Zielplan-Canvas: kreativ Ziele erarbeiten – Wirklichkeit gestalten!

IMG_3227Vom 20.-22. November waren die Projekt- und Bereichsleitungen des Stadtteilzentrum Steglitz e.V. zur Jahresklausurtagung im wunderbaren (und sehr aussergewöhnlichen) Pentahotel Potsdam/Teltow. Wie jedes Jahr stand das Thema „Jahreszielplanung“ auf der Agenda.

Hierfür hatten wir in den vergangenen Jahren ein festgelegtes Verfahren, das sich sehr stark an der HelfRecht-Methode orientierte. Ich hatte H I E R im Blog schon darüber berichtet. Die Methode war gut. Allerdings war in letzter Zeit zu beobachten, dass sich bei den  Kolleginnen und Kollegen – aber auch bei mir selbst – ein gewisser Frust aufbaute. Die Bedingungen unter denen wir alle arbeiten, haben sich in den letzten Jahren doch merklich verändert:

  • Rahmenbedingungen sind nicht mehr stabil. Was vor einem oder zwei Jahren noch richtig und „wegweisend“ war, muss heute nicht mehr stimmen;
  • die Geschwindigkeit aller Prozesse und Abläufe erhöht sich beständig. Das muss man nicht schön finden – das ändert aber nichts. Auch – aber sicher nicht nur – durch die technische Weiterentwicklung aller gängigen Kommunikations- und Arbeitstools wird der zur Verfügung stehende Zeitrahmen zwischen „Reiz“ und „Reaktion“ (oder zwischen „Auftrag“ und „Erledigung“ oder „Anfrage“ und „Antwort“ … etc.) immer enger. Die Kolleginnen müssen in immer kürzeren Abständen auf sich verändernde Bedingungen und Anforderungen reagieren. Das führt häufig dazu, dass die „Alltags-Anforderungen“ gefühlt oder real immer mehr Raum einnehmen -und  für strategische und / oder übergeordnete Aufgaben weniger Zeit zur Verfügung steht.
  • der Anteil der „komplizierten und komplexen Aufgaben und Prozesse“ nimmt zu; immer öfter bewegen sich Kolleginnen und Kollegen in „chaotischen Arbeitssituationen“.  (Wer dazu mehr lesen möchte, dem sei hierzu der Blog von Oliver Schmidt empfohlen, der dies in seinem „HOME“ -Konzept anschaulich erklärt: blog.zwo-punkt-null.de )

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JHA – nach Klausur fit für Zukunft

GF-Tagebuch #13

Seit Beginn der aktuellen Wahlperiode bin ich „ordentliches Mitglied“ (Bürgerdeputierter) des Jugendhilfeausschusses Steglitz-Zehlendorf (JHA). Der JHA trifft sich i.d. R. monatlich. Als Teil des Jugendamtes ist er zuständig für alle Belange, die Kinder und Jugendliche in unserem Bezirk betreffen. Die Zusammensetzung ist gesetzlich geregelt :Ihm gehören neben Bezirksverordneten aller Fraktionen Mitglieder der Vertretungskörperschaft des öffentlichenTrägers an (Bezirk) und Frauen und Männer, die von den anerkannten Freien Trägern der Jugendhilfe und der Jugendverbände vorgeschlagen werden. (siehe auch Wikipedia > Der Jugendhilfeausschuss > )

Als zuständiger Fachausschuss der Bezirksverordnetenversammlung (BVV) stellt er die Weichen für die Entwicklung und Ausrichtung der Jugendhilfe im Bezirk. Ihr versteht: Die Arbeit des JHA ist wichtig. Und es ist wichtig, dass die Arbeit des JHA die wichtigen und richtigen Themen in den Fokus nimmt und sich konsequent an den relevanten (selbst-formulierten) Prioritäten orientiert.

SFBB - schön gelegen und gut zum arbeiten...

SFBB – schön gelegen und gut zum arbeiten…

Doch was ist wichtig? Was ist richtig? Was sind die relevanten Prioritäten? Um diese Fragen zu beantworten hat sich der JHA Steglitz-Zehlendorf zusammen mit wichtigen MitarbeiterInnen des Bezirksamtes zu einer Klausurtagung in die (herrlich gelegene) Sozialpädagogische Fortbildungsstätte Berlin Brandenburg ins Jagdschloss Glienicke zurück gezogen. Am Freitag und Samstag haben wir intensiv diskutiert – über Form und Ablauf der Sitzungen,  über einen dialog- und kommunikationsfördernden Rahmen  und entsprechende Arbeitsformen, über eine Steigerung der Fachlichkeit durch bessere Vorbereitung der Themen und Arbeitsprojekte und über neue  Formen der Beteiligung von Kindern und Jugendlichen.

Verlauf und Ergebnis der heutigen Klausurtagung stimmen mich hoffnungsfroh. Und auch bei vielen anderen TeilnehmerInnen machte sich im Anschluss eine gewisse „Aufbruchstimmung“ bemerkbar. Wir haben in relaitiv kurzer Zeit richtig viel geschafft und – das war eine wichtige Erfahrung – wir waren alle einem guten, konstruktiven Kontakt.   Ich bin gespannt auf die weitere Arbeit im JHA und freue mich, wenn die erwarteten Veränderungen schon bald Früchte tragen.
Übrigens twittere ich immer fleißig aus denn Sitzungen des JHA und stelle meine Sitzungsnotizen direkt im Anschluss an die Sitzung bei Facebook und Twitter online. Wenn Ihr verfolgen wollt, wie sich die Arbeit im JHA weiter entwickelt und womit  wir uns dort beschäftigen dann folgt mir bei Twitter und / oder bei Facebook bzw. orientiert Euch dort am Hashtag #jhasz .

 

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Seit November 2013 schreibe ich wöchentlich an meinem “Geschäftsführer-Tagebuch”. Warum ich das tue, könnt Ihr lesen, wenn Ihr H I E R klickt. Ich freue mich, wenn Ihr die Beiträge interessant findet und Ihr sie über Eure Kanäle (Facebook, Twitter  und Co.) teilt und verbreitet!

 

 

Klausurtagung 2013

Am Donnerstag  ist es wieder soweit: Wir starten mit der jährlichen Klausurtagung zum Thema „Jahreszielplanung 2014“ mit 20 Leitungsmitarbeiter*innen aus dem Stadteilzentrum Steglitz e.V. . Die Tagung geht bis Samstag. Die Tage sind immer ausgesprochen arbeitsintensiv und insofern duchaus auch anstrengend …Aber sie sind auch immer (!) sehr sehr inspirierend und motivierend. Es ist tatsächlich ungeheuer spannend zu sehen, wieviel kreative und produktive Energie freigesetzt wird, wenn man sich für ein paar Tage dem Alltagsgeschäft entzieht und sich Zeit nimmt, den Kompass neu zu justieren.

In einem älteren Beitrag habe ich schon mal beschrieben, was wir da jedes Jahr drei Tage lang machen (und warum wir das so tun, wie wir das tun…):

Einmal im Jahr (in der Regel im November) kommen alle Projektleiter(innen), unsere Arbeitsbereichsleiter, Mitglieder unseres ehrenamtlichen Vorstandes und ich (als Geschäftsführer des SzS) zu einem Klausurwochenende zusammen. Wir treffen uns außerhalb Berlins in einem netten Hotel und haben Zeit und Ruhe für Planung und Neu-Ausrichtung – oder um es mit David Allen (dem Autor von “Wie ich die Dinge geregelt bekomme” ) zu sagen: Wir verändern die Flughöhe…………… Wir verlassen die Ebene der Alltags- und Projektarbeit und schauen und von einer höheren Warte aus, die Ergebnisse, die Entwicklungen und die Perspektiven unserer Arbeit an.

Hierzu stellen wir uns zunächst die Frage nach aktuellen Chancen und Risiken in der Entwicklung unseres Arbeitsfeldes. Wir tun das mit Blick auf unsere Erfolge (Wie können wir Erfolgserfahrungen wiederholen?) und wir tun dies mit Blick auf unsere „Mißerfolge“ und fragen nach dem „wirksamen Mangel“ in den unterschiedlichen Bereichen unserer Arbeit.

Hierbei gehen wir sehr strukturiert vor: Jede/r analysiert Chancen und Risiken seines Projektes / seiner Einrichtung in den Bereichen

1 Mitarbeiter
2 Produkte / Angebote / Dienstleistungen
3 Kundennutzen
4 Organisation & Planung
5 Öffentlichkeitsarbeit & Vertrieb
6 Beschaffung / Einkauf / Finanzen
7 Investitionen
8 Vertrauliches / Persönliches

Aus den Ergebnissen werden dann Jahreszielpläne formuliert, die zwischen Projekt-/Arbeitsbereichsleitung und Geschäftsführung besprochen und dann verbindlich vereinbart werden.

Auf der Grundlage der vereinbarten Jahreszielpläne erarbeiten die Projekt- und Arbeitsbereichsleiter jeweils monatlich – um den 20. herum – eine Monatszielplanung bzw. die Vorgehensplanung zum Jahreszielplan. Für den Ablauf dieser Gespräche nutzen wir die „Monatszielplanfragen“ von HelfRecht als Orientierung:

1. Habe ich die Monatsziele meines Arbeitsbereichs / Projekts erreicht / nicht erreicht (Gründe) / überschritten (Gründe)?
2. Werde ich nach dem jetzigen Stand die Jahresziele meines Arbeitsbereiches / Projektes erreichen / nicht erreichen (Gründe) / überschreiten (Gründe)?
3. Welche Teilziele (Liste) meines Arbeitsbereichs / Projekts für den nächsten Monat ergeben sich aus dem Jahreszielplan ?
4. Welche Maßnahmen werde ich durchführen, um die Ziele meines Arbeitsbereichs / Projekts für den nächsten Monat zu erreichen ?
Wen brauche ich intern/extern, um die anstehenden Aufgaben und Herausforderungen zu meistern?
Welche Mittel (Geld, Ausstattung, Unterlagen) sind hierzu nötig?
5. Welche Möglichkeiten der Kostenersparnis gibt es in meinem Arbeitsbereich / meinem Projekt?
6. Wie kann ich die Öffentlichkeitsarbeit unseres Vereins unterstützen? Wie kann ich zum guten Ruf des Vereins beitragen?
7. Welche Einzelgespräche plane ich in diesem Monat (Mitarbeiter, Kunden, Vorgesetzte, Koop.-Partner)?
8. Wann sehe ich meine Liste der Ideen durch und verwerte sie?
9. Was nehme ich in die Liste meiner Erfolge auf?

Auf diese Weise gelingt es uns recht gut, die alltägliche Arbeit in den Projekten und Einrichtungen zu steuern ohne Gefahr zu laufen, die mittel- und längerfristigen Ziele des Vereins aus dem Blick zu verlieren. Wir schaffen uns einen sehr verbindlichen Rahmen für die tägliche Arbeit, sichern den Projekt- und Einrichtungsleitern aber innerhalb dieses Rahmens ein Höchstmaß an Handlungsfreiheit und Entscheidungskompetenz.

Die Steuerung des gesamten Vereins ist auf diese Weise gut handhabbar –ich kann als Geschäftsführer den Überblick über die Richtung und Entwicklung der alltäglichen Arbeit behalten – ohne Gefahr zu laufen, mich zu sehr in Alltagsangelegenheiten zu verlieren.“

In einem kleinen Video hat Jörg Backes, Projektleiter des Kinder- und Jugendhauses Immenweg, ein paar Eindrücke aus der Klausurtagung des letzten Jahres zusammengetragen und festgehalten.

Klausurtagung 2012

Ich vermute, Ihr wisst jetzt, warum ich mich auf diese drei Tage riesig freue…….