Zielplan-Canvas: kreativ Ziele erarbeiten – Wirklichkeit gestalten!

Vom 20.-22. November waren die Projekt- und Bereichsleitungen des Stadtteilzentrum Steglitz e.V. zur Jahresklausurtagung im wunderbaren (und sehr aussergewöhnlichen) Pentahotel Potsdam/Teltow. Wie jedes Jahr stand das Thema „Jahreszielplanung“ auf der Agenda.

Hierfür hatten wir in den vergangenen Jahren ein festgelegtes Verfahren, das sich sehr stark an der HelfRecht-Methode orientierte. Ich hatte H I E R im Blog schon darüber berichtet. Die Methode war gut. Allerdings war in letzter Zeit zu beobachten, dass sich bei den  Kolleginnen und Kollegen – aber auch bei mir selbst – ein gewisser Frust aufbaute. Die Bedingungen unter denen wir alle arbeiten, haben sich in den letzten Jahren doch merklich verändert:

• Rahmenbedingungen sind nicht mehr stabil. Was vor einem oder zwei Jahren noch richtig und „wegweisend“ war, muss heute nicht mehr stimmen;
• die Geschwindigkeit aller Prozesse und Abläufe erhöht sich beständig. Das muss man nicht schön finden – das ändert aber nichts. Auch – aber sicher nicht nur – durch die technische Weiterentwicklung aller gängigen Kommunikations- und Arbeitstools wird der zur Verfügung stehende Zeitrahmen zwischen „Reiz“ und „Reaktion“ (oder zwischen „Auftrag“ und „Erledigung“ oder „Anfrage“ und „Antwort“ … etc.) immer enger. Die Kolleginnen müssen in immer kürzeren Abständen auf sich verändernde Bedingungen und Anforderungen reagieren. Das führt häufig dazu, dass die „Alltags-Anforderungen“ gefühlt oder real immer mehr Raum einnehmen -und  für strategische und / oder übergeordnete Aufgaben weniger Zeit zur Verfügung steht.
• der Anteil der „komplizierten und komplexen Aufgaben und Prozesse“ nimmt zu; immer öfter bewegen sich Kolleginnen und Kollegen in „chaotischen Arbeitssituationen“.  (Wer dazu mehr lesen möchte, dem sei hierzu der Blog von Oliver Schmidt empfohlen, der dies in seinem „HOME“ -Konzept anschaulich erklärt: blog.zwo-punkt-null.de )

erklär mal SMART….

Ich finde Erklärvideos super. Die meisten zumindest! Das heutige „Video der Woche“ erklärt, was es mit Zielen nach der „SMART-Methode“ auf sich hat…. – und das passt ja schon wieder ganz gut in die Zeit, denn am Donnerstag beginnt unsere Jahreszielplanungsklausur im Stadtteilzentrum Steglitz….

Das Video eignet sich übrigens auch super für die Arbeit in Kinder- und Jugendeinrichtungen – es ist in sehr verständlicher Sprache mit anschaulichen Beispielen gemacht – kommt  ja auch von „EasyFilms“…. 😉

 

Neue Zeiten

GF-Tagebuch #46

© Coloures-pic – Fotolia.com

Wer mir bei Facebook, Twitter und Co. folgt, hat mitbekommen, dass sich in meinem Arbeitsleben gerade eine Menge bewegt und verändert: Die größte und aktuell sichtbarste Veränderung ist der Umzug der Geschäftsstelle des Stadtteilzentrum Steglitz e.V.. Ich hatte hierzu an anderer Stelle schon geschrieben: „Die neuen Räume bieten mehr Platz für die Mitarbeitenden der Verwaltung. Darüber hinaus sind nun neben der Geschäftsführung auch alle Bereichsleitungen des Vereins “unter einem Dach”. (…) Beim Raumkonzept wurde großer Wert auf die Schwerpunkte  “Kommunikation” und “Zusammenarbeit” gelegt: Drei Besprechungsräume, die auch für ein Seminare und Schulungen geeignet sind, und eine großer Co-Working-Bereich, in dem 10 Arbeitsinseln für die Mitarbeitenden aus den verschiedenen Einrichtungen, aber auch für Kooperationspartner, das SRL-Innovationsteam oder engagierte Freiwillige / Ehrenamtliche zur stundenweisen bzw. temporären Nutzung zur Verfügung stehen.“

Die neuen Räume – von denen ich wirklich schwer begeistert bin – sind auf Wachstum und Erweiterung ausgelegt. Mit der Aufnahme der Arbeit hier ist das Versprechen verbunden, dass wir uns noch stärker für die sozialen Belange im Bezirk engagieren und noch mehr Verantwortung übernehmen und Engagement zeigen werden.

Ihr werdet in den nächsten Wochen und Monaten von vielen neuen Projekten und Vorhaben hören und auch an dieser Stelle lesen. Vom Förderumfang her eher kleine Projekte wie das „Willkommensprojekt Containerdorf Ostpreußendamm“ werden dabei sein, genau wie große Projekte, wie z.B. ein Social-Franchise-Vorhaben, mit dem wir die überregionale „Bühne“  betreten und unser Know-How und unsere Leistung bundesweit für Jugendhilfeträger zur Verfügung stellen.

KW 1: Allem Anfang wohnt ein Zauber inne….

Hermann Hesse hat recht. Natürlich. Etwas Neues zu beginnen, mit einem spannenden Vorhaben anzufangen, ein Projekt „auf die Schienen“ zu setzen… all das hat seine ganz eigene Energie, ist motivierend, ist inspirierend. Nach zwei Wochen Pause, Zeit der Entspannung, des Säge schärfens, der Planung und der Vorbereitung fühle ich mich wie ein Hund an der Leine, der endlich losrennen will. Voller Tatendrang und mit viel Lust auf die anstehenden Aufgaben und Herausforderungen sehe ich meinem ersten regulären Arbeitstag im neuen Jahr – Montag ist es soweit – entgegen.

In meiner Jahreszielplanung stehen aufregende Vorhaben. Einige  sind schon sehr konkret (wir planen eine neue Kita; wir werden uns in einem Modellprojekt zur Weiterentwicklung sozialraumorientierter Jugendhilfe in verantwortlicher Rolle engagieren; in der .garage wird ein neuer Arbeitsbereich bzw. ein neues Projekt  in unserem Unternehmen  an den Start gehen – „die .anders-berater“, eine Unternehmensberatung speziell für Non-Profit-Organisationen aus dem Sozial- und Umweltbereich und für die „Kreativszene“.)

Und zum Ende des Jahres wird mein Buch erscheinen, das sich  dem – mal mehr oder weniger spannenden – Alltag sozialer Unternehmen und Organisationen widmet.

Darüber hinaus habe ich beschlossen, mich ein bisschen mehr mit interessanten Ansätzen und Projekten und  Initiativen ausserhalb meiner gewohnten „Arbeits-Blase“ zu beschäftigen. Zwei Themen die mich besonders interessieren: Social-Franchise-Systeme und Offener Projekttransfer (hierzu hatte ich ja schon eine Leseempfehlung geblogt).Mittlerweile habe ich via Twitter Leute gefunden, die an diesem Thema schon länger arbeiten…. das reizt mich doch sehr.

Über meine Fortschritte, Rückschritte, Erfolge und Misserfolge werde ich weiter in diesem Geschäftsführer-Tagebuch berichten. Ich freue mich auch im neuen Jahr über Kommentare, Kritik, Anregungen und sonstige Rückmeldungen … und ganz besonders natürlich, wenn Ihr dieses Blog durch tatkräftiges „teilen“ und empfehlen unterstützt.

Bevor es denn so richtig weitergeht mit dem Tagebuch möchte ich aber noch um eine kurze Rückmeldung bitten! Ich habe unterschiedliche Feedbacks bekommen zu meiner Form der Ansprache: Es gab ein paar Mails von Leuten, die es unangemessen und unpassend finden, dass ich hier alle mit „Du“ anspreche. Wie seht Ihr das? Eigentlich finde ich das angenehmer… andererseits kennen wir uns ja nicht 😉

Eure Teilnahme an der unten stehenden kleinen Umfrage könnte für Klarheit und Orientierung sorgen….. Vielen Dank schon mal dafür!

Klausurtagung 2013

Am Donnerstag  ist es wieder soweit: Wir starten mit der jährlichen Klausurtagung zum Thema „Jahreszielplanung 2014“ mit 20 Leitungsmitarbeiter*innen aus dem Stadteilzentrum Steglitz e.V. . Die Tagung geht bis Samstag. Die Tage sind immer ausgesprochen arbeitsintensiv und insofern duchaus auch anstrengend …Aber sie sind auch immer (!) sehr sehr inspirierend und motivierend. Es ist tatsächlich ungeheuer spannend zu sehen, wieviel kreative und produktive Energie freigesetzt wird, wenn man sich für ein paar Tage dem Alltagsgeschäft entzieht und sich Zeit nimmt, den Kompass neu zu justieren.

In einem älteren Beitrag habe ich schon mal beschrieben, was wir da jedes Jahr drei Tage lang machen (und warum wir das so tun, wie wir das tun…):

„Einmal im Jahr (in der Regel im November) kommen alle Projektleiter(innen), unsere Arbeitsbereichsleiter, Mitglieder unseres ehrenamtlichen Vorstandes und ich (als Geschäftsführer des SzS) zu einem Klausurwochenende zusammen. Wir treffen uns außerhalb Berlins in einem netten Hotel und haben Zeit und Ruhe für Planung und Neu-Ausrichtung – oder um es mit David Allen (dem Autor von “Wie ich die Dinge geregelt bekomme” ) zu sagen: Wir verändern die Flughöhe…………… Wir verlassen die Ebene der Alltags- und Projektarbeit und schauen und von einer höheren Warte aus, die Ergebnisse, die Entwicklungen und die Perspektiven unserer Arbeit an.

Hierzu stellen wir uns zunächst die Frage nach aktuellen Chancen und Risiken in der Entwicklung unseres Arbeitsfeldes. Wir tun das mit Blick auf unsere Erfolge (Wie können wir Erfolgserfahrungen wiederholen?) und wir tun dies mit Blick auf unsere „Mißerfolge“ und fragen nach dem „wirksamen Mangel“ in den unterschiedlichen Bereichen unserer Arbeit.

Hierbei gehen wir sehr strukturiert vor: Jede/r analysiert Chancen und Risiken seines Projektes / seiner Einrichtung in den Bereichen

1 Mitarbeiter
2 Produkte / Angebote / Dienstleistungen
3 Kundennutzen
4 Organisation & Planung
5 Öffentlichkeitsarbeit & Vertrieb
6 Beschaffung / Einkauf / Finanzen
7 Investitionen
8 Vertrauliches / Persönliches

Aus den Ergebnissen werden dann Jahreszielpläne formuliert, die zwischen Projekt-/Arbeitsbereichsleitung und Geschäftsführung besprochen und dann verbindlich vereinbart werden.

Auf der Grundlage der vereinbarten Jahreszielpläne erarbeiten die Projekt- und Arbeitsbereichsleiter jeweils monatlich – um den 20. herum – eine Monatszielplanung bzw. die Vorgehensplanung zum Jahreszielplan. Für den Ablauf dieser Gespräche nutzen wir die „Monatszielplanfragen“ von HelfRecht als Orientierung:

1. Habe ich die Monatsziele meines Arbeitsbereichs / Projekts erreicht / nicht erreicht (Gründe) / überschritten (Gründe)?
2. Werde ich nach dem jetzigen Stand die Jahresziele meines Arbeitsbereiches / Projektes erreichen / nicht erreichen (Gründe) / überschreiten (Gründe)?
3. Welche Teilziele (Liste) meines Arbeitsbereichs / Projekts für den nächsten Monat ergeben sich aus dem Jahreszielplan ?
4. Welche Maßnahmen werde ich durchführen, um die Ziele meines Arbeitsbereichs / Projekts für den nächsten Monat zu erreichen ?
Wen brauche ich intern/extern, um die anstehenden Aufgaben und Herausforderungen zu meistern?
Welche Mittel (Geld, Ausstattung, Unterlagen) sind hierzu nötig?
5. Welche Möglichkeiten der Kostenersparnis gibt es in meinem Arbeitsbereich / meinem Projekt?
6. Wie kann ich die Öffentlichkeitsarbeit unseres Vereins unterstützen? Wie kann ich zum guten Ruf des Vereins beitragen?
7. Welche Einzelgespräche plane ich in diesem Monat (Mitarbeiter, Kunden, Vorgesetzte, Koop.-Partner)?
8. Wann sehe ich meine Liste der Ideen durch und verwerte sie?
9. Was nehme ich in die Liste meiner Erfolge auf?

Auf diese Weise gelingt es uns recht gut, die alltägliche Arbeit in den Projekten und Einrichtungen zu steuern ohne Gefahr zu laufen, die mittel- und längerfristigen Ziele des Vereins aus dem Blick zu verlieren. Wir schaffen uns einen sehr verbindlichen Rahmen für die tägliche Arbeit, sichern den Projekt- und Einrichtungsleitern aber innerhalb dieses Rahmens ein Höchstmaß an Handlungsfreiheit und Entscheidungskompetenz.

Die Steuerung des gesamten Vereins ist auf diese Weise gut handhabbar –ich kann als Geschäftsführer den Überblick über die Richtung und Entwicklung der alltäglichen Arbeit behalten – ohne Gefahr zu laufen, mich zu sehr in Alltagsangelegenheiten zu verlieren.“

In einem kleinen Video hat Jörg Backes, Projektleiter des Kinder- und Jugendhauses Immenweg, ein paar Eindrücke aus der Klausurtagung des letzten Jahres zusammengetragen und festgehalten.

Klausurtagung 2012

Ich vermute, Ihr wisst jetzt, warum ich mich auf diese drei Tage riesig freue…….