im Interview: Thomas Michl: Agil die (Verwaltungs-)krise meistern….

Letzte Woche habe ich mich über das Versagen der öffentlichen Verwaltung in Zeiten der Corona-Krise ausgelassen und viel Zustimmung bekommen. Viele Menschen an vielen Orten in der Republik machen offensichtlich ganz ähnliche Erfahrungen. Und natürlich taucht die Frage auf:  Wie könnte man es besser machen? Und meine These lautet(e): Den neuen Herausforderungen kann die Verwaltung nur gerecht werden, wenn sie ihre  alten, traditionellen Arbeitsweisen und -strukturen über Bord schmeisst und zu agilen Arbeits- und Organisationsformen kommt. 

Aber geht das mit Verwaltung? In Deutschland? Und wie würde agiles Verwaltungshandeln aussehen?

Darüber habe ich mich mit Thomas Michl vom Forum Agile Verwaltung unterhalten. Seine Sichtweisen und Vorschläge sind spannend – ich bin gespannt, was Ihr dazu sagt und freu mich auf Eure Kommentare!

Thomas Michl

Zur Person: Dipl.-Verwaltungswissenschaftler und MBA. Berufliche Stationen unter anderem in der Energiewirtschaft, Strategieberatung und im öffentlichen Dienst. Über 9 Jahre in einer Kommunalverwaltung im Bereich Kultur und Bürgerschaftliches Engagement tätig, eher der Wechsel in die Beratung erfolgte. Seit Juni 2018 als Management Consultant mit Schwerpunkt Agilität und Organisation (Agile Coach, Scrum Master) tätig. Schreibt über Organisation auf Toms Gedankenblog.Gründungsmitglied und Mitglied des Vorstandes des Forums Agile Verwaltung e. V.

 

Mampel: Du engagierst Dich im „Forum Agile Verwaltung“. Wer genau steckt dahinter und was will dieses Forum? 

Thomas Michl: Das Forum wurde am 11. Februar 2016 in Karlsruhe aus der Taufe gehoben von sechs Verwaltungspraktikern aus der Verwaltung (Kommunale, kantonale und Bundesverwaltung) sowie aus verwaltungsorientierten Dienstleistungsunternehmen aus Deutschland und der Schweiz gegründet. Zwischenzeitlich hat der Trägerverein knapp 100 Mitglieder und einem Organisationsteam zwischen 10 und 15 Aktiven, die ehrenamtlich das ganze „Portfolio“ aus Blog, zwei Konferenzen, einem Wiki für agiles Verwaltungswissen, regelmäßigen Lean Coffees und vielem mehr organisieren.

Wir haben uns zum Ziel gesetzt, die Verwaltung für die Kultur der Agilität zu öffnen – und umgekehrt. Dazu wollen wir ein Netzwerk von Praktikern zur praktischen gegenseitigen Unterstützung werden; also ein Internet-Forum, in das man Fragen hineinrufen kann und Antworten erhält. Und ein Forum im klassischen Sinne, ein Marktplatz der Begegnungen, auf dem man sich auch physisch trifft und Erfahrungen und Standpunkte tauscht. Was uns alle seit damals verbindet, ist die Überzeugung, dass die Verwaltung – wenn es um Stabilität geht, sehr gut aufgestellt ist – aber mit ihren Strukturen sehr schnell versagt, wenn es um komplexe Themen geht. Insbesondere dann, wenn sich die Dinge auch noch sehr schnell ändern. Wir haben es damals bei unserer Gründung live und in Farbe mit der sogenannten Flüchtlingskrise erlebt, die in Wirklichkeit nichts anderes war, wie eine Verwaltungskrise und erleben es jetzt, nach einem Jahr mit COVID19 wieder.


Die Triebfeder bei der Gründung war und ist es bis heute, dass wir damals versprengte Einzelkämpfer waren, die den Bedarf erkannt habe im agilen Manifest, den darauf aufbauenden Managementrahmenwerken und Ansätzen die Chance sehen, die Werkzeugkiste für komplexe und volatile Herausforderungen zu erweitern. Zu dem Zeitpunkt standen wir sechs noch allein auf weiter Flur und haben deswegen entschieden, einen Rahmen zu schaffen, über den sich die Agilisten in der öffentlichen Verwaltung zusammenfinden, austauschen und vernetzen können. Veronika Levesque, die auch zu den Gründungsmitgliedern gehört, bezeichnet unser Forum gerne als Selbsthilfegruppe. Kollegiale Beratung und gegenseitige Unterstützung ist ein wichtiges Ziel des Forums. Wesentlicher Treiber war unser eigenes Erleben und Leiden, dass uns motiviert die Verwaltung weiterzuentwickeln. Wir wollen sie befähigen beidhändig zu werden. Stabilität kann sie. Aber Agilität als Antwort auf Komplexität und sich rach verändernde, unbekannte Herausforderungen kann sie leider nicht sonderlich gut. Das wollen wir ändern und dabei unterstützen.

Mampel: Wie offen reagieren öffentliche Verwaltungen auf das Thema „Agilität“. Oder anders gefragt: Führen die Erfahrungen aus der von Dir genannten sog. „Flüchtlingskrise“ und aktuell das Verwaltungsdesaster im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie zu einer wahrnehmbaren Bereitschaft über bisherige Arbeitsweisen und -strukturen nachzudenken? 

„Nach meiner Wahrnehmung kommt damit Agilität immer mehr in der öffentichen Verwaltung an“

Thomas Michl: Immer mehr Verwaltungen öffnen sich dem Thema und das Thema nimmt im deutschsprachigen Raum langsam, aber sicher Fahrt auf. Bereits vor COVID. Gerade das Thema Digitalisierung war und ist ein Haupttreiber. Beispiele hierzu sind Karlsruhe oder Freiburg. Immer mehr Verwaltungen beschäftigen sich damit, weil sie merken, dass sie immer öfter auch an ihre Grenzen kommen. Auch die Nachwuchsgewinnung spielt dabei eine Rolle. Ich denke da zum Beispiel an den selbstorganisierten Bauhof der Stadt Herrenberg, der als „Start up Bauhof“ einen ziemlichen Bekanntheitsgrad erreicht hat. Weiteres Beispiele sind die Stadt Heidelberg. Hier gibt es z. B. eine Stabsstelle für Agilität. Aus der Erkenntnis heraus, dass die Werkzeugkiste erweitert werden muss, um situativ besser reagieren zu können. Und auch in Flensburg hat die Verwaltung begonnen, sich intensiver mit Agilität zu beschäftigen und probiert in verschiedenen Projekten agilen Arbeitsweisen aus. Ein weiteres schönes Beispiel habe ich im November 2018 entdeckt. Dort durfte ich einen Einblick in die Arbeitsweise des Landesrechnungshofs gewinnen. Dort arbeitet man mit crossfunktionalen Teams und tastet sich an agile Methoden in den Prüfprojekten heran. Das sind nur einige wenige Einzelbeispiele. Selbst auf Landes- und Bundesebene gibt es immer mehr agile Leuchttürme. Die Initiativen aus der Verwaltung heraus werden immer mehr. Das Thema ist zwar noch nicht in der Fläche angekommen, es fängt jedoch an zu wirken. Nach meiner Wahrnehmung kommt damit Agilität immer mehr in der öffentichen Verwaltung an und gewinnt an Bedeutung. Mit diesem Tempo haben wir bei der Gründung des FAV nie nicht gerechnet. Umso mehr freut es uns.

Was für mir persönlich noch fehlt, ist die Politik. Gerade auf der kommunalen Ebene würde ich mir mehr Interesse aus der Kommunalpolitik wünschen. Zum einen, weil ich glaube, dass Agilität dabei helfen kann, die Zusammenarbeit zwischen Politik und Verwaltung weiterzuentwickeln. Zum anderen, weil die Politik als Teil des Managements die Rahmenbedingungen für Agilität in der Verwaltung mitgestaltet.

Mampel: Was verändert sich, wenn Verwaltung anfängt agil zu arbeiten? Inwiefern verändert sich die Qualität der Ergebnisse? Was hätten die Bürger*innen davon? Und was müsste Politik jetzt konkret tun, damit die Rahmenbedingungen für agile Arbeitsorganisation in der Verwaltung stimmen?

Thomas Michl: Agilität stellt das organisatorische Lernen in komplexen Situationen und die Zusammenarbeit mit allen Beteiligten in einen ganzheitlichen Fokus. Immer mit dem Ziel, bessere Ergebnisse für die Organisation und den „Kunden“ zu erreichen. Es gibt dabei zwei Dimensionen: die Arbeitsabläufe und Prozesse in der Zusammenarbeit und die Arbeitsergebnisse aus Sicht des Auftraggebers und des Anwenders des Arbeitsergebnisses. Besonders Merkmal ist, dass alle Beteiligten eingebunden sind. Allein dadurch verbessert sich die Kommunikationsqualität. Es findet sehr viel Dialog statt. Die Verwaltung versteht besser, was der Bürger braucht und will. Der Bürger bekommt ein besseres Verständnis, was möglich ist und was nicht. So kann zielgerichteter nach Lösungen gesucht werden. Was aber noch viel entscheidender ist, durch das iterativ-inkrementelle Vorgehen werden „Irrtümer“ und „Fehler“ bereit im „Entwicklungsprozess“ der Lösung entdeckt. So kann viel früher auf neue Erkenntnisse und Einsichten reagiert werden. Wichtige Informationen fließen besser, falsche Annahmen und Missverständnisse werden früher entdeckt und geklärt. Schöner Nebeneffekt, der Kunde – egal ob Bürger oder interner Anwender – ist aktiv eingebunden. Aktives mitwirken ist möglich. Daher ist Agilität auch so gut geeignet, um sich mit komplexen Aufgabenstellungen, die eine hohe Unsicherheit aufweisen, auseinanderzusetzen. D. h. aber nicht, dass alles „agil“ sein muss. Im Gegenteil. Es wird auch weiterhin Bereiche geben, in denen der „tradierte“ Weg der effektivere und effizientere Weg ist. Warum? Weil wir es mit Themen zu tun haben, bei denen es um Stabilität geht. Eine erfolgreiche agile Verwaltung ist beidhändig. Sie kann situativ entscheiden, wann Stabilität und wann Agilität gefragt ist.

Politik ist insoweit gefragt, als die Politik als Auftraggeber der Verwaltung den Rahmen schaffen muss, damit Agilität sich überhaupt entwickeln kann. Sie fällt nicht vom Himmel. Das erforderliche Rüstzeug muss gelernt und trainiert werden. Das braucht auch entsprechende Ressourcen. Es braucht aber auch Experimentierräume, in denen die Verwaltung Agilität lernen kann. Wenn Politik sich jetzt entscheidet, dass sie eine agile Verwaltung will, bedeutet dies in erster Linie auch der Verwaltung den Auftrag zu erteilen, den Veränderungsprozess gehen zu dürfen. Und wir wissen, Veränderungsprozesse, brauchen Zeit, binden Ressourcen und erzeugen Reibung. Wenn die Politik eine agile Verwaltung möchte, muss sie entsprechend der agilen Verwaltung in diesem Sinne den Rücken stärken und bereit sein, selbst mitzuwirken. Den auch die Schnittstellen zwischen agiler Verwaltung und Politik wird sich verändern. Die Art und Weise der Zusammenarbeit wird sich verändern. Der Entscheidungsrahmen, in dem die agile Verwaltung agieren darf, muss etabliert werden und die Politik muss sich als aktiver Teil der agilen Führung verstehen, die im Dialog mit der agilen Verwaltung die Zielsetzung vorgibt, die die agile Verwaltung in die Umsetzung bringt. Sie muss selbst bereit sein, sich auf einen Dialog mit der agilen Verwaltung einzulassen. Wie das aussehen könnte, haben wir im Forum Agile Verwaltung mehrfach andiskutiert und dazu auch einiges in unserem Blog an Ideen veröffentlicht. Das setzt voraus, dass die Politik bereit ist, Agilität auch selbst mit Leben zu füllen und aktiv zu befördern.

von der Freiwilligen Feuerwehr lernen…..

Das es übrigens auch im öffentlichen Kontext längst schon exisitert und funktioniert, beweisst eine traditionellen kommunalen Institution: Die Freiwillige Feuerwehr (https://agile-verwaltung.org/2018/06/21/lean-agile-und-unternehmensdemokratie-was-hat-das-mit-oeffentlicher-aufgabenerfuellung-zu-tun/).

Mampel: Eine letzte Frage: Wo siehst Du diesbezüglich die öffentliche Verwaltung in 5 Jahren? Wird sich der agile Ansatz durchsetzen? Was können Bürger*innen tun, um diesen notwendigen Prozess zu befördern?

Thomas Michl: Wenn ich eine Prognose wage, würde ich darauf setzen, dass sich der agile Ansatz in immer mehr Bereichen der öffentlichen Verwaltung wiederfinden wird. Im Sinne der Beidhängigkeit der Organisation als Erweiterung des Rüst- und Handwerkszeug, aber auch als grundsätzliche Denk- und Arbeitshaltung wird es Teil des Arbeitsalltags sein. Die kommenden Herausforderungen brauchen agile Ansätze als Antwort auf komplexe Herausforderungen. Die werden nicht weniger werden. Und gerade in den Kommunalverwaltungen passt es zum Ethos und Anspruch der bürgerorientierten Verwaltungsorganisation. Es ist allerdings ein längerfristiger Veränderungsprozess, wobei mich die Geschwindigkeit, die das Thema in den letzten Jahren gewonnen hat, positiv überrascht.

Wir als Bürger*innen können dabei helfen, in dem wir die Agilisten in der öffentlichen Verwaltung, aktiv auch moralisch unterstützen. Agilität lebt davon, dass auch die Anspruchsberechtigen in den Projekten sich aktiv einbringen. Da sind wir Bürger gefragt. Gefragt, das Dialogangebot wertschätzend anzunehmen und uns selbst aktiv einzubringen, wenn es die Möglichkeit gibt. Wir können aber auch moralische Unterstützung leisten. Indem wir anerkennend und wertschätzend damit umgehen, wenn sich zum Beispiel die örtliche Stadtverwaltung auf agile Arbeitsweisen einlässt. Das positive Würdigen von organisatorischem Lernen der Verwaltung in der Öffentlichkeit ist zum Beispiel eine Möglichkeit.

Herzlichen Dank für das Interview – und alles Gute Thomas Michl!

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