5 Tipps, wie Du den Überblick über Deine Jobs und Projekte behältst

© burnhead - Fotolia.com

© burnhead – Fotolia.com

Sozialschaffende sind nicht unbedingt dafür bekannt, sich mit Selbstorganisations- bzw. Selbstmanagement-Methoden zu befassen. Selbst in Leitungsfunktionen finden sich viele SozialarbeiterInnen und PädagogInnen, die ganz idealistisch das Richtige wollen – aber durch ihr chaotisches Tun und Handeln häufig Schaden anrichten: Am Projekt. An der Organisation. An den Mitarbeitenden. An sich selbst. Häufig haben wir es hier mit hochgradig engagierten und ehrenwerten Kolleginnen und Kollegen zu tun, die – leider sehr häufig – in der Hoffnung und Annahme vor sich hinwurschteln, dass „das alles schon irgendwie klappen wird, solange man das richtige will….“  Ressourcen, Zeit, Geld und Nerven aller Beteiligten werden strapaziert und verschwendet. Häufig scheitern Führungskräfte im Sozialbereich, weil sie ein paar grundlegende Selbstmanagement- und Produktivitätsregeln nicht kennen oder nicht beachten…. Aber – und jetzt kommt eine gute Nachricht! – das muss nicht sein!

5 Methoden, die entscheiden sind für Erfolg oder Mißerfolg in Deiner Leitungstätigkeit

In den letzten Tagen habe ich darüber nachgedacht, welche Produktivtätsmethoden und „Tricks“ für mich persönlich die wichtigsten sind. Ich habe fünf definiert, die meiner Meinung nach ganz wesentlich über Erfolg oder Mißerfolg in der Leitungstätigkeit entscheiden:

1. Alle (!) Informationen ein einem (!) Ort sammeln

Jeden Tag strömen Unmengen von Informationen auf uns ein – viele verbunden mit einer Aufforderung oder dem Auftrag etwas zu tun, aktiv zu werden. Während ich meine Mails sichte, klingelt das Telefon oder eine Kollegin schiebt  mir einen Zettel rein. Danach gehts in die Sitzung und anschliessend noch ein Mitarbeitergespräch…. zwischen den Terminen noch schnell eine SMS gelesen und dann wieder ins Büro….. Sehr schnell verliert man hier den Überblick – viele KollegInnen verlieren sich in „Post-Its“ oder Schmierzetteln oder versuchen sich die vielen Punkte zu merken. Dieses System ist fehleranfällig und zum scheitern verurteilt.

Mein Tipp: Alles aufschreiben und idealerweise an einem Ort sammeln. Je nachdem wie Ihr arbeitet, ist das ein (!) zentrales Notizbuch, das ihr immer (!) dabei habt und in das ihr alles hineinschreibt oder ein elektronisches Gerät mit einem entsprechend geeigneten Programm, das Euch hilft, alles zentral an einem Ort festzuhalten…. (bei mir ist das mein iPhone/iPad mit meiner Lieblingsproduktivitätsapp Evernote).

Weiterlesen

Evernote: 4 Fragen – 4 Antworten

evernoteWeil sich mittlerweile herumgesprochen hat, dass ich ein großer Evernote-Fan bin, bekomme ich immer mal wieder Mails mit Fragen zum Programm…… 

Die folgenden Fragen finde ich wichtig – und sie tauchen immer wieder auf. Vor allem bei Evernote-Einsteigern. Ich dokumentiere diese Fragen und Antworten hier mal – in der Hoffnung, dass das für den einen oder die andere „da draussen“ ebenfalls interessant ist…… Auch würde mich interessieren, wie Ihr diese vier Fragen beantworten würdet. Schätzt Ihr die Dinge so ein wie ich – oder sehr Ihr das ganz anders?

4 Fragen:

  1. Ich empfinde den WebClipper als überaus unkomfortabel, was das Handling angeht. Geht euch das auch so? (verwende Firefox am Desktop und Safari auf den mobilen Geräten) Insbesondere bei Firefox habe ich länger gebraucht, um das Handling zu verstehen…

Antwort TM: Ich habe keine Probleme mit dem Handling des Web-Clippers.  Ich benutze den Chrome-Bowser und den Safari Browser (mobil) – für diese beiden Programme kann ich sagen, dass alles super und einfach funktioniert. 

Weiterlesen

ausmisten mit dem 5-4-3-2-1-System

Wenn es Euch so geht wie mir und den meisten Menschen, die ich kenne, stehen auf Euren To-Do-und Aufgabenlisten immer viel mehr Punkte als Ihr jemals bearbeiten und erledigen könnt. Es sammelt sich eine Menge Material an, wenn man konsequent alle Aufgaben, Anfragen, Aufträge, Bitten, Zusagen, Wünsche, Ideen und „Zeugs“ ordentlich erfasst, durchsieht und organisiert. Nur mit dem erledigen hakt es auch bei Menschen, die gut und ordentlich organisiert und strukturiert sind, immer wieder. Das liegt i.d.R. nicht an Dummheit, Unvermögen oder Faulheit der Leute, sondern, daran, dass stets neuer Input auf uns einströmt und jede erledigte Aufgabe zwei neue nach sich zieht.

IMG_3544Im Rahmen meines „Quarter-Reviews“ bin ich all meine Projekte und  Next-Action-Listen durchgegangen und auf eine Vielzahl von offenen Punkten gestossen, die ich teilweise schon seit Wochen (einige wenige sogar seit Monaten) mit mir herumschleppe. (Mein System habe ich u.a.  H I E R kürzlich beschrieben). Und bei der Durchsicht habe ich mich an eine Methode erinnert, die ich für mich mal in einer Hoch-Stress-Phase entwickelt habe: das 5-4-3-2-1-System.

Ausmisten macht glücklich.

Wie funktioniert mein 5-4-3-2-1-System? Ich nehme mir Zeit, um meine Projekt- und Aufgabenlisten fünf mal hintereinander durchzusehen. Aufgabe für die erste Duchsicht: 5 Aufgaben ersatzlos streichen, in der zweiten Runde streiche ich 4 Aufgaben, in der dritten  dann 3, in der vierten Runde 2 und in der letzten Runde eine Aufgabe. 5-4-3-2-1 – ganz einfach 🙂 Nach 5 Runden habe ich also 15 Aufgaben weniger auf meiner Liste. Wichtig: Die Aufgaben müssen ersatzlos gestrichen – also nicht neu formuliert, neu terminiert, umdefiniert oder delegiert  sondern gelöscht / gestrichen – werden.

Die ersten zwei Runden laufen bei mir immer recht schnell, ab Runde drei wirds schon schwieriger. Aber man schafft es, wenn man Vertrauen hat. Denn: Aufgaben, die seit Wochen (oder gar Monaten) auf Eurer Liste stehen, scheinen weder besonders wichtig oder dringend zu sein…. also weg damit. Wenn Ihr Euch mal vertut und die Aufgabe falsch einschätzt und sie möglicherweise „voreilig“ gestrichen habt, könnt Ihr sicher sein, dass sie irgendwann wieder in Euer Leben tritt und sich als „wichtig“ oder „dringend“ bemerkbar macht. Dann könnt Ihr sie ja wieder in Eurer System aufnehmen und „einpflegen“. Meine Erfahrung: 99% der gestrichenen Aufgaben tauchen nie wieder auf, kein „Hahn kräht danach“…. sie waren und sind nicht relevant.

Es ist ein befreiendes Gefühl, das (zumindest bei mir) eine Menge Energie freisetzt. Ausmisten macht glücklich.

Probiert diese Methode einfach mal aus und befreit Euch von altem Ballast. Ich bin auf Eure Erfahrungsberichte gespannt.

Nachtrag: Fortgeschrittene machen diese Übung übrigens zwei- bis dreimal hintereinander 😉

GTD mit Evernote / update

Anfang Januar habe ich in diesem Blog beschrieben, wie ich mein GTD-System nun komplett auf Evernote umgestellt habe. (H I E R klicken um den Beitrag zu lesen)

Meine Ziele waren:

  1. eine weitere Vereinfachung meiner Arbeitsabläufe durch Reduzierung der zu bedienenden und zu pflegenden Apps;
  2. Zugriff auf Aufgaben und Referenzmaterial in einem Programm;
  3. unkomplizierte Zusammenarbeit mit anderen Kolleginnen und Kollegen innerhalb dieser App.

Evernote war und ist meine 1. Wahl, um diese drei Ziele zur erreichen. Seit nunmehr drei Monaten bilde ich alle Projekte, Aufgaben, Kollaboration und Archivierung / Pflege des Referenzmaterials konsequent in Evernote ab.

Entgegen meiner ursprünglichen (etwas puristischen) Strukturierung, habe ich mittlerweile eine (für mich) perfekt passende Struktur entwickelt:

Screenshot 2015-04-04 13.35.55

Weiterlesen

Was macht Euch stark?

Jeder kennt es: Auf gute und erfolgreiche Phasen folgen fast regelmäßig zähe und weniger erfolgreiche Phasen….. Über alles, was gut läuft, lesen wir viel bei Facebook, Twitter und Co.! Wenn es schlecht läuft, schreiben wir eher weniger dazu….. Verständlich irgendwie, aber eigentlich schade. Denn gerade auch in den schwierigen Phasen lernen wir viel für alle anderen Aufgaben (und Zeiten)…

soundcloudIn einem kurzen Podcast habe ich Euch gebeten, mir zu verraten, was Euch stärkt und motiviert, wenn es mal nicht so gut läuft… Wie richtet Ihr Euch auf, wenn Euch der Alltag niederringt, was hilft Euch, tatkräftig die Ärmel hochzukrempeln, wenn alle anderen frustriert das Handtuch werfen…..?

Hier mein Podcast ( K L I C K E N  – und weiter zu Soundcloud)

Ich freue mich auf Eure Kommentare – und auf den Artikel, der daraus entsteht…….

Mampel bei Lars Bobach: „Mein Setup“

header_lb_1500-238Lars Bobach macht einen wunderbaren Blog. Motto: „Produktiv in digitalen Zeiten“. In diesem Blog stellt er Tools und Workflows vor, die ihm helfen, sein Unternehmer-Alltag produktiv und effektiv zu gestalten. Seit einiger Zeit mit dem Anspruch, sein Büro papierlos zu managen.

Sein Blog ist eine reichhaltige Quelle von wirklich guten Tipps und Informationen – für jeden, der sich mit Produktivität und Selbst-/Arbeitsorganisation beschäftigt, ein absolutes MUSS.

In einer kleinen Serie stellt Lars vor, wie sich andere Menschen organisieren und welche Apps und Tools sie dafür nutzen. An diesem  Wochenende war ich dran. In der Serie „Mein Setup“ stelle ich vor, mit welchen Hilfsmitteln ich meine diversen Jobs und Aufgaben steuere und organisiere.

Hier gehts zum Beitrag …. 

GTD goes Evernote….

Ich stelle gerade mein GTD-System, das ich zuletzt mit ToDoist gepflegt habe, auf Evernote um. Ich möchte gern alles an einem Ort haben: Notizen, Referenzmaterial, Projektliste, Liste der nächsten Schritte etc….. Ich kenne kein anderes Programm, das einen vergleichbaren Leistungsumfang bietet wie Evernote. Die Zeiten, in denen  Evernote ein reines „Notizzettelverwaltungsprogramm“ war, sind lange vorbei, mittlerweile ist es eines der mächtigsten Produktivitätstools, das ich kenne.

unbedingt lesen! (Gibt es auch als eBook)

unbedingt lesen! (Gibt es auch als eBook)

Damit ich nun nicht mein ganzes System verstopfe, habe ich Referenzmaterial und mein Liste der Projekte und Aufgaben getrennt. Mein Referenzmaterial findet sich in den alten „klassischen“ Notizbüchern (mit aussagekräftigen Tags versehen): Notizen, E-Mails, Hinweise und Links zu Websites, Artikel, Dokumente, die ich für ein bestimmtes Projekt brauche, Protokolle etc.). In einem neuen „Notizbuch“, das ich „__my GTD > Projekte & Aufgaben“ < genannt habe organisiere ich meine Arbeit bzw. die konkreten Aktionen und Jobs (die beiden Unterstriche vor „my GTD“ sorgen dafür, dass dieses Notizbuch immer oben steht – also noch über meinem Standardnotizbuch „_Eingang“, in dem standardmäßig erstmal ALLES landet, was sortiert, bewertet oder bearbeitet werden möchte).

Die Betreffzeile einer neuen Notiz beschreibt kurz und knackig den „nächste Aktion“, den nächsten Schritt, die Aufgabe. Im Notizfeld können Erläuterungen stehen, wichtige Links (auch zu anderen Evernote-Notizen im Ordner mit dem Referenzmaterial), oder Foto, Dokumente etc.. Die Projekte werden in der Rubrik „Schlagworte“ (oben im Notizfenster) mit einem vorangestellten Unterstrich definiert, die Kontexte mit einem @-Symbol. Beispiel: _Blogbeitrag GTD und Evernote @Rechner @Internet. Rufe ich mein GTD-Notizbuch auf kann ich mir alle Aufgaben zu dem jeweiligen  Projekt anzeigen lassen, in dem ich dieses Schlagwort aus der Schlagwortliste auswähle; entsprechend kann ich mir Aufgaben auch nach dem jeweiligen Kontext anzeigen lassen – also z.B. eine Liste von Aufgaben die ich am Rechner erledigen will, in dem ich den Tag @Rechner auswähle.

Weiterlesen

Buch-Tipps: Wie neurowissenschaftliche Erkenntnisse den Alltag vereinfachen

Mal wieder veröffentlicht Jana V. Chantelau nützliche und hilfreiche Literaturtipps. Diesmal geht es um Sachbücher, die bei der Entwicklung des eigenen Selbstmanagements nützlich sein können und darlegen, wie neurowissenschaftliche Erkenntnisse helfen können, den Alltag zu vereinfachen.. lesen!

Blog von Jana Chantelau SATZBAUWERK

„Wir sind Erinnerung: Gedächtnis und Persönlichkeit“
von Daniel L. Schacter
Rowohlt-Verlag, 1. Auflage, 2001
649 Seiten, z.Z. vergriffen, in Antiquariaten sicherlich auffindbar

In speziellen Arbeitsbereichen wie etwa der Krisenkommunikation ist unabdingbar, auf die eigenen beruflichen Erfahrungsschätze adhoc zuzugreifen – sich an vormals bewährte Lösungswege zu erinnern und im Licht der Gegenwart neu zu betrachten.
Vor diesem Hintergrund ist aus meiner Sicht hilfreich, zu verstehen, welche Zerrbilder im persönlichen Gedächtnis produziert werden können und wie sie entstehen. Hierzu hat der Harvard-Professor für Psychologie Daniel L. Schacterumfassend geforscht und neurowissenschaftliche Modelle entwickelt, die sich auf unterschiedliche Lebensbereiche übertragen lassen.


„Die Neue Medizin der Emotionen: Stress, Angst, Depression: Gesund werden ohne Medikamente“ 
von David Servan-Schreiber
Goldmann-Verlag, 2006
320 Seiten, € 9,95

Aus meiner Sicht ist der Dreh- und Angelpunkt des Psychiaters Servan-Schreiber, gesund zu bleiben – statt gesund zu werden. Er verknüpft schulmedizinisches und alternativ-medizinisches Wissen, um Wege aufzuzeigen, wie zum Beispiel…

Ursprünglichen Post anzeigen 130 weitere Wörter

Die Dinge geregelt kriegen…..

Ich muss gestehen: Ich mag das Thema Selbstmanagement. Ich lese gerne Bücher über dieses Thema und surfe durchs www – immer auf der Suche nach neuen Anregungen und Impulsen.Ich besuche Seminare und gebe selber welche. Und ich bleibe immer neugierig.
Das führte dazu, dass ich auch öfter mal was Neues ausprobiert habe und zwischenzeitlich dann auch meinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im Stadtteilzentrum Steglitz und in der .garage berlin heftigst auf den Keks gegangen bin – mit mehr oder weniger hilfreichen Vorschlägen zu der Frage, wie man, wie wir noch produktiver und noch erfolgreicher in der täglichen Arbeit werden können.

Irgendwann fiel mir dann „getting things done“ (kurz GTD) von David Allen auf den Schreibtisch. gettings things done ist eine der effektivsten und effizientesten Selbstorganisations- und Selbstmanagemethoden, die ich je kennengelernt habe.

In seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ beschreibt Allen auf 313 Seiten wie man sein Leben durch die Anwendung dieser einfachen und in sich geschlossenen Methode „in den Griff“ bekommt und dabei entspannt, produktiv und kreativ bleibt. (erschienen bei Piper, ISBN 978-3-492-24060-4, Preis in Deutschland: € 9,95. Wenn Ihr dieses Buch bei Amazon bestellen wollt, nutzt bitte den Zugang über bildungsspender.de – dann profitieren zusätzlich auch noch soziale Organsiationen von Eurer Bestellung…………………)

Die wesentlichen Grundsätze von GTD ( Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Durchsehen, Durchführen) werden ausführlich und immer humorvoll und praxisnah vorgestellt und erläutert.  Ein inspirierendes und vor allem auch motivierendes Buch für alle, die beruflich und privat gefordert sind und die in den „klassischen“ Zeitmanagementsystemen keine Lösung für E-Mail-Flut, Termindruck und „work-Life-balance“ finden……….. – Organize your Life! Wer sich kurz und knackig über GTD informieren will, dem sei die GTD-Grundlagenserie auf imgriff.com empfohlen. Was dort beschrieben wird klingt zunächst komplizierter als es ist………. Aber aller Anfang ist schwer.

Derzeit bin ich sehr produktiv mit einem Mix der (für mich) bewährtesten Werkzeuge und Methoden:
– meine Zielplanung mache ich konsequent nach dem Helfrecht-System (das habe ich in diesem Beitrag HIER  schon mal kurz vorgestellt…);

– Aufgaben (Projekte, nächste Schritte etc.) steuere ich mit Omnifocus (gibt’s für den Mac und fürs mobile Arbeiten auch auf iPad und iPhone);

– ich benutze ein Moleskine-Notizbuch für alles was so an Infos „reinkommt“ oder mir an Ideen duch den Kopf geht;

– Termin- und Kontaktverwaltung mit MacBook bzw. iPad/iPhone (damit ich auch unterwegs Zugriff auf all diese Funktionen habe).

Ich mache mit dem Mix „das Beste aus allem“ sehr gute Erfahrungen. Ich „kriege die Dinge geregelt“ – privat wie beruflich – und habe den Kopf frei für viele andere schöne Sachen, die nichts mit Arbeit zu tun haben. Und das ist doch was, oder?