Klausurtagung 2013

Am Donnerstag  ist es wieder soweit: Wir starten mit der jährlichen Klausurtagung zum Thema „Jahreszielplanung 2014“ mit 20 Leitungsmitarbeiter*innen aus dem Stadteilzentrum Steglitz e.V. . Die Tagung geht bis Samstag. Die Tage sind immer ausgesprochen arbeitsintensiv und insofern duchaus auch anstrengend …Aber sie sind auch immer (!) sehr sehr inspirierend und motivierend. Es ist tatsächlich ungeheuer spannend zu sehen, wieviel kreative und produktive Energie freigesetzt wird, wenn man sich für ein paar Tage dem Alltagsgeschäft entzieht und sich Zeit nimmt, den Kompass neu zu justieren.

In einem älteren Beitrag habe ich schon mal beschrieben, was wir da jedes Jahr drei Tage lang machen (und warum wir das so tun, wie wir das tun…):

Einmal im Jahr (in der Regel im November) kommen alle Projektleiter(innen), unsere Arbeitsbereichsleiter, Mitglieder unseres ehrenamtlichen Vorstandes und ich (als Geschäftsführer des SzS) zu einem Klausurwochenende zusammen. Wir treffen uns außerhalb Berlins in einem netten Hotel und haben Zeit und Ruhe für Planung und Neu-Ausrichtung – oder um es mit David Allen (dem Autor von “Wie ich die Dinge geregelt bekomme” ) zu sagen: Wir verändern die Flughöhe…………… Wir verlassen die Ebene der Alltags- und Projektarbeit und schauen und von einer höheren Warte aus, die Ergebnisse, die Entwicklungen und die Perspektiven unserer Arbeit an.

Hierzu stellen wir uns zunächst die Frage nach aktuellen Chancen und Risiken in der Entwicklung unseres Arbeitsfeldes. Wir tun das mit Blick auf unsere Erfolge (Wie können wir Erfolgserfahrungen wiederholen?) und wir tun dies mit Blick auf unsere „Mißerfolge“ und fragen nach dem „wirksamen Mangel“ in den unterschiedlichen Bereichen unserer Arbeit.

Hierbei gehen wir sehr strukturiert vor: Jede/r analysiert Chancen und Risiken seines Projektes / seiner Einrichtung in den Bereichen

1 Mitarbeiter
2 Produkte / Angebote / Dienstleistungen
3 Kundennutzen
4 Organisation & Planung
5 Öffentlichkeitsarbeit & Vertrieb
6 Beschaffung / Einkauf / Finanzen
7 Investitionen
8 Vertrauliches / Persönliches

Aus den Ergebnissen werden dann Jahreszielpläne formuliert, die zwischen Projekt-/Arbeitsbereichsleitung und Geschäftsführung besprochen und dann verbindlich vereinbart werden.

Auf der Grundlage der vereinbarten Jahreszielpläne erarbeiten die Projekt- und Arbeitsbereichsleiter jeweils monatlich – um den 20. herum – eine Monatszielplanung bzw. die Vorgehensplanung zum Jahreszielplan. Für den Ablauf dieser Gespräche nutzen wir die „Monatszielplanfragen“ von HelfRecht als Orientierung:

1. Habe ich die Monatsziele meines Arbeitsbereichs / Projekts erreicht / nicht erreicht (Gründe) / überschritten (Gründe)?
2. Werde ich nach dem jetzigen Stand die Jahresziele meines Arbeitsbereiches / Projektes erreichen / nicht erreichen (Gründe) / überschreiten (Gründe)?
3. Welche Teilziele (Liste) meines Arbeitsbereichs / Projekts für den nächsten Monat ergeben sich aus dem Jahreszielplan ?
4. Welche Maßnahmen werde ich durchführen, um die Ziele meines Arbeitsbereichs / Projekts für den nächsten Monat zu erreichen ?
Wen brauche ich intern/extern, um die anstehenden Aufgaben und Herausforderungen zu meistern?
Welche Mittel (Geld, Ausstattung, Unterlagen) sind hierzu nötig?
5. Welche Möglichkeiten der Kostenersparnis gibt es in meinem Arbeitsbereich / meinem Projekt?
6. Wie kann ich die Öffentlichkeitsarbeit unseres Vereins unterstützen? Wie kann ich zum guten Ruf des Vereins beitragen?
7. Welche Einzelgespräche plane ich in diesem Monat (Mitarbeiter, Kunden, Vorgesetzte, Koop.-Partner)?
8. Wann sehe ich meine Liste der Ideen durch und verwerte sie?
9. Was nehme ich in die Liste meiner Erfolge auf?

Auf diese Weise gelingt es uns recht gut, die alltägliche Arbeit in den Projekten und Einrichtungen zu steuern ohne Gefahr zu laufen, die mittel- und längerfristigen Ziele des Vereins aus dem Blick zu verlieren. Wir schaffen uns einen sehr verbindlichen Rahmen für die tägliche Arbeit, sichern den Projekt- und Einrichtungsleitern aber innerhalb dieses Rahmens ein Höchstmaß an Handlungsfreiheit und Entscheidungskompetenz.

Die Steuerung des gesamten Vereins ist auf diese Weise gut handhabbar –ich kann als Geschäftsführer den Überblick über die Richtung und Entwicklung der alltäglichen Arbeit behalten – ohne Gefahr zu laufen, mich zu sehr in Alltagsangelegenheiten zu verlieren.“

In einem kleinen Video hat Jörg Backes, Projektleiter des Kinder- und Jugendhauses Immenweg, ein paar Eindrücke aus der Klausurtagung des letzten Jahres zusammengetragen und festgehalten.

Klausurtagung 2012

Ich vermute, Ihr wisst jetzt, warum ich mich auf diese drei Tage riesig freue…….

5 Gedanken zu “Klausurtagung 2013

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