nächster Termin: 01. Juni 2017 > produktiv mit Evernote – Arbeit in Sozialen Organisationen besser managen! <

IMG_4585Ich habe hier immer mal wieder Beiträge veröffentlicht, in denen ich beschreibe, wie ich Evernote als Organisationstool und als Instrument des Informations- und Wissensmanagements nutze und wie wir dieses Programm z.B. im Stadtteilzentrum Steglitz einsetzen.

Evernote ist in meinen Augen die Killer-App, mit der man fast alles managen kann, was  im beruflichen und im privaten Kontext auf dem Radar erscheint. Besonders auch für Leute aus dem Sozialbereich erscheint mir Evernote unverzichtbar, denn es bietet zahlreiche Vorteile gegenüber anderen (meist kostspieligen)  Software-Lösungen:

  • Evernote bietet ein absolut faires Preismodell an, das Preis-Leistungsverzeichnis ist unschlagbar….
  • Evernote ist flexibel und presst Dich nicht in irgendeine feste und starre Struktur. Du kannst Evernote so gestalten, wie Du es willst – egal ob, Du alles über Notizbücher oder über Schlagwörter ordnen oder ganz auf eine Struktur verzichten möchtest – alles ist frei gestaltbar. Jedes Evernote ist anders.
  • Evernote funktioniert plattformübergreifend, es gibt Versionen für alle Betriebssysteme.
  • Evernote läuft auch auf allen Mobile Devices – egal ob, Windows-, Android- oder iOS-System.
  • Evernote ist stabil, zuverlässig und v.a. seriös. Du musst Dir keine Sorgen um Deine Daten machen.
  • Du kannst Notizen nur für Dich und für Deinen privaten Gebrauch machen – und du kannst in gemeinsamen Notizbüchern zusammen mit anderen und im Team zusammenarbeiten…..

Die Liste der Vorzüge liesse sich noch lange fortsetzen (ich bekomme übrigens kein Geld dafür, dass ich hier soviel Werbung für das Programm mache…… es ist wirklich echte Liebe…). Gerade im Sozialbereich sind wir oft mit Informationsflut und chaotischen Rahmenbedingungen konfrontiert. Evernote bietet dir die Möglichkeit im Chaos den Überblick zu bekommen und zu erhalten!

Heute möchte ich Dir ein besonderes Angebot machen: In einer kleinen Runde (max. 10 Teilnehmende aus dem Sozial- und Gesundheitsbereich) zeige ich Dir in einem Workshop wie Du Evernote nutzen kannst, um deine Jobs in deinem Projekt oder Deinem Verein effektiver und effizienter zu organisieren. Neben einer kurzen Überblick über die wichtigsten Aspekte und Workflows der  Selbstmanagementmethode GTD von David Allen lernst Du die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten von Evernote kennen.

Was genau lernst Du?

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3 Tipps für ungestörtes Arbeiten

© alphaspirit - Fotolia.com

© alphaspirit – Fotolia.com

Im Moment habe ich unglaublich viel zu tun. Von „Sommerloch“ überhaupt keine Spur……Ich komme nicht mal mehr dazu hier regelmäßig zu bloggen. Das muss sich ändern……

Und immer wenn ich viel zu tun habe, dann bin ich offen für und neugierig auf gute Tipps zur Steigerung meiner Produktivität. Dabei geht es mir nicht darum, immer mehr mehr in kürzerer Zeit zu schaffen, sondern darum, in der mir zur Verfügung stehenden Zeit die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, die bestmögliche Leistung „abzuliefern“.

Ich habe in den letzten drei Wochen drei neue Gewohnheiten in mein Leben integriert, die meine Produktivität erheblich beeinflusst haben. Probiert es einfach auch mal aus, und berichtet, was für Erfahrungen Ihr so damit macht……

Hier meine 3 Tipps für Euch:

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5 Tipps, wie Du den Überblick über Deine Jobs und Projekte behältst

© burnhead - Fotolia.com

© burnhead – Fotolia.com

Sozialschaffende sind nicht unbedingt dafür bekannt, sich mit Selbstorganisations- bzw. Selbstmanagement-Methoden zu befassen. Selbst in Leitungsfunktionen finden sich viele SozialarbeiterInnen und PädagogInnen, die ganz idealistisch das Richtige wollen – aber durch ihr chaotisches Tun und Handeln häufig Schaden anrichten: Am Projekt. An der Organisation. An den Mitarbeitenden. An sich selbst. Häufig haben wir es hier mit hochgradig engagierten und ehrenwerten Kolleginnen und Kollegen zu tun, die – leider sehr häufig – in der Hoffnung und Annahme vor sich hinwurschteln, dass „das alles schon irgendwie klappen wird, solange man das richtige will….“  Ressourcen, Zeit, Geld und Nerven aller Beteiligten werden strapaziert und verschwendet. Häufig scheitern Führungskräfte im Sozialbereich, weil sie ein paar grundlegende Selbstmanagement- und Produktivitätsregeln nicht kennen oder nicht beachten…. Aber – und jetzt kommt eine gute Nachricht! – das muss nicht sein!

5 Methoden, die entscheiden sind für Erfolg oder Mißerfolg in Deiner Leitungstätigkeit

In den letzten Tagen habe ich darüber nachgedacht, welche Produktivtätsmethoden und „Tricks“ für mich persönlich die wichtigsten sind. Ich habe fünf definiert, die meiner Meinung nach ganz wesentlich über Erfolg oder Mißerfolg in der Leitungstätigkeit entscheiden:

1. Alle (!) Informationen ein einem (!) Ort sammeln

Jeden Tag strömen Unmengen von Informationen auf uns ein – viele verbunden mit einer Aufforderung oder dem Auftrag etwas zu tun, aktiv zu werden. Während ich meine Mails sichte, klingelt das Telefon oder eine Kollegin schiebt  mir einen Zettel rein. Danach gehts in die Sitzung und anschliessend noch ein Mitarbeitergespräch…. zwischen den Terminen noch schnell eine SMS gelesen und dann wieder ins Büro….. Sehr schnell verliert man hier den Überblick – viele KollegInnen verlieren sich in „Post-Its“ oder Schmierzetteln oder versuchen sich die vielen Punkte zu merken. Dieses System ist fehleranfällig und zum scheitern verurteilt.

Mein Tipp: Alles aufschreiben und idealerweise an einem Ort sammeln. Je nachdem wie Ihr arbeitet, ist das ein (!) zentrales Notizbuch, das ihr immer (!) dabei habt und in das ihr alles hineinschreibt oder ein elektronisches Gerät mit einem entsprechend geeigneten Programm, das Euch hilft, alles zentral an einem Ort festzuhalten…. (bei mir ist das mein iPhone/iPad mit meiner Lieblingsproduktivitätsapp Evernote).

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Evernote: 4 Fragen – 4 Antworten

evernoteWeil sich mittlerweile herumgesprochen hat, dass ich ein großer Evernote-Fan bin, bekomme ich immer mal wieder Mails mit Fragen zum Programm…… 

Die folgenden Fragen finde ich wichtig – und sie tauchen immer wieder auf. Vor allem bei Evernote-Einsteigern. Ich dokumentiere diese Fragen und Antworten hier mal – in der Hoffnung, dass das für den einen oder die andere „da draussen“ ebenfalls interessant ist…… Auch würde mich interessieren, wie Ihr diese vier Fragen beantworten würdet. Schätzt Ihr die Dinge so ein wie ich – oder sehr Ihr das ganz anders?

4 Fragen:

  1. Ich empfinde den WebClipper als überaus unkomfortabel, was das Handling angeht. Geht euch das auch so? (verwende Firefox am Desktop und Safari auf den mobilen Geräten) Insbesondere bei Firefox habe ich länger gebraucht, um das Handling zu verstehen…

Antwort TM: Ich habe keine Probleme mit dem Handling des Web-Clippers.  Ich benutze den Chrome-Bowser und den Safari Browser (mobil) – für diese beiden Programme kann ich sagen, dass alles super und einfach funktioniert. 

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GTD mit Evernote / update

Anfang Januar habe ich in diesem Blog beschrieben, wie ich mein GTD-System nun komplett auf Evernote umgestellt habe. (H I E R klicken um den Beitrag zu lesen)

Meine Ziele waren:

  1. eine weitere Vereinfachung meiner Arbeitsabläufe durch Reduzierung der zu bedienenden und zu pflegenden Apps;
  2. Zugriff auf Aufgaben und Referenzmaterial in einem Programm;
  3. unkomplizierte Zusammenarbeit mit anderen Kolleginnen und Kollegen innerhalb dieser App.

Evernote war und ist meine 1. Wahl, um diese drei Ziele zur erreichen. Seit nunmehr drei Monaten bilde ich alle Projekte, Aufgaben, Kollaboration und Archivierung / Pflege des Referenzmaterials konsequent in Evernote ab.

Entgegen meiner ursprünglichen (etwas puristischen) Strukturierung, habe ich mittlerweile eine (für mich) perfekt passende Struktur entwickelt:

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Mampel bei Lars Bobach: „Mein Setup“

header_lb_1500-238Lars Bobach macht einen wunderbaren Blog. Motto: „Produktiv in digitalen Zeiten“. In diesem Blog stellt er Tools und Workflows vor, die ihm helfen, sein Unternehmer-Alltag produktiv und effektiv zu gestalten. Seit einiger Zeit mit dem Anspruch, sein Büro papierlos zu managen.

Sein Blog ist eine reichhaltige Quelle von wirklich guten Tipps und Informationen – für jeden, der sich mit Produktivität und Selbst-/Arbeitsorganisation beschäftigt, ein absolutes MUSS.

In einer kleinen Serie stellt Lars vor, wie sich andere Menschen organisieren und welche Apps und Tools sie dafür nutzen. An diesem  Wochenende war ich dran. In der Serie „Mein Setup“ stelle ich vor, mit welchen Hilfsmitteln ich meine diversen Jobs und Aufgaben steuere und organisiere.

Hier gehts zum Beitrag …. 

3 Empfehlungen für mehr Produktivität – und eine Umfrage

Ich habe drei neue Apps entdeckt (bzw. empfohlen bekommen), die ich Euch wärmstens weiterempfehlen möchte – denn alle drei sind geeignet, Eurer Produktivität einen erheblichen Schub zu verleihen… 🙂

Drafts

IMG_3327Drafts ist eine App, die sowohl auf dem iPhone als auch auf dem iPad läuft. Sinn und Zweck ist es schnell Entwürfe und / oder Notizen zu erstellen ohne erst aufwändig andere (i.d.R. „langsamere“) Apps aufrufen zu müssen. Alle Notizen und Entwürfe landen in einer zentralen Inbox und können dann später an Evernote, Mail, Kalender, iCloud etc. weitergegeben – oder als Post bei Twitter, Facebook oder google plus veröffentlicht werden. Für Leute, die viel unterwegs sind und mobil arbeiten eine super Erleichterung.

Evernote-Gott Herbert Hertramph hat hierzu IMG_3328 übrigens mal ein ziemlich gutes Erklärvideo gemacht…. Leider ist Drafts nicht ganz billig. Preis im App-Store: € 9.99 – trotzdem klare Kaufempfehlung!

Duet Display

Ebenfalls nicht ganz günstig (€ 15.99) ist die App „Duet Display“. Ziemlich genial – diese App macht aus Deinem iPad einen zweiten Monitor für Deinen Mac. Das klingt erstmal nicht so richtig prickelnd. Wenn Du aber erstmal erlebt hast, wie enorm das Deinen Workflow beschleunigt, wenn du mit Maus und Tastatur auf zwei Bildschirmen arbeiten kannst, wirst Du diese Technik nicht mehr missen wollen. Ich habe das heute ausprobiert als ich meinen weekly review gemacht habe: Projekte und Aufgaben in der Bearbeitung auf dem großen Mac-Monitor – auf dem zweiten Monitor (iPad) eine Übersicht anstehender Termine und Notizen…..

Ein hervorragendes Erklävideo mit einer Installations- und Einrichtungsanleitung gibt es auf dem Blog von Lars Bobach!

Auch hier eine ganz klare Kaufempfehlung.

AlterNote

Screenshot 2015-01-25 21.17.32Die dritte Empfehlung ist im klassischen Sinne eigentlich keine „App“ – sondern eine Erweiterung für den Chrome-Browser (den ich als Standardbrowser bei mir eingerichtet habe und den ich eben wegen der zahlreichen Erweiterungsmöglichkeiten viel besser finde als den Apple-Browser „Safari“). AlterNote erlaubt es Dir beim browsen direkt Notizen für Evernote zu erstellen ohne das fenster bzw. das Programm verlassen zu müssen. Einfach oben in der Menüleiste auf das Dokumentensymbol klicken und das Editorfenster öffnet sich. Automatisch werden die hier erstellten Notizen und Gedanken in das (von Dir voreingestellte) Standardnotizbuch bei Evernote übertragen. genial, wenn es darum geht, beim surfen Rechecheergebnisse  oder Informationen zu dokumentieren oder Ideen und „Geistesblitze“ sofort festzuhalten, bevor irgendeine Ablenkung dazwischen kommt….

Und das beste: Dieses kleine Programm ist sogar kostenlos.

Zum Schluss interessiert mich, was Eure absoluten Top-Apps sind? Welche Programme und kleinen Helferlein nutzt Ihr, um produktiver zu sein und smarter und besser zu arbeiten?

GTD goes Evernote….

Ich stelle gerade mein GTD-System, das ich zuletzt mit ToDoist gepflegt habe, auf Evernote um. Ich möchte gern alles an einem Ort haben: Notizen, Referenzmaterial, Projektliste, Liste der nächsten Schritte etc….. Ich kenne kein anderes Programm, das einen vergleichbaren Leistungsumfang bietet wie Evernote. Die Zeiten, in denen  Evernote ein reines „Notizzettelverwaltungsprogramm“ war, sind lange vorbei, mittlerweile ist es eines der mächtigsten Produktivitätstools, das ich kenne.

unbedingt lesen! (Gibt es auch als eBook)

unbedingt lesen! (Gibt es auch als eBook)

Damit ich nun nicht mein ganzes System verstopfe, habe ich Referenzmaterial und mein Liste der Projekte und Aufgaben getrennt. Mein Referenzmaterial findet sich in den alten „klassischen“ Notizbüchern (mit aussagekräftigen Tags versehen): Notizen, E-Mails, Hinweise und Links zu Websites, Artikel, Dokumente, die ich für ein bestimmtes Projekt brauche, Protokolle etc.). In einem neuen „Notizbuch“, das ich „__my GTD > Projekte & Aufgaben“ < genannt habe organisiere ich meine Arbeit bzw. die konkreten Aktionen und Jobs (die beiden Unterstriche vor „my GTD“ sorgen dafür, dass dieses Notizbuch immer oben steht – also noch über meinem Standardnotizbuch „_Eingang“, in dem standardmäßig erstmal ALLES landet, was sortiert, bewertet oder bearbeitet werden möchte).

Die Betreffzeile einer neuen Notiz beschreibt kurz und knackig den „nächste Aktion“, den nächsten Schritt, die Aufgabe. Im Notizfeld können Erläuterungen stehen, wichtige Links (auch zu anderen Evernote-Notizen im Ordner mit dem Referenzmaterial), oder Foto, Dokumente etc.. Die Projekte werden in der Rubrik „Schlagworte“ (oben im Notizfenster) mit einem vorangestellten Unterstrich definiert, die Kontexte mit einem @-Symbol. Beispiel: _Blogbeitrag GTD und Evernote @Rechner @Internet. Rufe ich mein GTD-Notizbuch auf kann ich mir alle Aufgaben zu dem jeweiligen  Projekt anzeigen lassen, in dem ich dieses Schlagwort aus der Schlagwortliste auswähle; entsprechend kann ich mir Aufgaben auch nach dem jeweiligen Kontext anzeigen lassen – also z.B. eine Liste von Aufgaben die ich am Rechner erledigen will, in dem ich den Tag @Rechner auswähle.

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Evernote – so einfach gehts….

In meinem Eintrag im GF-Tagebuch #36 habe ich Euch kurz vorgestellt, mit welchen digitalen Tools ich meine Arbeitsabläufe organisiere und meine Produktivität in (fast) jeder Lebenslage sicherstelle. Von zentraler Bedeutung in meinem Workflow ist das Programm Evernote. Nach meinem Beitrag bekam ich sofort einige Anfragen, wir denn das mit den verschiedenen Notizbüchern, den Tags und den Verlinkungen konkret funktioniert….. Da ich nicht jede Frage in der gebotenen Ausführlichkeit beantworten kann,  habe ich Euch heute ein rund 5-minütiges Video rausgesucht, in dem die Grundlagen von Evernote für Einsteiger gut nachvollziehbar erläutert werden…… Viel Spass mit dem Erklärfilm – und mit dem Programm 🙂

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Immer montags  stelle ich Euch ein Video vor, in dem spezielle Aspekte meines “Kernthemas” Sozialwirtschaft / Sozialarbeit / Social Entrepreneurship vorgestellt, beleuchtet und / oder diskutiert werden. Und hin und wieder empfehle ich auch Dinge, die andere Bereiche unseres Arbeitslebens berühren. Anregungen und Tipps nehme ich gerne entgegen.

Ich freu mich sehr, wenn Ihr diesen Beitrag  (und weitere meiner Beiträge) über Eure Kanäle teilt & weiterleitet. Vielen Dank!

Mein „Erfolgsgeheimnis“? – der „weekly review“!

Ich selbst lese ja keine Beiträge, in denen jemand verkündet, dass er ein „Geheimnis“ verrät. Entweder ist es dann kein Geheimnis, was da vorgestellt wird – oder der Mensch, der das schreibt ist ein unzuverlässiger, intriganter Zeitgenosse, dem man nicht vertrauen sollte….

Da Ihr diesen Beitrag angeklickt und nun bis hierher gekommen seid, gehe ich mal davon aus, dass Ihr anders seid. Das freut mich zwar, aber ich muss Euch enttäuschen: Auch ich verrate kein Geheimnis – das was hier steht, ist von anderen Menschen auf ihre Art auch schon beschrieben worden. Trotzdem schreibe ich über mein „Erfolgsgeheimnis“, weil ich immer mal wieder gefragt werde, was dieser ominöse Hinweis bei Facebook und Twitter soll, dass ich jetzt meinen „weekly review“ mache. Das will ich verraten (insofern ist das zumindest  dann ja für manche doch ein Geheimnis, das ich lüfte, wenn ich verrate was ich Sonntag abends so mache….) und ich glaube, dass es  gut ist  darüber zu schreiben, denn der weekly review ist für mich DER Schlüssel zu einer erfolgreichen Arbeitsplanung. Sollten viel mehr Leute so machen… dann würden sich manche wundern, was man – gut organisiert – so alles in einer Woche schaffen kann. Wenn man denn will……

Immer sonntags am späten Nachmittag setze ich mich an meinen Schreibtisch und widme mich – je nachdem wieviel Zeugs im Laufe der Woche den Weg zu mir gefunden hat – meiner wöchentlichen Durchsicht. David Allen nennt es in seinem GTD – Konzept den „weekly review“. Ich hatte anderer Stelle je schon beschrieben (klick  mal hier…….!) , dass Selbstmanagement mich doch sehr interessiert. Aus dem Konzept von David Allen habe ich für mich eine Form der Selbstorganisation gebastelt, die es mir ermöglicht, bei all den Jobs, den verschiedenen Aufgaben und Themen einen ziemlich guten Überblick zu behalten. Ohne David Allen und ein paar super nützliche Tools (v.a. Evernote und  Omnifocus) wäre ich hoffnungslos verloren.
Ich glaube, dass der sonntägliche weekly review der absolute Höhepunkt und der wichtigste Teil meines Selbstorganisationssystems ist: Alle Notizen werden spätestens hier einmal gründlich durchgesehen und ich checke, ob sich hieraus Aufgaben ergeben, die ich auf eine meiner Listen vermerken muss oder ob irgend jemand über irgend etwas informiert werden muss; ich checke, ob  evtl. noch nicht beantwortete Mails und Messages bearbeitet werden müssen; ich sehe meine Listen durch, was an Aufgaben aus  der  letzten Woche erledigt ist und abgehakt werden kann und was an neuen Aufgaben hinzu gekommen ist. Ich sehe alle „physischen Gegenstände“ in meinem Eingangskorb durch (Briefe, Kataloge, private Rechnungen, leere Batterien, ein kaputtes Portmonnaie ….z.B.) und entscheide, was damit getan werden muss (einzige Regel: nicht zurück in den Eingangskorb legen!). Schlussendlich sehe ich meinen Terminkalender durch und prüfe, ob und wie ich mich auf einzelne Termine in der vor mir liegenden Woche vorbereiten muss.)
Meine Listen sind – ganz GTD-konform – als Kontextlisten („am Telefon“, „am Rechner“, „bei Aldi“, „mit Max“, „mit Lieschen“, „zuhause“) oder als Projektlisten organisiert (wobei bei mir alles als „Projekt“ gilt, was mehr als einen Arbeitsschritt umfasst und dessen Erledigung mehr als zwei Minuten dauert).

Am Ende meines weekly reviews habe ich a.) ein super gutes Gefühl, weil ich weiss, dass alles, was in meinem Arbeitsbereich und im privaten Zusammenhang  an Jobs und Aufgaben umher schwirrt,  erfasst ist – ich vergesse kaum noch etwas – und b.) ich alle wichtigen Projekte immer auf einem aktuellen  Stand habe und mein Teil am Gelingen der einzelnen Vorhaben gut organisiert ist. Mehr kann man von einem Selbstmanagementsystem nicht erwarten, oder?

Toll finde ich, dass mittlerweile auch ziemlich viele Leitungsmitarbeiter*innen von Stadtteilzentrum Steglitz und .garage berlin nach diesem System arbeiten. Dies hat in ganz vielen Bereichen zu wirklich ganz erheblichen Produktivitäts- und Qualitätssprüngen geführt.

Also: wenn Ihr Euch wundert, warum ich Sonntag abends immer so wenig bei Facebook und Twitter unterwegs bin….. jetzt wisst Ihr es 😉

Das „Geheimnis“ dürft Ihr übrigens auch weitererzählen (also teilen und re-tweeten… 😉 )