das alles schon irgendwie klappen wird, solange man das richtige will….“  Ressourcen, Zeit, Geld und Nerven aller Beteiligten werden strapaziert und verschwendet. Häufig scheitern Führungskräfte im Sozialbereich, weil sie ein paar grundlegende Selbstmanagement- und Produktivitätsregeln nicht kennen oder nicht beachten…. Aber – und jetzt kommt eine gute Nachricht! – das muss nicht sein!

5 Methoden, die entscheiden sind für Erfolg oder Mißerfolg in Deiner Leitungstätigkeit

In den letzten Tagen habe ich darüber nachgedacht, welche Produktivtätsmethoden und „Tricks“ für mich persönlich die wichtigsten sind. Ich habe fünf definiert, die meiner Meinung nach ganz wesentlich über Erfolg oder Mißerfolg in der Leitungstätigkeit entscheiden:

1. Alle (!) Informationen ein einem (!) Ort sammeln

Jeden Tag strömen Unmengen von Informationen auf uns ein – viele verbunden mit einer Aufforderung oder dem Auftrag etwas zu tun, aktiv zu werden. Während ich meine Mails sichte, klingelt das Telefon oder eine Kollegin schiebt  mir einen Zettel rein. Danach gehts in die Sitzung und anschliessend noch ein Mitarbeitergespräch…. zwischen den Terminen noch schnell eine SMS gelesen und dann wieder ins Büro….. Sehr schnell verliert man hier den Überblick – viele KollegInnen verlieren sich in „Post-Its“ oder Schmierzetteln oder versuchen sich die vielen Punkte zu merken. Dieses System ist fehleranfällig und zum scheitern verurteilt.

Mein Tipp: Alles aufschreiben und idealerweise an einem Ort sammeln. Je nachdem wie Ihr arbeitet, ist das ein (!) zentrales Notizbuch, das ihr immer (!) dabei habt und in das ihr alles hineinschreibt oder ein elektronisches Gerät mit einem entsprechend geeigneten Programm, das Euch hilft, alles zentral an einem Ort festzuhalten…. (bei mir ist das mein iPhone/iPad mit meiner Lieblingsproduktivitätsapp Evernote).

2. Seht Eure Notizen jeden Abend durch

Jeden Abend, bevor Ihr Feierabend macht, solltet Ihr Euch noch ein paar Minuten Zeit nehmen und Eure Notizen des Tages durchsehen. Welche Informationen müsst Ihr weitergeben? Welche archivieren (entweder in Papierform in Euren Ordnern oder elektronisch, z.B. in Evernote) ? Welche neuen Termine sind dazu gekommen und müssen in den Kalender übertragen werden? Welche Aufgaben sind dazu gekommen? Kannst Du sie schnell noch erledigen (alles, was innerhalb von 2 Minuten erledigt werde kann, wird sofort erledigt!) oder musst Du sie Dir aufschreiben (siehe Tipp 3) ? Und zu guter Letzt: Was ist heute gut gelaufen und kann in Deine „Liste der Erfolge“ aufgenommen werden (siehe Tipp 5)?

3. Führt Listen. 

Alle Aufgaben, die sich in Euer Leben drängen, müssen erfasst und logisch organisiert werden. Hier helfen Listen. Wenn Ihr wenige Aufgaben und Projekte zu bearbeiten habt, reicht vielleicht eine einzige Aufgabenliste. Wenn es Euch so geht wie mir und den meisten Menschen, die ich kenne, habt Ihr immer mindestens 50 bis 100 Aufgaben abzuarbeiten. Hier verliert man schnell den Überblick und die Motivation, wenn man mit einer einzigen ellenlangen To-Do-Liste arbeitet. Ich habe den Tipp von David Allen übernommen und alle mein Aufgabenlisten nach „Kontexten“ organisiert – d.h. je nachdem, um was für eine Aufgabe es sich handelt, landet eine Aufgabe entweder auf der Liste „Am Telefon“ oder „Am Rechner“ oder „unterwegs“ oder „Im Internet“ etc. pp…. Welche Listen für Euch sinnvoll sind, hängt davon ab, wie Ihr arbeitet. Möglicherweise macht Ihr Euch auch Listen für bestimmte Leute, mit denen Ihr immer wieder zusammensitzt um an Projekten zu arbeiten oder Listen für spezielle Orte („Kita“, „Geschäftsstelle“, „Rathaus“), an denen Ihr öfters zu tun habt. Großer Vorteil: Wenn Ihr Euch in einem bestimmten Kontext bewegt (oder wenn Ihr z.B. in Telefonlaune seid) dann holt Ihr Eure Kontextliste „Am Telefon“ heraus und legt los. Wenn Ihr im Rathaus seid, interessiert NUR die Liste „Rathaus“ usw.! Ihr werdet überrascht sein, was für einen Produktivitätsschub Ihr allein durch die Beherzigung dieses Tipps erleben werdet!

4. Gewöhn Dir die „Wochendurchsicht“ an

Einmal in der Woche solltet Ihr ALLES durchsehen, was im Laufe der Woche auf- und abgelaufen ist: Welche Aufgaben habe ich erledigt und können abgehakt werden? Was muss ich neu planen, weil sich bestimmte Rahmenbedingungen oder die Lage verändert haben? Welche Projekte brauchen einen neuen Impuls, damit es weiter geht, welche will ich nicht mehr weiter verfolgen oder abschliessen? Was muss ich für die Termine der nächsten Woche vorbereiten? Ist mein Kalender aktuell? Wen muss ich noch über irgendwas informieren? Warte ich noch auf Zuarbeit oder Informationen von irgendjemanden? Muss ich nachhaken?

Ich mache meinen „weekly review“ jeden Sonntag bevor der „Tatort“ beginnt. Eine Routine, die mich zwar zwei Stunden meines Wochenendes kostet, aber etliche Stunden einspart, die sich sonst im Lauf der Woche durch schlechte Organisation und unproduktive Improvisation vergeuden würde.

5. Führe eine Liste Deiner Erfolge

Die Sachen, die nicht so gut laufen und die misslingen, bleiben irgendwie immer in Erinnerung. Wenn wir große oder kleine Erfolge erreicht haben, verschwinden die Eindrücke und Erinnerungen aber sehr schnell wieder im Alltagstrubel. Ich habe mir deshalb angewöhnt eine „Liste meiner Erfolge“ zu führen und regelmäßig fortzuschreiben. Eine gelungene Präsentation, ein bewilligtes Projekt, ein schwieriges Gespräch, das ich gemeistert habe, eine persönliche Wertschätzung oder ein Kompliment, das ich bekommen habe – all das kommt auf meine Erfolgsliste. Wenn ich mal so richtig mies drauf bin, wenn meine Motivation im Keller ist oder wenn ich nach einem Mißerfolg oder einem Fehlschlag an mir selbst zweifle, hilft mit diese Liste immer (!), mich aufzurichten, mich neu auszurichten und den Blick zu schärfen. Probiert es auch mal aus. Ihr werdet staunen…..

Was sind Eure ultimativen Produktivtätstipps und -tricks? Eure Erfahrungen interessieren mich sehr……. Ich freue mich auf Eure Kommentare!