arbeiten im Corona-Modus, 4. Woche: raus aus dem Krisenmodus und Blick nach vorn

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Irgendwie sind wir in der Krise angekommen. Wir arbeiten seit vier Wochen im Krisenmodus – und wir gewöhnen uns allmählich daran. Schlau ist beides nicht. Aber:  Können wir in einer solchen Krise überhaupt anders?

Seit Mitte März arbeite ich nur noch im Krisenmodus. Und meinen Kolleg*innen im Leitungsteam des Stadtteilzentrum Steglitz geht es nicht viel anders. Die Gestaltung des Arbeitstages hat sich radikal verändert – darüber habe ich hier schon hinlänglich berichtet. Bei mir sieht es aktuell so aus, dass ich vieles von dem, was ich vor Corona praktiziert habe um meine Aufgaben und Projekte gut und zielführend zu organisieren und voranzubringen bzw. zu erledigen komplett über den Haufen geschmissen habe. Mein Mail-Experiment ist seit Corona beendet: Ich habe alle Mitteilungen auf Rechner, iPad und Smartphone wieder aktiviert – checke permanent Mails und sonstige Nachrichtenkanäle – immer bemüht auf Infos, Anfragen, neue Anforderungen schnellstmöglich reagieren zu können. Mein Fokus liegt nur noch auf der Organisation neuer und aktuter Corona-bedingter Aufgaben und Problemlösungen. Ich bin permanent „alarmiert“, permanent im Krisenmodus.

Raus aus dem „Corona-Hamsterrad“

In den Tagen vor Ostern hatte ich das erste Mal die leise Ahnung, dass das a.) nicht schlau und b.) gar nicht mehr nötig ist. In unseren Einrichtungen ist mittlerweile eine merkwürdige „Normalität“ eingekehrt. Die Kolleg*innen entwickeln digitale Formate, organisieren die Notbetreuungen, bereiten sich auf Veränderungen und neue Entwicklungen vor, die absehbar sind (Wochenend- und Nachtöffnungen der Kitas, Erweiterung des Kreises der anspruchsberechtigten „systemrelevanten“ Eltern, Lockerung der aktuellen Beschränkungen). All das passiert „nebenbei“, fast geräuschlos. Kein Grund eigentlich für „Krisenmodus“.

mein Mail-Experiment im Dezember….

Ab heute mache ich mein persönliches E-Mail-Experiment! Ich lese und bearbeite meine Mails nur noch einmal am Tag. So der Plan – und ich bin gespannt, ob ich das durchhalte. 

Ich habe mich mal beobachtet – im Schnitt gucke ich 4-5 mal pro Stunde auf mein iphone um nach Mails zu gucken. Und wenn ich am Rechner im Büro sitze, checke ich den Posteingang noch öfter. Und ich neige dazu, jedesmal sofort auf die Mails zu reagieren bzw. sie zumindest irgendwie für eine spätere Bearbeitung zu markieren oder sie an andere weiterzuleiten. Ich tue irgendwas mit ihnen – und lasse mich auf diese Weise andauernd von den Aufgaben und Dingen ablenken, die ich  eigentlich machen wollte und sollte. Insofern sind E-Mails meine ganz speziellen Produktivitätskiller. Und sie bringen mich zudem in einen Modus, der 100%ig fremdbestimmt ist. Irgendein schlauer Kopf hat mal gesagt: „Wer ständig auf Mails reagiert, arbeitet die To-Do-Listen anderer Leute ab.“ Und das ist genau das Gegenteil davon, seinen Fokus auf seine eigenen Ziele und Prioritäten zu richten.

Workshop „Projekte besser managen mit Evernote“

Am Samstag, den 2.11.2019  von 10.00 – 16.00 Uhr kannst Du Dir die Grundlagen für mehr Produktivität und Effektivität  erarbeiten. Im Workshop „Projekte besser managen mit Evernote“ lernst Du, wie Dir das Programm dabei helfen kann und wie Du Evernote sinnvoll für Dich einrichtest und nutzt.

In einer kleinen Runde (max. 10 Teilnehmende aus dem Sozial- und Gesundheitsbereich) zeige ich Dir in einem Workshop wie Du Evernote nutzen kannst, um deine Jobs in deinem Projekt oder Deinem Verein effektiver und effizienter zu organisieren. Neben einer kurzen Überblick über die wichtigsten Aspekte und Workflows der  Selbstmanagementmethode GTD von David Allen lernst Du die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten von Evernote kennen.

Evernote ist in meinen Augen die Killer-App, mit der man fast alles managen kann, was  im beruflichen und im privaten Kontext auf dem Radar erscheint. Besonders auch für Leute aus dem Sozialbereich erscheint mir Evernote unverzichtbar, denn es bietet zahlreiche Vorteile gegenüber anderen (meist kostspieligen)  Software-Lösungen:

• Evernote bietet ein absolut faires Preismodell an, das Preis-Leistungsverhältnis ist unschlagbar….
• Evernote ist flexibel und presst Dich nicht in irgendeine feste und starre Struktur. Du kannst Evernote so gestalten, wie Du es willst – egal ob, Du alles über Notizbücher oder über Schlagwörter ordnen oder ganz auf eine Struktur verzichten möchtest – alles ist frei gestaltbar. Jedes Evernote ist anders.
• Evernote funktioniert plattformübergreifend, es gibt Versionen für alle Betriebssysteme.
• Evernote läuft auch auf allen Mobile Devices – egal ob, Windows-, Android- oder iOS-System.
• Evernote ist stabil, zuverlässig und v.a. seriös. Du musst Dir keine Sorgen um Deine Daten machen.
• Du kannst Notizen nur für Dich und für Deinen privaten Gebrauch machen – und du kannst in gemeinsamen Notizbüchern zusammen mit anderen und im Team zusammenarbeiten…..

Die Liste der Vorzüge liesse sich noch lange fortsetzen (ich bekomme übrigens kein Geld dafür, dass ich hier soviel Werbung für das Programm mache…… es ist wirklich echte Liebe…). Gerade im Sozialbereich sind wir oft mit Informationsflut und chaotischen Rahmenbedingungen konfrontiert. Evernote bietet dir die Möglichkeit im Chaos den Überblick zu bekommen und zu erhalten!

Was genau lernst Du im Workshop?

digital, handschriftlich, digital-handschriftlich……..?

Christian Müller hat einen interessanten Impuls mit dem Titel „Handschrift als Produktivitätsturbo für digitale Notizen veröffentlicht. (H I E R der ganze Beitrag)

Christian sagt, dass durch das Erfassen handschriftlicher Notizen auf digitalen Tools,  das „beste aus beiden Welten“ zusammengeführt wird – hierdurch entsteht ein enormer Produktivitätsschub.

Im Wesentlichen teile ich Christians Einschätzung.  Ich habe seit langem meine handschriftlichen Notizen mit dem Pencil & iPad-pro in “GoodNotes” gemacht (und nutze das Toll immer noch intensiv). Ich komme langsam wieder davon ab und gehe immer öfters wieder zurück zu Papier (bin da aber noch sehr ambivalent)….

Meine Gründe:

…….oder nutzt Du schon Evernote?

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Die Teilnehmenden meiner Evernote-Workshops kommen allesamt aus dem Sozialen Bereich. Und alle vereint eine Not: Wie bekommen wir die Vielzahl von Inputs, Informationen und Anforderungen so erfasst und organisiert, dass wir sie garantiert effektiv und effizient erledigen können? Und wie kann ich sicherstellen, dass ich jederzeit und überall Zugriff auf alle Informationen habe, die für meine Projekte und die zu erledigenden Aufgaben relevant sind. Die Antwort auf diese Frage heisst: Organisieren Deinen Workflow und all deine Projekte und Jobs mit Evernote.

Am 14.7. in der Zeit von 14.00 Uhr bis 17.00 Uhr findet der nächste Evernote-Workshop statt. Eine ausführliche Beschreibung findest Du hier:  Evernote Workshop 

Vielleicht ist das auch was für Dich? Der Workshop kostet € 99.- – meld Dich am besten noch heute per Mail an.

Hier ein paar Stimmen von Teilnehmenden:

3 Tipps für ungestörtes Arbeiten

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Im Moment habe ich unglaublich viel zu tun. Von „Sommerloch“ überhaupt keine Spur……Ich komme nicht mal mehr dazu hier regelmäßig zu bloggen. Das muss sich ändern……

Und immer wenn ich viel zu tun habe, dann bin ich offen für und neugierig auf gute Tipps zur Steigerung meiner Produktivität. Dabei geht es mir nicht darum, immer mehr mehr in kürzerer Zeit zu schaffen, sondern darum, in der mir zur Verfügung stehenden Zeit die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, die bestmögliche Leistung „abzuliefern“.

Ich habe in den letzten drei Wochen drei neue Gewohnheiten in mein Leben integriert, die meine Produktivität erheblich beeinflusst haben. Probiert es einfach auch mal aus, und berichtet, was für Erfahrungen Ihr so damit macht……

Hier meine 3 Tipps für Euch:

Ich bin neugierig. Furchtbar neugierig.

… und deshalb hatte ich im Dezember 2013 schon mal einen kleinen Aufruf gestartet, der aber auf wenig bis gar keine Resonanz stiess. Ich will es nochmal probieren – und zitiere mich (ausnahmsweise) mal selber:

„Ein (Schreibtisch-) Bild verrät mehr als tausend Worte: Wie arbeitet der Mensch vor dem Rechner ? Wie sieht es auf seinem Schreibtisch aus? Kreativer Chaot? Ordentlich und strukturiert? Übersichtlich? Herausfordernd? Wild? Ich interessiere mich immer sehr dafür, wie Menschen arbeiten und wie die Bedingungen aussehen , die sie sich schaffen um produktiv sein zu können.  Und deshalb möchte ich auch so gerne wissen, wie die Schreibtische und Arbeitsplätze der Menschen aussehen, die meine Beiträge lesen oder die mir in den verschiedenen sozialen Netzwerken folgen…..

5 Tipps, wie Du den Überblick über Deine Jobs und Projekte behältst

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Sozialschaffende sind nicht unbedingt dafür bekannt, sich mit Selbstorganisations- bzw. Selbstmanagement-Methoden zu befassen. Selbst in Leitungsfunktionen finden sich viele SozialarbeiterInnen und PädagogInnen, die ganz idealistisch das Richtige wollen – aber durch ihr chaotisches Tun und Handeln häufig Schaden anrichten: Am Projekt. An der Organisation. An den Mitarbeitenden. An sich selbst. Häufig haben wir es hier mit hochgradig engagierten und ehrenwerten Kolleginnen und Kollegen zu tun, die – leider sehr häufig – in der Hoffnung und Annahme vor sich hinwurschteln, dass „das alles schon irgendwie klappen wird, solange man das richtige will….“  Ressourcen, Zeit, Geld und Nerven aller Beteiligten werden strapaziert und verschwendet. Häufig scheitern Führungskräfte im Sozialbereich, weil sie ein paar grundlegende Selbstmanagement- und Produktivitätsregeln nicht kennen oder nicht beachten…. Aber – und jetzt kommt eine gute Nachricht! – das muss nicht sein!

5 Methoden, die entscheiden sind für Erfolg oder Mißerfolg in Deiner Leitungstätigkeit

In den letzten Tagen habe ich darüber nachgedacht, welche Produktivtätsmethoden und „Tricks“ für mich persönlich die wichtigsten sind. Ich habe fünf definiert, die meiner Meinung nach ganz wesentlich über Erfolg oder Mißerfolg in der Leitungstätigkeit entscheiden:

1. Alle (!) Informationen ein einem (!) Ort sammeln

Jeden Tag strömen Unmengen von Informationen auf uns ein – viele verbunden mit einer Aufforderung oder dem Auftrag etwas zu tun, aktiv zu werden. Während ich meine Mails sichte, klingelt das Telefon oder eine Kollegin schiebt  mir einen Zettel rein. Danach gehts in die Sitzung und anschliessend noch ein Mitarbeitergespräch…. zwischen den Terminen noch schnell eine SMS gelesen und dann wieder ins Büro….. Sehr schnell verliert man hier den Überblick – viele KollegInnen verlieren sich in „Post-Its“ oder Schmierzetteln oder versuchen sich die vielen Punkte zu merken. Dieses System ist fehleranfällig und zum scheitern verurteilt.

Mein Tipp: Alles aufschreiben und idealerweise an einem Ort sammeln. Je nachdem wie Ihr arbeitet, ist das ein (!) zentrales Notizbuch, das ihr immer (!) dabei habt und in das ihr alles hineinschreibt oder ein elektronisches Gerät mit einem entsprechend geeigneten Programm, das Euch hilft, alles zentral an einem Ort festzuhalten…. (bei mir ist das mein iPhone/iPad mit meiner Lieblingsproduktivitätsapp Evernote).

ausmisten mit dem 5-4-3-2-1-System

Wenn es Euch so geht wie mir und den meisten Menschen, die ich kenne, stehen auf Euren To-Do-und Aufgabenlisten immer viel mehr Punkte als Ihr jemals bearbeiten und erledigen könnt. Es sammelt sich eine Menge Material an, wenn man konsequent alle Aufgaben, Anfragen, Aufträge, Bitten, Zusagen, Wünsche, Ideen und „Zeugs“ ordentlich erfasst, durchsieht und organisiert. Nur mit dem erledigen hakt es auch bei Menschen, die gut und ordentlich organisiert und strukturiert sind, immer wieder. Das liegt i.d.R. nicht an Dummheit, Unvermögen oder Faulheit der Leute, sondern, daran, dass stets neuer Input auf uns einströmt und jede erledigte Aufgabe zwei neue nach sich zieht.

Im Rahmen meines „Quarter-Reviews“ bin ich all meine Projekte und  Next-Action-Listen durchgegangen und auf eine Vielzahl von offenen Punkten gestossen, die ich teilweise schon seit Wochen (einige wenige sogar seit Monaten) mit mir herumschleppe. (Mein System habe ich u.a.  H I E R kürzlich beschrieben). Und bei der Durchsicht habe ich mich an eine Methode erinnert, die ich für mich mal in einer Hoch-Stress-Phase entwickelt habe: das 5-4-3-2-1-System.

Ausmisten macht glücklich.

Wie funktioniert mein 5-4-3-2-1-System? Ich nehme mir Zeit, um meine Projekt- und Aufgabenlisten fünf mal hintereinander durchzusehen. Aufgabe für die erste Duchsicht: 5 Aufgaben ersatzlos streichen, in der zweiten Runde streiche ich 4 Aufgaben, in der dritten  dann 3, in der vierten Runde 2 und in der letzten Runde eine Aufgabe. 5-4-3-2-1 – ganz einfach 🙂 Nach 5 Runden habe ich also 15 Aufgaben weniger auf meiner Liste. Wichtig: Die Aufgaben müssen ersatzlos gestrichen – also nicht neu formuliert, neu terminiert, umdefiniert oder delegiert  sondern gelöscht / gestrichen – werden.

Die ersten zwei Runden laufen bei mir immer recht schnell, ab Runde drei wirds schon schwieriger. Aber man schafft es, wenn man Vertrauen hat. Denn: Aufgaben, die seit Wochen (oder gar Monaten) auf Eurer Liste stehen, scheinen weder besonders wichtig oder dringend zu sein…. also weg damit. Wenn Ihr Euch mal vertut und die Aufgabe falsch einschätzt und sie möglicherweise „voreilig“ gestrichen habt, könnt Ihr sicher sein, dass sie irgendwann wieder in Euer Leben tritt und sich als „wichtig“ oder „dringend“ bemerkbar macht. Dann könnt Ihr sie ja wieder in Eurer System aufnehmen und „einpflegen“. Meine Erfahrung: 99% der gestrichenen Aufgaben tauchen nie wieder auf, kein „Hahn kräht danach“…. sie waren und sind nicht relevant.

Es ist ein befreiendes Gefühl, das (zumindest bei mir) eine Menge Energie freisetzt. Ausmisten macht glücklich.

Probiert diese Methode einfach mal aus und befreit Euch von altem Ballast. Ich bin auf Eure Erfahrungsberichte gespannt.

Nachtrag: Fortgeschrittene machen diese Übung übrigens zwei- bis dreimal hintereinander 😉

Mampel bei Lars Bobach: „Mein Setup“

Lars Bobach macht einen wunderbaren Blog. Motto: „Produktiv in digitalen Zeiten“. In diesem Blog stellt er Tools und Workflows vor, die ihm helfen, sein Unternehmer-Alltag produktiv und effektiv zu gestalten. Seit einiger Zeit mit dem Anspruch, sein Büro papierlos zu managen.

Sein Blog ist eine reichhaltige Quelle von wirklich guten Tipps und Informationen – für jeden, der sich mit Produktivität und Selbst-/Arbeitsorganisation beschäftigt, ein absolutes MUSS.

In einer kleinen Serie stellt Lars vor, wie sich andere Menschen organisieren und welche Apps und Tools sie dafür nutzen. An diesem  Wochenende war ich dran. In der Serie „Mein Setup“ stelle ich vor, mit welchen Hilfsmitteln ich meine diversen Jobs und Aufgaben steuere und organisiere.

Hier gehts zum Beitrag ….