3 Tipps für ungestörtes Arbeiten

© alphaspirit - Fotolia.com

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Im Moment habe ich unglaublich viel zu tun. Von „Sommerloch“ überhaupt keine Spur……Ich komme nicht mal mehr dazu hier regelmäßig zu bloggen. Das muss sich ändern……

Und immer wenn ich viel zu tun habe, dann bin ich offen für und neugierig auf gute Tipps zur Steigerung meiner Produktivität. Dabei geht es mir nicht darum, immer mehr mehr in kürzerer Zeit zu schaffen, sondern darum, in der mir zur Verfügung stehenden Zeit die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, die bestmögliche Leistung „abzuliefern“.

Ich habe in den letzten drei Wochen drei neue Gewohnheiten in mein Leben integriert, die meine Produktivität erheblich beeinflusst haben. Probiert es einfach auch mal aus, und berichtet, was für Erfahrungen Ihr so damit macht……

Hier meine 3 Tipps für Euch:

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Ich bin neugierig. Furchtbar neugierig.

… und deshalb hatte ich im Dezember 2013 schon mal einen kleinen Aufruf gestartet, der aber auf wenig bis gar keine Resonanz stiess. Ich will es nochmal probieren – und zitiere mich (ausnahmsweise) mal selber:

„Ein (Schreibtisch-) Bild verrät mehr als tausend Worte: Wie arbeitet der Mensch vor dem Rechner ? Wie sieht es auf seinem Schreibtisch aus? Kreativer Chaot? Ordentlich und strukturiert? Übersichtlich? Herausfordernd? Wild? Ich interessiere mich immer sehr dafür, wie Menschen arbeiten und wie die Bedingungen aussehen , die sie sich schaffen um produktiv sein zu können.  Und deshalb möchte ich auch so gerne wissen, wie die Schreibtische und Arbeitsplätze der Menschen aussehen, die meine Beiträge lesen oder die mir in den verschiedenen sozialen Netzwerken folgen…..

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5 Tipps, wie Du den Überblick über Deine Jobs und Projekte behältst

© burnhead - Fotolia.com

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Sozialschaffende sind nicht unbedingt dafür bekannt, sich mit Selbstorganisations- bzw. Selbstmanagement-Methoden zu befassen. Selbst in Leitungsfunktionen finden sich viele SozialarbeiterInnen und PädagogInnen, die ganz idealistisch das Richtige wollen – aber durch ihr chaotisches Tun und Handeln häufig Schaden anrichten: Am Projekt. An der Organisation. An den Mitarbeitenden. An sich selbst. Häufig haben wir es hier mit hochgradig engagierten und ehrenwerten Kolleginnen und Kollegen zu tun, die – leider sehr häufig – in der Hoffnung und Annahme vor sich hinwurschteln, dass „das alles schon irgendwie klappen wird, solange man das richtige will….“  Ressourcen, Zeit, Geld und Nerven aller Beteiligten werden strapaziert und verschwendet. Häufig scheitern Führungskräfte im Sozialbereich, weil sie ein paar grundlegende Selbstmanagement- und Produktivitätsregeln nicht kennen oder nicht beachten…. Aber – und jetzt kommt eine gute Nachricht! – das muss nicht sein!

5 Methoden, die entscheiden sind für Erfolg oder Mißerfolg in Deiner Leitungstätigkeit

In den letzten Tagen habe ich darüber nachgedacht, welche Produktivtätsmethoden und „Tricks“ für mich persönlich die wichtigsten sind. Ich habe fünf definiert, die meiner Meinung nach ganz wesentlich über Erfolg oder Mißerfolg in der Leitungstätigkeit entscheiden:

1. Alle (!) Informationen ein einem (!) Ort sammeln

Jeden Tag strömen Unmengen von Informationen auf uns ein – viele verbunden mit einer Aufforderung oder dem Auftrag etwas zu tun, aktiv zu werden. Während ich meine Mails sichte, klingelt das Telefon oder eine Kollegin schiebt  mir einen Zettel rein. Danach gehts in die Sitzung und anschliessend noch ein Mitarbeitergespräch…. zwischen den Terminen noch schnell eine SMS gelesen und dann wieder ins Büro….. Sehr schnell verliert man hier den Überblick – viele KollegInnen verlieren sich in „Post-Its“ oder Schmierzetteln oder versuchen sich die vielen Punkte zu merken. Dieses System ist fehleranfällig und zum scheitern verurteilt.

Mein Tipp: Alles aufschreiben und idealerweise an einem Ort sammeln. Je nachdem wie Ihr arbeitet, ist das ein (!) zentrales Notizbuch, das ihr immer (!) dabei habt und in das ihr alles hineinschreibt oder ein elektronisches Gerät mit einem entsprechend geeigneten Programm, das Euch hilft, alles zentral an einem Ort festzuhalten…. (bei mir ist das mein iPhone/iPad mit meiner Lieblingsproduktivitätsapp Evernote).

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ausmisten mit dem 5-4-3-2-1-System

Wenn es Euch so geht wie mir und den meisten Menschen, die ich kenne, stehen auf Euren To-Do-und Aufgabenlisten immer viel mehr Punkte als Ihr jemals bearbeiten und erledigen könnt. Es sammelt sich eine Menge Material an, wenn man konsequent alle Aufgaben, Anfragen, Aufträge, Bitten, Zusagen, Wünsche, Ideen und „Zeugs“ ordentlich erfasst, durchsieht und organisiert. Nur mit dem erledigen hakt es auch bei Menschen, die gut und ordentlich organisiert und strukturiert sind, immer wieder. Das liegt i.d.R. nicht an Dummheit, Unvermögen oder Faulheit der Leute, sondern, daran, dass stets neuer Input auf uns einströmt und jede erledigte Aufgabe zwei neue nach sich zieht.

IMG_3544Im Rahmen meines „Quarter-Reviews“ bin ich all meine Projekte und  Next-Action-Listen durchgegangen und auf eine Vielzahl von offenen Punkten gestossen, die ich teilweise schon seit Wochen (einige wenige sogar seit Monaten) mit mir herumschleppe. (Mein System habe ich u.a.  H I E R kürzlich beschrieben). Und bei der Durchsicht habe ich mich an eine Methode erinnert, die ich für mich mal in einer Hoch-Stress-Phase entwickelt habe: das 5-4-3-2-1-System.

Ausmisten macht glücklich.

Wie funktioniert mein 5-4-3-2-1-System? Ich nehme mir Zeit, um meine Projekt- und Aufgabenlisten fünf mal hintereinander durchzusehen. Aufgabe für die erste Duchsicht: 5 Aufgaben ersatzlos streichen, in der zweiten Runde streiche ich 4 Aufgaben, in der dritten  dann 3, in der vierten Runde 2 und in der letzten Runde eine Aufgabe. 5-4-3-2-1 – ganz einfach 🙂 Nach 5 Runden habe ich also 15 Aufgaben weniger auf meiner Liste. Wichtig: Die Aufgaben müssen ersatzlos gestrichen – also nicht neu formuliert, neu terminiert, umdefiniert oder delegiert  sondern gelöscht / gestrichen – werden.

Die ersten zwei Runden laufen bei mir immer recht schnell, ab Runde drei wirds schon schwieriger. Aber man schafft es, wenn man Vertrauen hat. Denn: Aufgaben, die seit Wochen (oder gar Monaten) auf Eurer Liste stehen, scheinen weder besonders wichtig oder dringend zu sein…. also weg damit. Wenn Ihr Euch mal vertut und die Aufgabe falsch einschätzt und sie möglicherweise „voreilig“ gestrichen habt, könnt Ihr sicher sein, dass sie irgendwann wieder in Euer Leben tritt und sich als „wichtig“ oder „dringend“ bemerkbar macht. Dann könnt Ihr sie ja wieder in Eurer System aufnehmen und „einpflegen“. Meine Erfahrung: 99% der gestrichenen Aufgaben tauchen nie wieder auf, kein „Hahn kräht danach“…. sie waren und sind nicht relevant.

Es ist ein befreiendes Gefühl, das (zumindest bei mir) eine Menge Energie freisetzt. Ausmisten macht glücklich.

Probiert diese Methode einfach mal aus und befreit Euch von altem Ballast. Ich bin auf Eure Erfahrungsberichte gespannt.

Nachtrag: Fortgeschrittene machen diese Übung übrigens zwei- bis dreimal hintereinander 😉

Mampel bei Lars Bobach: „Mein Setup“

header_lb_1500-238Lars Bobach macht einen wunderbaren Blog. Motto: „Produktiv in digitalen Zeiten“. In diesem Blog stellt er Tools und Workflows vor, die ihm helfen, sein Unternehmer-Alltag produktiv und effektiv zu gestalten. Seit einiger Zeit mit dem Anspruch, sein Büro papierlos zu managen.

Sein Blog ist eine reichhaltige Quelle von wirklich guten Tipps und Informationen – für jeden, der sich mit Produktivität und Selbst-/Arbeitsorganisation beschäftigt, ein absolutes MUSS.

In einer kleinen Serie stellt Lars vor, wie sich andere Menschen organisieren und welche Apps und Tools sie dafür nutzen. An diesem  Wochenende war ich dran. In der Serie „Mein Setup“ stelle ich vor, mit welchen Hilfsmitteln ich meine diversen Jobs und Aufgaben steuere und organisiere.

Hier gehts zum Beitrag …. 

Keiner weiss Bescheid – alle machen mit? Es geht auch anders…….

Kreative Strategieplanung für Soziale Organisationen und Unternehmen 

Logo_andersberater_color_web-200x89Die Business Canvas, das Design Thinking Modell, die Empathie Map, das Touch Point Modell, das Strategiedreieck, das Moodboard und das Strategietableau bieten mehr als nur die schnelle Visualisierung komplexer Zusammenhänge auf einen Blick. Etablierten Unternehmen, Gründern, temporären Projekten und gemeinnützigen Organisationen bietet der geschulte Umgang mit den unterschiedlichen Modellen eine Vielzahl an konkreten Tools, um die eigene Aufstellung zu überprüfen. Neue Produkte, neue Märkte oder andere interne Prozesse lassen sich mit den Strategiemethodiken hervorragend planen und ausprobieren. Erfolgsrelevante Schlüsselfragen wie Führung, Organisation, Marketing und CSR Management lassen sich mit der Business Canvas, Strategietableau, Moodboard und den anderen dauerhaft entwickeln und im Unternehmen etablieren.

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3 Empfehlungen für mehr Produktivität – und eine Umfrage

Ich habe drei neue Apps entdeckt (bzw. empfohlen bekommen), die ich Euch wärmstens weiterempfehlen möchte – denn alle drei sind geeignet, Eurer Produktivität einen erheblichen Schub zu verleihen… 🙂

Drafts

IMG_3327Drafts ist eine App, die sowohl auf dem iPhone als auch auf dem iPad läuft. Sinn und Zweck ist es schnell Entwürfe und / oder Notizen zu erstellen ohne erst aufwändig andere (i.d.R. „langsamere“) Apps aufrufen zu müssen. Alle Notizen und Entwürfe landen in einer zentralen Inbox und können dann später an Evernote, Mail, Kalender, iCloud etc. weitergegeben – oder als Post bei Twitter, Facebook oder google plus veröffentlicht werden. Für Leute, die viel unterwegs sind und mobil arbeiten eine super Erleichterung.

Evernote-Gott Herbert Hertramph hat hierzu IMG_3328 übrigens mal ein ziemlich gutes Erklärvideo gemacht…. Leider ist Drafts nicht ganz billig. Preis im App-Store: € 9.99 – trotzdem klare Kaufempfehlung!

Duet Display

Ebenfalls nicht ganz günstig (€ 15.99) ist die App „Duet Display“. Ziemlich genial – diese App macht aus Deinem iPad einen zweiten Monitor für Deinen Mac. Das klingt erstmal nicht so richtig prickelnd. Wenn Du aber erstmal erlebt hast, wie enorm das Deinen Workflow beschleunigt, wenn du mit Maus und Tastatur auf zwei Bildschirmen arbeiten kannst, wirst Du diese Technik nicht mehr missen wollen. Ich habe das heute ausprobiert als ich meinen weekly review gemacht habe: Projekte und Aufgaben in der Bearbeitung auf dem großen Mac-Monitor – auf dem zweiten Monitor (iPad) eine Übersicht anstehender Termine und Notizen…..

Ein hervorragendes Erklävideo mit einer Installations- und Einrichtungsanleitung gibt es auf dem Blog von Lars Bobach!

Auch hier eine ganz klare Kaufempfehlung.

AlterNote

Screenshot 2015-01-25 21.17.32Die dritte Empfehlung ist im klassischen Sinne eigentlich keine „App“ – sondern eine Erweiterung für den Chrome-Browser (den ich als Standardbrowser bei mir eingerichtet habe und den ich eben wegen der zahlreichen Erweiterungsmöglichkeiten viel besser finde als den Apple-Browser „Safari“). AlterNote erlaubt es Dir beim browsen direkt Notizen für Evernote zu erstellen ohne das fenster bzw. das Programm verlassen zu müssen. Einfach oben in der Menüleiste auf das Dokumentensymbol klicken und das Editorfenster öffnet sich. Automatisch werden die hier erstellten Notizen und Gedanken in das (von Dir voreingestellte) Standardnotizbuch bei Evernote übertragen. genial, wenn es darum geht, beim surfen Rechecheergebnisse  oder Informationen zu dokumentieren oder Ideen und „Geistesblitze“ sofort festzuhalten, bevor irgendeine Ablenkung dazwischen kommt….

Und das beste: Dieses kleine Programm ist sogar kostenlos.

Zum Schluss interessiert mich, was Eure absoluten Top-Apps sind? Welche Programme und kleinen Helferlein nutzt Ihr, um produktiver zu sein und smarter und besser zu arbeiten?

GTD goes Evernote….

Ich stelle gerade mein GTD-System, das ich zuletzt mit ToDoist gepflegt habe, auf Evernote um. Ich möchte gern alles an einem Ort haben: Notizen, Referenzmaterial, Projektliste, Liste der nächsten Schritte etc….. Ich kenne kein anderes Programm, das einen vergleichbaren Leistungsumfang bietet wie Evernote. Die Zeiten, in denen  Evernote ein reines „Notizzettelverwaltungsprogramm“ war, sind lange vorbei, mittlerweile ist es eines der mächtigsten Produktivitätstools, das ich kenne.

unbedingt lesen! (Gibt es auch als eBook)

unbedingt lesen! (Gibt es auch als eBook)

Damit ich nun nicht mein ganzes System verstopfe, habe ich Referenzmaterial und mein Liste der Projekte und Aufgaben getrennt. Mein Referenzmaterial findet sich in den alten „klassischen“ Notizbüchern (mit aussagekräftigen Tags versehen): Notizen, E-Mails, Hinweise und Links zu Websites, Artikel, Dokumente, die ich für ein bestimmtes Projekt brauche, Protokolle etc.). In einem neuen „Notizbuch“, das ich „__my GTD > Projekte & Aufgaben“ < genannt habe organisiere ich meine Arbeit bzw. die konkreten Aktionen und Jobs (die beiden Unterstriche vor „my GTD“ sorgen dafür, dass dieses Notizbuch immer oben steht – also noch über meinem Standardnotizbuch „_Eingang“, in dem standardmäßig erstmal ALLES landet, was sortiert, bewertet oder bearbeitet werden möchte).

Die Betreffzeile einer neuen Notiz beschreibt kurz und knackig den „nächste Aktion“, den nächsten Schritt, die Aufgabe. Im Notizfeld können Erläuterungen stehen, wichtige Links (auch zu anderen Evernote-Notizen im Ordner mit dem Referenzmaterial), oder Foto, Dokumente etc.. Die Projekte werden in der Rubrik „Schlagworte“ (oben im Notizfenster) mit einem vorangestellten Unterstrich definiert, die Kontexte mit einem @-Symbol. Beispiel: _Blogbeitrag GTD und Evernote @Rechner @Internet. Rufe ich mein GTD-Notizbuch auf kann ich mir alle Aufgaben zu dem jeweiligen  Projekt anzeigen lassen, in dem ich dieses Schlagwort aus der Schlagwortliste auswähle; entsprechend kann ich mir Aufgaben auch nach dem jeweiligen Kontext anzeigen lassen – also z.B. eine Liste von Aufgaben die ich am Rechner erledigen will, in dem ich den Tag @Rechner auswähle.

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(m)ein „frisch-und-motiviert-aus-dem-Urlaub-zurück“- Update…

GF-Tagebuch #40

In den letzten Wochen war es etwas ruhig in meinem Blog. Das lag daran, dass ich drei Wochen lang  Urlaub hatte – die ich auch ziemlich konsequent genutzt habe, mal ein bisschen „runter zu kommen“ und Kraft zu sammeln. Also: wenig Arbeit, wenig am Rechner…… dafür um so mehr neue Ideen und Lust auf inspirierende Projekte.

© Trueffelpix - Fotolia.com

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Schwerpunktmäßig steht bei mir ein „update“ der Arbeitsweise, der Arbeitsperspektiven und meines Fokus auf der Tagesordnung. Es stehen ein paar größere Veränderungen an (Vergrößerung nach Umzug der Geschäftsstelle des Stadtteilzentrum Steglitz im November; Umzug der .garage berlin in neue Räume im Dezember diesen Jahres). Neuausrichtung, Erweiterung, Konsolidierung, Fokussierung, Professionalisierung und Stabilisierung – scheinbar verschiedene – aber im Kern aufeinander aufbauende Aufgaben und Prozesse, die uns / mich in dieser Phase heftig beschäftigen werden.

Ein erstes Social-Franchise-Projekt“  (2015 geht es los… )  steht in den „Startlöchern“ und meine Arbeitsweise wird hierdurch zukünftig ein Stück weit überregionaler  ausgerichtet sein. Auch meine „Berufung“  zum Partner und Kurator der „Karlsberatung“,  einer studentischen Unternehmensberatung an der „Internationalen Universität Karlshochschule“ in Karlsruhe wird die Erweiterung meines bislang hauptsächlich auf Berlin beschränkten Horizontes deutlich forcieren….;-)  Und dann steht ja auch die Veröffentlichung des zweiten .garage-eBooks von Jeannette Hagen und mir im Kalender – im November soll es erscheinen. Arbeitstitel „Das erste Jahr der Selbständigkeit“ – die Fortsetzung des ersten Bandes („Das Prinzip .garage„), in dem es um spannende Gründungsgeschichten ging… Für das zweite Buch  ist noch einiges zu schreiben (- gut, dass Jeannette die meisten Beiträge schreibt 😉 )…..

Ihr seht: die Arbeit wird nicht alle – und ich werde hier in diesem Blog regelmäßig berichten, was so alles passiert und sich entwickelt…..

Vermutlich braucht auch dieser Blog ein (kleines?) inhaltliches update…. Da würde ich mich sehr über Eure unterstützenden Rückmeldungen  freuen und Euch bitten,  die Kommentarfunktion zu nutzen und mir ein paar Tipps und Einschätzungen zu geben.
Ich bin neugierig zu erfahren, was Euch am meisten interessiert – die Blogstatistiken geben hier keine klare Antwort….. Sind es  (Erfahrungs-) Berichte aus meinem beruflichen Alltag, sind es Vorstellungen und Links zu interessanten Projekten aus der Welt des „social entrepreneurship“ ? Soll es mehr um „Soziales Unternehmertum“ gehen oder mehr um „klassische“ soziale Themen? Interesse an „Management und Produktivität“?

Ich bin gespannt…..und grüße Euch herzlich!

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Seit November 2013 schreibe ich wöchentlich an meinem “Geschäftsführer-Tagebuch”. Warum ich das tue, könnt Ihr lesen, wenn Ihr H I E R klickt. Ich freue mich, wenn Ihr die Beiträge interessant findet und Ihr sie über Eure Kanäle (Facebook, Twitter  und Co.) teilt und verbreitet!

 

Evernote – so einfach gehts….

In meinem Eintrag im GF-Tagebuch #36 habe ich Euch kurz vorgestellt, mit welchen digitalen Tools ich meine Arbeitsabläufe organisiere und meine Produktivität in (fast) jeder Lebenslage sicherstelle. Von zentraler Bedeutung in meinem Workflow ist das Programm Evernote. Nach meinem Beitrag bekam ich sofort einige Anfragen, wir denn das mit den verschiedenen Notizbüchern, den Tags und den Verlinkungen konkret funktioniert….. Da ich nicht jede Frage in der gebotenen Ausführlichkeit beantworten kann,  habe ich Euch heute ein rund 5-minütiges Video rausgesucht, in dem die Grundlagen von Evernote für Einsteiger gut nachvollziehbar erläutert werden…… Viel Spass mit dem Erklärfilm – und mit dem Programm 🙂

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Immer montags  stelle ich Euch ein Video vor, in dem spezielle Aspekte meines “Kernthemas” Sozialwirtschaft / Sozialarbeit / Social Entrepreneurship vorgestellt, beleuchtet und / oder diskutiert werden. Und hin und wieder empfehle ich auch Dinge, die andere Bereiche unseres Arbeitslebens berühren. Anregungen und Tipps nehme ich gerne entgegen.

Ich freu mich sehr, wenn Ihr diesen Beitrag  (und weitere meiner Beiträge) über Eure Kanäle teilt & weiterleitet. Vielen Dank!