Zwischenfazit nach 4 Wochen „Mail-Diät“

Anfang Dezember hatte ich HIER angekündigt, dass ich meinen Umgang mit E-Mails – zunächst testweise – verändern will. Mein Grund:  Ich will mich mehr um die wirklich wirklich wichtigen Dinge in meinem (beruflichen und privaten) Leben kümmern und nicht ständig wie ein „Getriebener“ auf Anforderungen von Aussen reagieren. Und – das hatte ich ja schon in dem eingangs erwähnten Beitrag zitiert – : „Wer ständig auf Mails reagiert, arbeitet die To-Do-Listen anderer Leute ab.“ Und das ist genau das Gegenteil davon, seinen Fokus auf seine eigenen Ziele und Prioritäten zu richten.

Konkret habe ich beschlossen,

  • meine Mails nur noch einmal am Tag zu checken und zu bearbeiten,
  • dies auf gar keinen Fall am Morgen (also als erste Arbeitshandlung) zu machen und
  • meine Mail-App von meinem Smartphone zu löschen.

Nach etwas über vier Wochen wage ich ein erstes Zwischenfazit. (Spoiler: es funktioniert!)

Die ersten Tage waren wirklich „hart“. Mir ist überhaupt erst richtig bewusst geworden, wie oft ich bislang meinen Arbeitsfluss unterbrochen habe um „nur mal eben“ meine Mails zu checken. Oft bin ich dabei hängen geblieben und habe mich mit dem beschäftigt, was da von aussen in mein System eingedrungen ist – statt mich weiter um die Dinge zu kümmern, die ich mir eigentlich vorgenommen hatte. Nach etwa  einer Woche gings dann eigentlich. Pro Tag gingen rund 70 bis 90 Mails bei mir ein, die ich seit Beginn meines Mail-Experiments nur noch am späten Nachmittag bearbeitet habe. Und das ging viel schneller als zunächst befürchtet: Rund die Hälfte bis zwei Drittel der Mails waren Newsletter, Veranstaltungshinweise, Seminarempfehlungen oder irgendwelche Rundmails ohne Handlungsaufforderung. Die konnten in den allermeisten Fällen gleich gelöscht bzw. archiviert werden. Von den restlichen Mails waren rund die Hälfte durch Weiterleitung und kurzer Kommentierung erledigt, die andere Hälfte beinhaltete tatsächlich eine Aufgabe für mich bzw. erforderte eine Reaktion / Antwort. Kurzum: Nur maximal ein Viertel aller bei mir eingehenden Mails erfordern mein persönliches Handeln. Vor dem Experimemt hätte ich diesen Anteil viel höher eingeschätzt…….

Die von einigen Beobachtern erwartete Verlagerung auf andere Kanäle fiel nicht so deutlich aus wie befürchtet. Ich hatte  einem Autoresponder geschaltet und folgenden Text (auch als Teil  meiner Signatur) formuliert: „Ich lese und bearbeite meine Mails i.d.R.  nur einmal am Tag – ich bitte um Verständnis dafür, dass daher die Antwort in dem einen oder anderen Fall mal ein bisschen länger dauern kann! Wenn es irgendwo „brennt“ oder sofortiges Handeln erforderlich ist, schicken Sie mir gern eine iMessage / SMS an die Nummer 0172 XXXXXXX. Vielen Dank!“ Ergebnis: Ich bekomme maximal ein bis zwei SMS/iMessage – Nachrichten mehr als vor dem Experiment. Das finde ich ausgesprochen akzeptabel. Und die unternehmensinterne Kommunikation verlagern wir sowieso schon recht zielstrebig auf andere Kanäle (yammer, Evernote). Hat sich bewährt!

Sehr heftig finde ich die Erfahrung, keine Mail-App mehr auf dem Smartphone zu haben. Mein Phone bleibt immer häufiger in der Tasche, der Akku hält deutlich länger – und ich weiss, dass die Maßnahme richtig ist. Und trotzdem fühlt es sich ganz merkwürdig an…….. So als wäre ich irgendwie in meinem Möglichkeiten „beschnitten“….. was natürlich nicht wirklich stimmt. Das muss ich aber im Auge behalten – auch um zu verstehen, wie in diesem Kontext die Rolle meines „normalen“ Suchtverhaltens zu bewerten ist….. Ich vermute, das Mail-Experiment korrespondiert – zumindest bei mir – auch mit dem bekannten und beschriebenen FOMO-Syndrom ( = Fear of missing out / Die Angst etwas zu verpassen).

Mein Fazit nach rund 4 Wochen:

  • es hat sich bewährt, meine Mails nur ein- ( bis maximal zwei-) mal am Tag zu checken / zu bearbeiten. Ich lenke mich nicht mehr so oft ab wie vorher und bin nicht mehr so heftig dabei, ständig zwischen verschiedenen, von aussen vorgegebenen Themen hin und her zu hüpfen;
  • Mein direktes Umfeld reagiert interessiert und positiv. Offenbar trifft das Thema „Umgang mit Mails“ einen Nerv bei vielen meiner Kolleg*innen. Mit einer Veränderung des Umgangs mit E-Mails wird insgesamt die Hoffnung auf  „Entschleunigung“ verbunden. Ein Effekt, den ich a.) bestätigen kann und b.) unbedingt befördern möchte. Uns geht es besser, wenn wir langsamer und bewusster arbeiten. Und die Qualität der Ergebnisse wird wahrscheinlich auch besser…..
  • Mir hilft mein veränderter Umgang mit Mails, mich mehr auf meine Haupt-/Kernaufgaben zu konzentrieren und insgesamt fokussierter zu sein.
  • Ich sehe wieder die Bäume und  den Wald 😉

Übrigens: die kleine Umfrage am Ende meines letzten Beitrags hat ergeben, dass rund 42% von Euch Ihre Mails stündlich checken, weitere 42 % tun es bis zu fünf mal am Tag. Was würde sich bei Euch verändern, wenn Ihr mal für ein paar Wochen ausprobieren würdet, wie „mein“ Modell bei Euch wirkt? Ich fände es spannend, von Euren Erfahrungen zu lesen…… 

 

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