ausmisten mit dem 5-4-3-2-1-System

Wenn es Euch so geht wie mir und den meisten Menschen, die ich kenne, stehen auf Euren To-Do-und Aufgabenlisten immer viel mehr Punkte als Ihr jemals bearbeiten und erledigen könnt. Es sammelt sich eine Menge Material an, wenn man konsequent alle Aufgaben, Anfragen, Aufträge, Bitten, Zusagen, Wünsche, Ideen und „Zeugs“ ordentlich erfasst, durchsieht und organisiert. Nur mit dem erledigen hakt es auch bei Menschen, die gut und ordentlich organisiert und strukturiert sind, immer wieder. Das liegt i.d.R. nicht an Dummheit, Unvermögen oder Faulheit der Leute, sondern, daran, dass stets neuer Input auf uns einströmt und jede erledigte Aufgabe zwei neue nach sich zieht.

IMG_3544Im Rahmen meines „Quarter-Reviews“ bin ich all meine Projekte und  Next-Action-Listen durchgegangen und auf eine Vielzahl von offenen Punkten gestossen, die ich teilweise schon seit Wochen (einige wenige sogar seit Monaten) mit mir herumschleppe. (Mein System habe ich u.a.  H I E R kürzlich beschrieben). Und bei der Durchsicht habe ich mich an eine Methode erinnert, die ich für mich mal in einer Hoch-Stress-Phase entwickelt habe: das 5-4-3-2-1-System.

Ausmisten macht glücklich.

Wie funktioniert mein 5-4-3-2-1-System? Ich nehme mir Zeit, um meine Projekt- und Aufgabenlisten fünf mal hintereinander durchzusehen. Aufgabe für die erste Duchsicht: 5 Aufgaben ersatzlos streichen, in der zweiten Runde streiche ich 4 Aufgaben, in der dritten  dann 3, in der vierten Runde 2 und in der letzten Runde eine Aufgabe. 5-4-3-2-1 – ganz einfach 🙂 Nach 5 Runden habe ich also 15 Aufgaben weniger auf meiner Liste. Wichtig: Die Aufgaben müssen ersatzlos gestrichen – also nicht neu formuliert, neu terminiert, umdefiniert oder delegiert  sondern gelöscht / gestrichen – werden.

Die ersten zwei Runden laufen bei mir immer recht schnell, ab Runde drei wirds schon schwieriger. Aber man schafft es, wenn man Vertrauen hat. Denn: Aufgaben, die seit Wochen (oder gar Monaten) auf Eurer Liste stehen, scheinen weder besonders wichtig oder dringend zu sein…. also weg damit. Wenn Ihr Euch mal vertut und die Aufgabe falsch einschätzt und sie möglicherweise „voreilig“ gestrichen habt, könnt Ihr sicher sein, dass sie irgendwann wieder in Euer Leben tritt und sich als „wichtig“ oder „dringend“ bemerkbar macht. Dann könnt Ihr sie ja wieder in Eurer System aufnehmen und „einpflegen“. Meine Erfahrung: 99% der gestrichenen Aufgaben tauchen nie wieder auf, kein „Hahn kräht danach“…. sie waren und sind nicht relevant.

Es ist ein befreiendes Gefühl, das (zumindest bei mir) eine Menge Energie freisetzt. Ausmisten macht glücklich.

Probiert diese Methode einfach mal aus und befreit Euch von altem Ballast. Ich bin auf Eure Erfahrungsberichte gespannt.

Nachtrag: Fortgeschrittene machen diese Übung übrigens zwei- bis dreimal hintereinander 😉

Quarter-Review: Blick zurück nach vorn……

© Coloures-pic - Fotolia.com

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Schwuppdiwupp ist das erste Quartal des Jahres schon wieder vorbei. Hatte ich nicht gerade erst Weihnachten und Silvester gefeiert? Habe ich nicht noch bis vor kurzem, allen ein „schönes neues Jahr“ gewünscht? War das Jahr nicht eben noch frisch und unverbraucht und voller neuer Pläne und Ziele?

Es geht rasant voran. Das erste Quartal 2015 ist Geschichte – Zeit für ein „Quarter-Review“. Alles nochmal Revue passieren lassen, Jobs und Aufgaben (aus-) sortieren, Kompass neu ausrichten. Strategien und Pläne überdenken und neu formulieren bzw. schärfen. Fokussierung ist angesagt. Ostern ist ein guter Zeitpunkt für einen „Neuanfang“, für meine persönlich „Auferstehung“.  Denn: Das erste Quartal hat mir ganz schön viel abverlangt und mich zeitweise an meine Grenzen geführt. Sichtbares Zeichen für die LeserInnen dieses Blogs: Es gab relativ wenig Beiträge – mir fehlte schlichtweg die Zeit und die Energie…….

Was waren die Themen der ersten 3 Monate – und wie gehts weiter?

„Unser infrastrukturelles Herz“

In unserer neuen Geschäftsstelle in Lichterfelde-Ost sind wir gut angekommen. Ende des Jahres hier eingezogen, hatten wir die Hoffnung, dass sich unser „Headquarter“ schnell zum „infrastruktuerellen Herz“ des Stadtteilzentrum Steglitz entwickeln würde. Unsere Hoffnung wurde erfüllt: Die internen  Abläufe sind spürbar effizienter und effektiver geworden, Kolleginnen und Kollegen aus den Aussenstellen nutzen die Möglichkeiten, die die neuen Räume bieten, intensiv: Zusammenarbeit und interne Kommunikation haben einen gewaltigen Schub erfahren. Das stimmt mich sehr hoffnungsvoll für die weitere Entwicklung unseres kleinen, sympathischen Vereins.

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