3 Tipps für ungestörtes Arbeiten

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Im Moment habe ich unglaublich viel zu tun. Von „Sommerloch“ überhaupt keine Spur……Ich komme nicht mal mehr dazu hier regelmäßig zu bloggen. Das muss sich ändern……

Und immer wenn ich viel zu tun habe, dann bin ich offen für und neugierig auf gute Tipps zur Steigerung meiner Produktivität. Dabei geht es mir nicht darum, immer mehr mehr in kürzerer Zeit zu schaffen, sondern darum, in der mir zur Verfügung stehenden Zeit die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, die bestmögliche Leistung „abzuliefern“.

Ich habe in den letzten drei Wochen drei neue Gewohnheiten in mein Leben integriert, die meine Produktivität erheblich beeinflusst haben. Probiert es einfach auch mal aus, und berichtet, was für Erfahrungen Ihr so damit macht……

Hier meine 3 Tipps für Euch:

5 Tipps, wie Du den Überblick über Deine Jobs und Projekte behältst

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Sozialschaffende sind nicht unbedingt dafür bekannt, sich mit Selbstorganisations- bzw. Selbstmanagement-Methoden zu befassen. Selbst in Leitungsfunktionen finden sich viele SozialarbeiterInnen und PädagogInnen, die ganz idealistisch das Richtige wollen – aber durch ihr chaotisches Tun und Handeln häufig Schaden anrichten: Am Projekt. An der Organisation. An den Mitarbeitenden. An sich selbst. Häufig haben wir es hier mit hochgradig engagierten und ehrenwerten Kolleginnen und Kollegen zu tun, die – leider sehr häufig – in der Hoffnung und Annahme vor sich hinwurschteln, dass „das alles schon irgendwie klappen wird, solange man das richtige will….“  Ressourcen, Zeit, Geld und Nerven aller Beteiligten werden strapaziert und verschwendet. Häufig scheitern Führungskräfte im Sozialbereich, weil sie ein paar grundlegende Selbstmanagement- und Produktivitätsregeln nicht kennen oder nicht beachten…. Aber – und jetzt kommt eine gute Nachricht! – das muss nicht sein!

5 Methoden, die entscheiden sind für Erfolg oder Mißerfolg in Deiner Leitungstätigkeit

In den letzten Tagen habe ich darüber nachgedacht, welche Produktivtätsmethoden und „Tricks“ für mich persönlich die wichtigsten sind. Ich habe fünf definiert, die meiner Meinung nach ganz wesentlich über Erfolg oder Mißerfolg in der Leitungstätigkeit entscheiden:

1. Alle (!) Informationen ein einem (!) Ort sammeln

Jeden Tag strömen Unmengen von Informationen auf uns ein – viele verbunden mit einer Aufforderung oder dem Auftrag etwas zu tun, aktiv zu werden. Während ich meine Mails sichte, klingelt das Telefon oder eine Kollegin schiebt  mir einen Zettel rein. Danach gehts in die Sitzung und anschliessend noch ein Mitarbeitergespräch…. zwischen den Terminen noch schnell eine SMS gelesen und dann wieder ins Büro….. Sehr schnell verliert man hier den Überblick – viele KollegInnen verlieren sich in „Post-Its“ oder Schmierzetteln oder versuchen sich die vielen Punkte zu merken. Dieses System ist fehleranfällig und zum scheitern verurteilt.

Mein Tipp: Alles aufschreiben und idealerweise an einem Ort sammeln. Je nachdem wie Ihr arbeitet, ist das ein (!) zentrales Notizbuch, das ihr immer (!) dabei habt und in das ihr alles hineinschreibt oder ein elektronisches Gerät mit einem entsprechend geeigneten Programm, das Euch hilft, alles zentral an einem Ort festzuhalten…. (bei mir ist das mein iPhone/iPad mit meiner Lieblingsproduktivitätsapp Evernote).

Evernote: 4 Fragen – 4 Antworten

Weil sich mittlerweile herumgesprochen hat, dass ich ein großer Evernote-Fan bin, bekomme ich immer mal wieder Mails mit Fragen zum Programm…… 

Die folgenden Fragen finde ich wichtig – und sie tauchen immer wieder auf. Vor allem bei Evernote-Einsteigern. Ich dokumentiere diese Fragen und Antworten hier mal – in der Hoffnung, dass das für den einen oder die andere „da draussen“ ebenfalls interessant ist…… Auch würde mich interessieren, wie Ihr diese vier Fragen beantworten würdet. Schätzt Ihr die Dinge so ein wie ich – oder sehr Ihr das ganz anders?

4 Fragen:

1. Ich empfinde den WebClipper als überaus unkomfortabel, was das Handling angeht. Geht euch das auch so? (verwende Firefox am Desktop und Safari auf den mobilen Geräten) Insbesondere bei Firefox habe ich länger gebraucht, um das Handling zu verstehen…

Antwort TM: Ich habe keine Probleme mit dem Handling des Web-Clippers.  Ich benutze den Chrome-Bowser und den Safari Browser (mobil) – für diese beiden Programme kann ich sagen, dass alles super und einfach funktioniert. 

ausmisten mit dem 5-4-3-2-1-System

Wenn es Euch so geht wie mir und den meisten Menschen, die ich kenne, stehen auf Euren To-Do-und Aufgabenlisten immer viel mehr Punkte als Ihr jemals bearbeiten und erledigen könnt. Es sammelt sich eine Menge Material an, wenn man konsequent alle Aufgaben, Anfragen, Aufträge, Bitten, Zusagen, Wünsche, Ideen und „Zeugs“ ordentlich erfasst, durchsieht und organisiert. Nur mit dem erledigen hakt es auch bei Menschen, die gut und ordentlich organisiert und strukturiert sind, immer wieder. Das liegt i.d.R. nicht an Dummheit, Unvermögen oder Faulheit der Leute, sondern, daran, dass stets neuer Input auf uns einströmt und jede erledigte Aufgabe zwei neue nach sich zieht.

Im Rahmen meines „Quarter-Reviews“ bin ich all meine Projekte und  Next-Action-Listen durchgegangen und auf eine Vielzahl von offenen Punkten gestossen, die ich teilweise schon seit Wochen (einige wenige sogar seit Monaten) mit mir herumschleppe. (Mein System habe ich u.a.  H I E R kürzlich beschrieben). Und bei der Durchsicht habe ich mich an eine Methode erinnert, die ich für mich mal in einer Hoch-Stress-Phase entwickelt habe: das 5-4-3-2-1-System.

Ausmisten macht glücklich.

Wie funktioniert mein 5-4-3-2-1-System? Ich nehme mir Zeit, um meine Projekt- und Aufgabenlisten fünf mal hintereinander durchzusehen. Aufgabe für die erste Duchsicht: 5 Aufgaben ersatzlos streichen, in der zweiten Runde streiche ich 4 Aufgaben, in der dritten  dann 3, in der vierten Runde 2 und in der letzten Runde eine Aufgabe. 5-4-3-2-1 – ganz einfach 🙂 Nach 5 Runden habe ich also 15 Aufgaben weniger auf meiner Liste. Wichtig: Die Aufgaben müssen ersatzlos gestrichen – also nicht neu formuliert, neu terminiert, umdefiniert oder delegiert  sondern gelöscht / gestrichen – werden.

Die ersten zwei Runden laufen bei mir immer recht schnell, ab Runde drei wirds schon schwieriger. Aber man schafft es, wenn man Vertrauen hat. Denn: Aufgaben, die seit Wochen (oder gar Monaten) auf Eurer Liste stehen, scheinen weder besonders wichtig oder dringend zu sein…. also weg damit. Wenn Ihr Euch mal vertut und die Aufgabe falsch einschätzt und sie möglicherweise „voreilig“ gestrichen habt, könnt Ihr sicher sein, dass sie irgendwann wieder in Euer Leben tritt und sich als „wichtig“ oder „dringend“ bemerkbar macht. Dann könnt Ihr sie ja wieder in Eurer System aufnehmen und „einpflegen“. Meine Erfahrung: 99% der gestrichenen Aufgaben tauchen nie wieder auf, kein „Hahn kräht danach“…. sie waren und sind nicht relevant.

Es ist ein befreiendes Gefühl, das (zumindest bei mir) eine Menge Energie freisetzt. Ausmisten macht glücklich.

Probiert diese Methode einfach mal aus und befreit Euch von altem Ballast. Ich bin auf Eure Erfahrungsberichte gespannt.

Nachtrag: Fortgeschrittene machen diese Übung übrigens zwei- bis dreimal hintereinander 😉

GTD mit Evernote / update

Anfang Januar habe ich in diesem Blog beschrieben, wie ich mein GTD-System nun komplett auf Evernote umgestellt habe. (H I E R klicken um den Beitrag zu lesen)

Meine Ziele waren:

1. eine weitere Vereinfachung meiner Arbeitsabläufe durch Reduzierung der zu bedienenden und zu pflegenden Apps;
2. Zugriff auf Aufgaben und Referenzmaterial in einem Programm;
3. unkomplizierte Zusammenarbeit mit anderen Kolleginnen und Kollegen innerhalb dieser App.

Evernote war und ist meine 1. Wahl, um diese drei Ziele zur erreichen. Seit nunmehr drei Monaten bilde ich alle Projekte, Aufgaben, Kollaboration und Archivierung / Pflege des Referenzmaterials konsequent in Evernote ab.

Entgegen meiner ursprünglichen (etwas puristischen) Strukturierung, habe ich mittlerweile eine (für mich) perfekt passende Struktur entwickelt:

Mampel bei Lars Bobach: „Mein Setup“

Lars Bobach macht einen wunderbaren Blog. Motto: „Produktiv in digitalen Zeiten“. In diesem Blog stellt er Tools und Workflows vor, die ihm helfen, sein Unternehmer-Alltag produktiv und effektiv zu gestalten. Seit einiger Zeit mit dem Anspruch, sein Büro papierlos zu managen.

Sein Blog ist eine reichhaltige Quelle von wirklich guten Tipps und Informationen – für jeden, der sich mit Produktivität und Selbst-/Arbeitsorganisation beschäftigt, ein absolutes MUSS.

In einer kleinen Serie stellt Lars vor, wie sich andere Menschen organisieren und welche Apps und Tools sie dafür nutzen. An diesem  Wochenende war ich dran. In der Serie „Mein Setup“ stelle ich vor, mit welchen Hilfsmitteln ich meine diversen Jobs und Aufgaben steuere und organisiere.

Hier gehts zum Beitrag …. 

GTD goes Evernote….

Ich stelle gerade mein GTD-System, das ich zuletzt mit ToDoist gepflegt habe, auf Evernote um. Ich möchte gern alles an einem Ort haben: Notizen, Referenzmaterial, Projektliste, Liste der nächsten Schritte etc….. Ich kenne kein anderes Programm, das einen vergleichbaren Leistungsumfang bietet wie Evernote. Die Zeiten, in denen  Evernote ein reines „Notizzettelverwaltungsprogramm“ war, sind lange vorbei, mittlerweile ist es eines der mächtigsten Produktivitätstools, das ich kenne.

unbedingt lesen! (Gibt es auch als eBook)

Damit ich nun nicht mein ganzes System verstopfe, habe ich Referenzmaterial und mein Liste der Projekte und Aufgaben getrennt. Mein Referenzmaterial findet sich in den alten „klassischen“ Notizbüchern (mit aussagekräftigen Tags versehen): Notizen, E-Mails, Hinweise und Links zu Websites, Artikel, Dokumente, die ich für ein bestimmtes Projekt brauche, Protokolle etc.). In einem neuen „Notizbuch“, das ich „__my GTD > Projekte & Aufgaben“ < genannt habe organisiere ich meine Arbeit bzw. die konkreten Aktionen und Jobs (die beiden Unterstriche vor „my GTD“ sorgen dafür, dass dieses Notizbuch immer oben steht – also noch über meinem Standardnotizbuch „_Eingang“, in dem standardmäßig erstmal ALLES landet, was sortiert, bewertet oder bearbeitet werden möchte).

Die Betreffzeile einer neuen Notiz beschreibt kurz und knackig den „nächste Aktion“, den nächsten Schritt, die Aufgabe. Im Notizfeld können Erläuterungen stehen, wichtige Links (auch zu anderen Evernote-Notizen im Ordner mit dem Referenzmaterial), oder Foto, Dokumente etc.. Die Projekte werden in der Rubrik „Schlagworte“ (oben im Notizfenster) mit einem vorangestellten Unterstrich definiert, die Kontexte mit einem @-Symbol. Beispiel: _Blogbeitrag GTD und Evernote @Rechner @Internet. Rufe ich mein GTD-Notizbuch auf kann ich mir alle Aufgaben zu dem jeweiligen  Projekt anzeigen lassen, in dem ich dieses Schlagwort aus der Schlagwortliste auswähle; entsprechend kann ich mir Aufgaben auch nach dem jeweiligen Kontext anzeigen lassen – also z.B. eine Liste von Aufgaben die ich am Rechner erledigen will, in dem ich den Tag @Rechner auswähle.

… die richtigen Dinge richtig machen…..

GF-Tagebuch #36

Replik auf Anna Schmidt´s „Mein digitaler Chef“

Meine Mitarbeiterin Anna Schmidt bloggt seit einiger Zeit sehr erfolgreich (und ich behaupte mal, dass das ein Stück weit auch meinem guten Einfluss  zu verdanken ist, das sie das tut… ;-)) Ihr Blog heisst „Bunt und farbenfroh„. Und der neueste Blogbeitrag beschäftigt sich mit ihrem „digitalen Chef“. Das war eine nette Überraschung für mich – denn der „digitale Chef“, das bin ich 🙂 …..

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Inspiriert durch diesen Beitrag fühle ich mich motiviert, Euch ein bisschen genauer zu erklären, was ich für Tools benutze, warum ich dies tue – und warum ich nicht locker lasse, gute Abläufe und Werkzeuge auch meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern „aufs Auge zu drücken“…

Beruflich bin ich mit verschiedenen Aufgaben betraut: Ich bin Geschäftsführer des gemeinnützigen  Vereins Stadtteilzentrum Steglitz e.V. mit rund 150 Mitarbeitenden, ich bin geschäftsführender Gesellschafter des Existenzgründungs- und Unternehmerzentrums .garage berlin GmbH, ich bin Vorsitzender des Aufsichtsrates der Genossenschaft youth collaboration eG., bin Mitglied des Vorstandes des gemeinnützigen Vereins Computerbildung e.V. und ich unterstütze meinen Sohn beim Aufbau seines Unternehmens als Partner. Und natürlich habe ich – wie (fast) jeder  andere Mensch auch – Familie, Freunde, Hobbies – und manchmal bin ich  gern auch einfach mal faul. Alles unter einen Hut zu bekommen, ist also eine wichtige Frage, eine wichtige Herausforderung  für mich, gute Organisation fast eine Überlebensfrage.

Und in der Tat  – Anna hat es gut beschrieben – habe ich schon sehr früh eine Affinität zu digitalen Tools und „Helferlein“ entwickelt, die mir helfen produktiv zu sein. Mittlerweile habe ich einen ganz guten Werkzeugkoffer für mich zusammen gestellt, mit dem ich meine Arbeit gut organisiert kriege und der mir hilft erfolgreich zu sein.

Erfolgreich ist, wer der die richtigen Dinge  richtig macht.  

Meine Arbeitsorganisation ist stark geprägt und beeinflusst vom HeffRecht-System und der dem GTD-Konzept von David Allen. Nach der Helfrecht Methode erarbeite ich (und mittlerweile auch alle Leitungskräfte im Stadtteilzentrum und in der .garage) einmal im Jahr die Jahreszielplanung für die Organisation. Es geht darum, mindestens einmal im Jahr den Kompass auszurichten, die wichtigsten Ziele in den erfolgsrelevanten Feldern zu definieren und eine (grobe) Vorgehensplanung zu skizzieren. Das GTD-Konzept von Davis Allen sorgt dafür, dass wir das operative Geschäft mit seiner großen Vielzahl von Projekten, Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten gut gemanagt bekommen. Die richtigen Dinge richtig zu machen – mit diesen beiden Konzepten ist sichergestellt, dass wir uns auf die wichtigen und richtigen Dinge fokussieren und uns nicht vollkommen vom Alltagstrubel vereinnahmen lassen.

KW 52: statt eines Wochenrückblicks… der Master-Review

Seit einer Woche habe ich frei. Weihnachten sei dank. Daher gibt es in dieser Woche auch keinen Wochenrückblick in meinem Geschäftsführer-Tagebuch. Das heisst natürlich nicht, dass ich Rückblick-technisch untätig bin. Ganz im Gegenteil. Ich nutze die Zeit zwischen den Jahren immer sehr intensiv für meinen „Master-Review“. Kenner der Materie wissen, dass dieses Tool ein wesentliches Element des Selbstmanagement-Konzepts „GTD“  von David Allen ist. Und viele  von Euch wissen, dass ich ein leidenschaftlicher „GTD´ler“ bin.

Wie sieht mein Master-Review konkret aus?

Zunächst einmal sehe ich meine persönliche „Liste meiner Erfolge“ und der Erfolge der von mir geleiteten Unternehmen / Organisationen und Projekte an. Da kam in diesem Jahr 2013 einiges zusammen: Eröffnung unserer dritten Kita, Eröffnung eines Familienstützpunktes, Beteiligung an spannenden Modellprojekten im Bezirk, neue Produkte in der .garage berlin, Fertigstellung und Präsentation  eines Buches, an dem ich mitgewirkt habe… u.v.m…… ! Diese „Liste der Erfolge“ ist ein „Heiligtum“ – denn sie rückt meine Wahrnehmung zurecht: Im Arbeitsalltag bin ich häufig mit den Themen und Fragestellungen befasst, die nicht so reibungs- und problemlos laufen; viele Sachen gehen schief oder werden be- und  verhindert. Der Blick auf meine „Liste der Erfolge“ relativiert die „negative“ Wahrnehmung und wirkt auf mich motivierend. Arbeiten ist immer beides: gewinnen und verlieren, erfolgreich sein und Misserfolge aushalten, Hochdruck und Entspannung. Auf die Balance kommt es an. Ungleichgewicht in die eine oder die andere Richtung kann man / kann  ich immer für eine bestimmte Zeit gut aushalten…. dauerhafte Schieflagen sind aber kräftezehrend und zermürbend. Der Rückblick auf ein ganzes Jahr rückt hier auch die zeitliche Dimension bestimmter Phasen in ein realistisches Licht.

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Immer am Ende des Jahres stelle ich auch fest, dass ich an zu vielen Projekten beteiligt bin und  an zu vielen Themen, an zu vielen „offenen Enden“ gleichzeitig arbeite. Ich neige dazu, immer neue Aufgaben anzunehmen. Interessante und herausfordernde Aufgaben üben eine magische Anziehungskraft auf mich aus. Ich kann nicht „Nein“ sagen, wenn der Job, das Projekt spannend aussieht und persönliche und/oder berufliche Weiterentwicklung verspricht. Daher ist der zweite Schritt meines Master-Reviews eine Mischung aus Rückblick und Vorausplanung: Ich sehe mir jeden (!) Job, jedes (!) Projekt an dem ich beteiligt bin, jedes (!) „offene Ende“ an und prüfe a.) ob mich das Thema noch interessiert bzw. noch aktuell und wichtig ist und ich weiter daran arbeiten möchte oder ich b.) die Aufgabe aufgeben (schöne Wortkombination… 😉 ) und/oder jemand anders anvertrauen kann oder c.) sich das Thema vielleicht schon vollkommen verändert oder „überlebt“ hat und es gar nicht mehr bearbeitet werden muss. Gerade Variante c.) ist immer wieder ein „Aha-Erlebnis“: Wenn Du plötzlich feststellst, dass Du bestimmte Aufgaben eigentlich nur noch machst, weil Du Dich so schön  an die Aufgabe gewöhnt hast – obwohl diese eigentlich im Laufe der Zeit vollkommen überflüssig und sinnlos geworden ist. Zum Glück kommt das bei meinen Aufgaben nicht sehr häufig vor – allerdings tritt das Phänomen bei der Überprüfung von Sitzungs- und Gremien-Teilnahme erschreckend oft auf….

Das „aussortieren“ erfolgt übrigens nicht nur im Bereich der Aufgaben und Verpflichtungen. Fast automatisch passiert es „nebenbei“, dass es mir ein  dringendes Bedürfnis wird, mich von „Zeugs“ zu trennen. Dinge in der physischen Welt, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben, Dinge, die ich mir gekauft, dann aber schnell das Interesse oder den Gefallen verloren habe. Kram der alles verstopft. Am Ende des Jahres schmeisse ich unglaublich viel weg oder verschenke Sachen, die vielleicht für andere noch einen Nutzen haben.

Alles was in diesem Check „rausfliegt“ macht Platz für neues. Das ist der dritte Teil meines „Master-Reviews“: Ausschau halten, in mich gehen, die Welt beobachten und entscheiden: Womit will und werde ich mich im nächsten Jahr verstärkt beschäftigen. Wo gibt es Chancen und Risiken, um die ich mich kümmern will?  Welche Entwicklungen und Projekte will ich befördern? Wo will ich mich engagieren? Und Wie?
Auch diese Liste überprüfe ich, unterziehe sie einem „Realitätscheck“. Dabei hilft mir mein Jahreszielplan (dessen Grobgerüst schon seit Ende November steht) und dabei hilft die „Liste meiner Hauptaufgaben“? Auf der „Liste meiner Hauptaufgaben“ stehen die Aufgaben und Verpflichtungen, die sich aus meiner Tätigkeit als Geschäftsführer zwangsläufig ergeben. „Für was genau leisten sich Stadtteilzentrum Steglitz und .garage berlin einen Geschäftsführer?“ Auf dieser Liste steht die Antwort…… Aus diesen definierten Hauptaufgaben und aus meinem beruflichen und persönlichen  Zielen ergeben sich meine Prioritäten, die im letzten Teil meines Master-Reviews zu einem Arbeitskonzept, zu einem Handlungsleitfaden für das neue Arbeitsjahr zusammengeführt werden.

Für mich ein unverzichtbarer Teil meines Selbstmanagement-Konzepts und meiner Arbeitsorganisation. „Zwischen den Jahren“ – für mich die wichtigste Zeit des Jahres.

Mein „Erfolgsgeheimnis“? – der „weekly review“!

Ich selbst lese ja keine Beiträge, in denen jemand verkündet, dass er ein „Geheimnis“ verrät. Entweder ist es dann kein Geheimnis, was da vorgestellt wird – oder der Mensch, der das schreibt ist ein unzuverlässiger, intriganter Zeitgenosse, dem man nicht vertrauen sollte….

Da Ihr diesen Beitrag angeklickt und nun bis hierher gekommen seid, gehe ich mal davon aus, dass Ihr anders seid. Das freut mich zwar, aber ich muss Euch enttäuschen: Auch ich verrate kein Geheimnis – das was hier steht, ist von anderen Menschen auf ihre Art auch schon beschrieben worden. Trotzdem schreibe ich über mein „Erfolgsgeheimnis“, weil ich immer mal wieder gefragt werde, was dieser ominöse Hinweis bei Facebook und Twitter soll, dass ich jetzt meinen „weekly review“ mache. Das will ich verraten (insofern ist das zumindest  dann ja für manche doch ein Geheimnis, das ich lüfte, wenn ich verrate was ich Sonntag abends so mache….) und ich glaube, dass es  gut ist  darüber zu schreiben, denn der weekly review ist für mich DER Schlüssel zu einer erfolgreichen Arbeitsplanung. Sollten viel mehr Leute so machen… dann würden sich manche wundern, was man – gut organisiert – so alles in einer Woche schaffen kann. Wenn man denn will……

Immer sonntags am späten Nachmittag setze ich mich an meinen Schreibtisch und widme mich – je nachdem wieviel Zeugs im Laufe der Woche den Weg zu mir gefunden hat – meiner wöchentlichen Durchsicht. David Allen nennt es in seinem GTD – Konzept den „weekly review“. Ich hatte anderer Stelle je schon beschrieben (klick  mal hier…….!) , dass Selbstmanagement mich doch sehr interessiert. Aus dem Konzept von David Allen habe ich für mich eine Form der Selbstorganisation gebastelt, die es mir ermöglicht, bei all den Jobs, den verschiedenen Aufgaben und Themen einen ziemlich guten Überblick zu behalten. Ohne David Allen und ein paar super nützliche Tools (v.a. Evernote und  Omnifocus) wäre ich hoffnungslos verloren.
Ich glaube, dass der sonntägliche weekly review der absolute Höhepunkt und der wichtigste Teil meines Selbstorganisationssystems ist: Alle Notizen werden spätestens hier einmal gründlich durchgesehen und ich checke, ob sich hieraus Aufgaben ergeben, die ich auf eine meiner Listen vermerken muss oder ob irgend jemand über irgend etwas informiert werden muss; ich checke, ob  evtl. noch nicht beantwortete Mails und Messages bearbeitet werden müssen; ich sehe meine Listen durch, was an Aufgaben aus  der  letzten Woche erledigt ist und abgehakt werden kann und was an neuen Aufgaben hinzu gekommen ist. Ich sehe alle „physischen Gegenstände“ in meinem Eingangskorb durch (Briefe, Kataloge, private Rechnungen, leere Batterien, ein kaputtes Portmonnaie ….z.B.) und entscheide, was damit getan werden muss (einzige Regel: nicht zurück in den Eingangskorb legen!). Schlussendlich sehe ich meinen Terminkalender durch und prüfe, ob und wie ich mich auf einzelne Termine in der vor mir liegenden Woche vorbereiten muss.)
Meine Listen sind – ganz GTD-konform – als Kontextlisten („am Telefon“, „am Rechner“, „bei Aldi“, „mit Max“, „mit Lieschen“, „zuhause“) oder als Projektlisten organisiert (wobei bei mir alles als „Projekt“ gilt, was mehr als einen Arbeitsschritt umfasst und dessen Erledigung mehr als zwei Minuten dauert).

Am Ende meines weekly reviews habe ich a.) ein super gutes Gefühl, weil ich weiss, dass alles, was in meinem Arbeitsbereich und im privaten Zusammenhang  an Jobs und Aufgaben umher schwirrt,  erfasst ist – ich vergesse kaum noch etwas – und b.) ich alle wichtigen Projekte immer auf einem aktuellen  Stand habe und mein Teil am Gelingen der einzelnen Vorhaben gut organisiert ist. Mehr kann man von einem Selbstmanagementsystem nicht erwarten, oder?

Toll finde ich, dass mittlerweile auch ziemlich viele Leitungsmitarbeiter*innen von Stadtteilzentrum Steglitz und .garage berlin nach diesem System arbeiten. Dies hat in ganz vielen Bereichen zu wirklich ganz erheblichen Produktivitäts- und Qualitätssprüngen geführt.

Also: wenn Ihr Euch wundert, warum ich Sonntag abends immer so wenig bei Facebook und Twitter unterwegs bin….. jetzt wisst Ihr es 😉

Das „Geheimnis“ dürft Ihr übrigens auch weitererzählen (also teilen und re-tweeten… 😉 )