GTD goes Evernote….

Ich stelle gerade mein GTD-System, das ich zuletzt mit ToDoist gepflegt habe, auf Evernote um. Ich möchte gern alles an einem Ort haben: Notizen, Referenzmaterial, Projektliste, Liste der nächsten Schritte etc….. Ich kenne kein anderes Programm, das einen vergleichbaren Leistungsumfang bietet wie Evernote. Die Zeiten, in denen  Evernote ein reines „Notizzettelverwaltungsprogramm“ war, sind lange vorbei, mittlerweile ist es eines der mächtigsten Produktivitätstools, das ich kenne.

unbedingt lesen! (Gibt es auch als eBook)

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Damit ich nun nicht mein ganzes System verstopfe, habe ich Referenzmaterial und mein Liste der Projekte und Aufgaben getrennt. Mein Referenzmaterial findet sich in den alten „klassischen“ Notizbüchern (mit aussagekräftigen Tags versehen): Notizen, E-Mails, Hinweise und Links zu Websites, Artikel, Dokumente, die ich für ein bestimmtes Projekt brauche, Protokolle etc.). In einem neuen „Notizbuch“, das ich „__my GTD > Projekte & Aufgaben“ < genannt habe organisiere ich meine Arbeit bzw. die konkreten Aktionen und Jobs (die beiden Unterstriche vor „my GTD“ sorgen dafür, dass dieses Notizbuch immer oben steht – also noch über meinem Standardnotizbuch „_Eingang“, in dem standardmäßig erstmal ALLES landet, was sortiert, bewertet oder bearbeitet werden möchte).

Die Betreffzeile einer neuen Notiz beschreibt kurz und knackig den „nächste Aktion“, den nächsten Schritt, die Aufgabe. Im Notizfeld können Erläuterungen stehen, wichtige Links (auch zu anderen Evernote-Notizen im Ordner mit dem Referenzmaterial), oder Foto, Dokumente etc.. Die Projekte werden in der Rubrik „Schlagworte“ (oben im Notizfenster) mit einem vorangestellten Unterstrich definiert, die Kontexte mit einem @-Symbol. Beispiel: _Blogbeitrag GTD und Evernote @Rechner @Internet. Rufe ich mein GTD-Notizbuch auf kann ich mir alle Aufgaben zu dem jeweiligen  Projekt anzeigen lassen, in dem ich dieses Schlagwort aus der Schlagwortliste auswähle; entsprechend kann ich mir Aufgaben auch nach dem jeweiligen Kontext anzeigen lassen – also z.B. eine Liste von Aufgaben die ich am Rechner erledigen will, in dem ich den Tag @Rechner auswähle.

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(m)ein „frisch-und-motiviert-aus-dem-Urlaub-zurück“- Update…

GF-Tagebuch #40

In den letzten Wochen war es etwas ruhig in meinem Blog. Das lag daran, dass ich drei Wochen lang  Urlaub hatte – die ich auch ziemlich konsequent genutzt habe, mal ein bisschen „runter zu kommen“ und Kraft zu sammeln. Also: wenig Arbeit, wenig am Rechner…… dafür um so mehr neue Ideen und Lust auf inspirierende Projekte.

© Trueffelpix - Fotolia.com

© Trueffelpix – Fotolia.com

Schwerpunktmäßig steht bei mir ein „update“ der Arbeitsweise, der Arbeitsperspektiven und meines Fokus auf der Tagesordnung. Es stehen ein paar größere Veränderungen an (Vergrößerung nach Umzug der Geschäftsstelle des Stadtteilzentrum Steglitz im November; Umzug der .garage berlin in neue Räume im Dezember diesen Jahres). Neuausrichtung, Erweiterung, Konsolidierung, Fokussierung, Professionalisierung und Stabilisierung – scheinbar verschiedene – aber im Kern aufeinander aufbauende Aufgaben und Prozesse, die uns / mich in dieser Phase heftig beschäftigen werden.

Ein erstes Social-Franchise-Projekt“  (2015 geht es los… )  steht in den „Startlöchern“ und meine Arbeitsweise wird hierdurch zukünftig ein Stück weit überregionaler  ausgerichtet sein. Auch meine „Berufung“  zum Partner und Kurator der „Karlsberatung“,  einer studentischen Unternehmensberatung an der „Internationalen Universität Karlshochschule“ in Karlsruhe wird die Erweiterung meines bislang hauptsächlich auf Berlin beschränkten Horizontes deutlich forcieren….;-)  Und dann steht ja auch die Veröffentlichung des zweiten .garage-eBooks von Jeannette Hagen und mir im Kalender – im November soll es erscheinen. Arbeitstitel „Das erste Jahr der Selbständigkeit“ – die Fortsetzung des ersten Bandes („Das Prinzip .garage„), in dem es um spannende Gründungsgeschichten ging… Für das zweite Buch  ist noch einiges zu schreiben (- gut, dass Jeannette die meisten Beiträge schreibt 😉 )…..

Ihr seht: die Arbeit wird nicht alle – und ich werde hier in diesem Blog regelmäßig berichten, was so alles passiert und sich entwickelt…..

Vermutlich braucht auch dieser Blog ein (kleines?) inhaltliches update…. Da würde ich mich sehr über Eure unterstützenden Rückmeldungen  freuen und Euch bitten,  die Kommentarfunktion zu nutzen und mir ein paar Tipps und Einschätzungen zu geben.
Ich bin neugierig zu erfahren, was Euch am meisten interessiert – die Blogstatistiken geben hier keine klare Antwort….. Sind es  (Erfahrungs-) Berichte aus meinem beruflichen Alltag, sind es Vorstellungen und Links zu interessanten Projekten aus der Welt des „social entrepreneurship“ ? Soll es mehr um „Soziales Unternehmertum“ gehen oder mehr um „klassische“ soziale Themen? Interesse an „Management und Produktivität“?

Ich bin gespannt…..und grüße Euch herzlich!

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Seit November 2013 schreibe ich wöchentlich an meinem “Geschäftsführer-Tagebuch”. Warum ich das tue, könnt Ihr lesen, wenn Ihr H I E R klickt. Ich freue mich, wenn Ihr die Beiträge interessant findet und Ihr sie über Eure Kanäle (Facebook, Twitter  und Co.) teilt und verbreitet!

 

Evernote – so einfach gehts….

In meinem Eintrag im GF-Tagebuch #36 habe ich Euch kurz vorgestellt, mit welchen digitalen Tools ich meine Arbeitsabläufe organisiere und meine Produktivität in (fast) jeder Lebenslage sicherstelle. Von zentraler Bedeutung in meinem Workflow ist das Programm Evernote. Nach meinem Beitrag bekam ich sofort einige Anfragen, wir denn das mit den verschiedenen Notizbüchern, den Tags und den Verlinkungen konkret funktioniert….. Da ich nicht jede Frage in der gebotenen Ausführlichkeit beantworten kann,  habe ich Euch heute ein rund 5-minütiges Video rausgesucht, in dem die Grundlagen von Evernote für Einsteiger gut nachvollziehbar erläutert werden…… Viel Spass mit dem Erklärfilm – und mit dem Programm 🙂

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Immer montags  stelle ich Euch ein Video vor, in dem spezielle Aspekte meines “Kernthemas” Sozialwirtschaft / Sozialarbeit / Social Entrepreneurship vorgestellt, beleuchtet und / oder diskutiert werden. Und hin und wieder empfehle ich auch Dinge, die andere Bereiche unseres Arbeitslebens berühren. Anregungen und Tipps nehme ich gerne entgegen.

Ich freu mich sehr, wenn Ihr diesen Beitrag  (und weitere meiner Beiträge) über Eure Kanäle teilt & weiterleitet. Vielen Dank!

… die richtigen Dinge richtig machen…..

GF-Tagebuch #36

Replik auf Anna Schmidt´s „Mein digitaler Chef

Meine Mitarbeiterin Anna Schmidt bloggt seit einiger Zeit sehr erfolgreich (und ich behaupte mal, dass das ein Stück weit auch meinem guten Einfluss  zu verdanken ist, das sie das tut… ;-)) Ihr Blog heisst „Bunt und farbenfroh„. Und der neueste Blogbeitrag beschäftigt sich mit ihrem „digitalen Chef“. Das war eine nette Überraschung für mich – denn der „digitale Chef“, das bin ich 🙂 …..

© alphaspirit - Fotolia.com

© alphaspirit – Fotolia.com

Inspiriert durch diesen Beitrag fühle ich mich motiviert, Euch ein bisschen genauer zu erklären, was ich für Tools benutze, warum ich dies tue – und warum ich nicht locker lasse, gute Abläufe und Werkzeuge auch meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern „aufs Auge zu drücken“…

Beruflich bin ich mit verschiedenen Aufgaben betraut: Ich bin Geschäftsführer des gemeinnützigen  Vereins Stadtteilzentrum Steglitz e.V. mit rund 150 Mitarbeitenden, ich bin geschäftsführender Gesellschafter des Existenzgründungs- und Unternehmerzentrums .garage berlin GmbH, ich bin Vorsitzender des Aufsichtsrates der Genossenschaft youth collaboration eG., bin Mitglied des Vorstandes des gemeinnützigen Vereins Computerbildung e.V. und ich unterstütze meinen Sohn beim Aufbau seines Unternehmens als Partner. Und natürlich habe ich – wie (fast) jeder  andere Mensch auch – Familie, Freunde, Hobbies – und manchmal bin ich  gern auch einfach mal faul. Alles unter einen Hut zu bekommen, ist also eine wichtige Frage, eine wichtige Herausforderung  für mich, gute Organisation fast eine Überlebensfrage.

Und in der Tat  – Anna hat es gut beschrieben – habe ich schon sehr früh eine Affinität zu digitalen Tools und „Helferlein“ entwickelt, die mir helfen produktiv zu sein. Mittlerweile habe ich einen ganz guten Werkzeugkoffer für mich zusammen gestellt, mit dem ich meine Arbeit gut organisiert kriege und der mir hilft erfolgreich zu sein.

Erfolgreich ist, wer der die richtigen Dinge  richtig macht.  

Meine Arbeitsorganisation ist stark geprägt und beeinflusst vom HeffRecht-System und der dem GTD-Konzept von David Allen. Nach der Helfrecht Methode erarbeite ich (und mittlerweile auch alle Leitungskräfte im Stadtteilzentrum und in der .garage) einmal im Jahr die Jahreszielplanung für die Organisation. Es geht darum, mindestens einmal im Jahr den Kompass auszurichten, die wichtigsten Ziele in den erfolgsrelevanten Feldern zu definieren und eine (grobe) Vorgehensplanung zu skizzieren. Das GTD-Konzept von Davis Allen sorgt dafür, dass wir das operative Geschäft mit seiner großen Vielzahl von Projekten, Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten gut gemanagt bekommen. Die richtigen Dinge richtig zu machen – mit diesen beiden Konzepten ist sichergestellt, dass wir uns auf die wichtigen und richtigen Dinge fokussieren und uns nicht vollkommen vom Alltagstrubel vereinnahmen lassen.

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gemeinsam prokrastinieren …..

SocialLinks #21

Die Aufgabenlisten werden (gefühlt) immer länger. Das Wetter wird aktuell immer schöner – und bei sommerlichen Temperaturen ist die Versuchung groß, allerhand Aufgaben zu verschieben und sich angenehmeren Dingen zu widmen. Dieses Verhalten ist weit verbreitet – wir nennen es Prokrastination.

Wikipedia setzt Prokrastination (lateinisch procrastinatio ‚Vertagung‘, Zusammensetzung aus pro ‚für‘ und cras ‚morgen‘) gleich mit ErledigungsblockadeAufschiebeverhaltenErregungsaufschiebung oder Handlungsaufschub ist das Verhalten, als notwendig aber auch als unangenehm empfundene Arbeiten immer wieder zu verschieben, anstatt sie zu erledigen. Aufschieben gilt als schlechte Arbeitsgewohnheit

To do Liste  #121214-svg02In den Links der Woche empfehle ich heute also drei Beiträge, die sich mit Prokrastination befassen. (Die kann man übrigens auch bei schönem Wetter auf dem Tablet oder dem Smartphone draussen im Biergarten auf der Liegewiese lesen….. Mit anderen gemeinsam zu prokrastinieren macht nämlich am meisten Spass 😉 )

Anna Sommerer (bei Twitter @ponyhut) hat es akzeptiert: Sie neigt nun mal zum Prokrastinieren und hat keine Lust mehr, dabei jedes Mal ein schlechtes Gewissen zu bekommen. Sie zählt sich zu den «Aktiven Prokrastinierern», einem Aufschieber-Typus, der laut dem Forscherduo Jin Nam Choi und Angela Hsin Chun Chu den Stress regelrecht sucht und unter Zeitdruck besonders gut arbeiten kann. Lesenwerter Artikel auf imgriff.com

imgriff.com/2011/08/26/prokrastination-aufschieben-ohne-schlechtes-gewissen

Anderseits: Unerledigtes verursacht Stress. „Ich weiss, ich sollte, ich müsste“ – der Termin kommt näher. Auf der anderen Seite verlangt es Aktivierungsenergie, eine Aufgabe anzugehen. Shawn Achor, Psychologieprofessorin und Autorin  meint:  Solange die Aufgabe mehr Aktivierungsenergie verlangt als sie Stress verursacht, besteht die Gefahr zum Aufschieben. Daraus leitet sie eine einfache Empfehlung ab – ebenfalls auf imgriff.com

imgriff.com/2011/05/06/prokrastination-mehr-erledigen-mit-der-20-sekunden-regel

Und wer eine richtige Strategie braucht, um sich selbst in den Griff zu bekommen, der wird auf karrierebibel.de gut bedient. Gleich 45 Tipps sollen helfen, sich langfristig und nachhaltig von dieser „schlechten Angewohnheit“ zu befreien….. Kann man mal lesen….. – aber nicht zu lange aufschieben 🙂

karrierebibel.de/gefaehrliche-schiebschaften-45-wege-gegen-prokrastination

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Immer Mittwochs gibts an dieser Stelle  meine  Linkliste der Woche. Ich möchte Euch ein paar gute Projekte, Konzepte, Ideen und Anregungen aus der Welt der Sozialen Arbeit, der Sozialwirtschaft, des Social Entrepreneurship und der Förderung des UnternehmerInnentums ans Herz legen und zur Lektüre empfehlen.  Und machmal finde ich auch Seiten interessant und empfehlenswert, die nicht direkt etwas mit den eben genannten Gebieten zu tun haben – die Ihr Euch aber trotzdem mal anschauen solltet…..

Ich freue mich, wenn Ihr diesen und weitere Beiträge in meinem Blog über Eure Kanäle teilt und weiterverbreitet. Vielen Dank!

Arbeitsgruppen: Lösung oder Problem?

Heute ist es mir wieder mal sehr bewusst geworden: einen großen Teil meines Geschäftsführer-Lebens verbringe ich in Sitzungen sog. „Arbeitsgruppen“. Das sind Runden, die mehr oder weniger regelmäßig zusammen kommen um spezielle Themen oder Anliegen unseres Arbeitsbereichs zu diskutieren und fachlich fundiert zu bearbeiten.

Meine Besprechungsstruktur hatte ich an dieser Stelle ja bereits vorgestellt…. Arbeitsgruppen sind sozusagen die „Krönung“  jeder Besprechungsstruktur.

Ich habe mal zusammengestellt, in welchen AG´s und Gremien ich aktuell mitarbeite:

  • Jugendhilfeausschuss Steglitz-Zehlendorf
  • Steuerungsgruppe Schule- Jugendhilfe Steglitz-Zehlendorf
  • AG 78 KJHG (Region B)
  • Strategisches Zentrum Steglitz-Zehlendorf
  • Redaktionsteam Jugendhilfeblog des DPW Berlin
  • Fachgruppe Jugendarbeit des DPW Berlin
  • Steuerungsgruppe Jugendhilfe DPW Berlin
  • Fachforum Jugendhilfeausschüsse des DPW Berlin
  • AG Modellprojekt „Sozialräumliche Leistungen (SRL)“
  • AG Innovationsteam im Modellprojekt SRL

Dazu kommen noch „Ämter“, die ich übernommen habe und die zu Sitzungsaufkommen führen:

  • Vorstand Computerbildung e.V.
  • Aufsichtsrat youth collaboration eG

und unternehmensinterne Gremien und AG´s:

  • Vorstand Stadtteilzentrum Steglitz (SzS)
  • ProjektleiterInnen-Runden SzS
  • TeamsprecherInnenrunden SzS
  • SzS-interne SRL-AG
  • Leitungskreis .garage berlin
  • PL-Runde .garage berlin
  • Gesamtteam .garage berlin
  • demnächst noch AG Vergütung, AG Leitbild und AG Gesundheitsförderung im SzS

Wahrscheinlich ist diese Aufzählung noch nicht mal vollständig.

Jedes Treffen eines Gremiums oder einer Arbeitsgruppe führt zwangsläufig auch wieder zu Folgeterminen (Unter-AGs, Arbeitskreise etc.) – mindestens aber zu Folgeaufgaben. Protokoll schreiben ist da noch das geringste aller anzunehmenden Übel 😉

Unter Produktivitätsgesichtspunkten häufig eine Katastrophe.

Sehr  oft überlege ich hinterher , warum ich überhaupt zu diesen Treffen gehe. Häufig ist es so, dass mich nicht das Thema oder gar ein bestimmter Tagesordnungspunkt dahin treibt, sondern die Aussicht, die „richtigen Leute“ zu treffen, die  ich aus unterschiedlichen Gründen für unterschiedliche Projekte interessant finde. Ich vermute, dass es anderen genau so geht. Und wenn das stimmt: Warum finden wir eigentlich kein anderes Format um zueinander zu kommen und an den Themen zu arbeiten, die uns tatsächlich interessieren……?

Wie haltet Ihr es  mit Sitzungen? Nach welchen Kriterien entscheidet Ihr, ob Ihr in einer AG oder in einem Gremium mitarbeitet? Spielen „nur“ sachliche / fachliche Gründe eine Rolle? Oder entscheidet Ihr manchmal auch „strategisch“?